Seatti vs Flexopus: Pro Ressource oder pro Nutzer, welche Rechnung passt zu Ihrem Büro?

Seatti passt für Unternehmen ab etwa 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365, die Buchung und gemessene Nutzung für Flächenentscheidungen in einem System benötigen. Flexopus kann besser passen, wenn der Fokus auf Buchung und ein ressourcenbasiertes Preismodell liegt.

In der Budgetrunde steht nun die Frage auf dem Tisch: Was kostet ein Arbeitsplatz, und wie viel Bürofläche braucht das Unternehmen tatsächlich? Real Estate muss belastbare Zahlen liefern, nicht Schätzungen. Wenn der Mietvertrag ausläuft oder die Geschäftsführung Betriebskosten prüft, reichen Buchungszahlen allein selten als Entscheidungsgrundlage.

Dieser Vergleich von Seatti vs Flexopus beleuchtet vor allem zwei Punkte: die Kostenlogik (Abrechnung pro Ressource versus pro Nutzendem) und die Datenbasis, die jeder Anbieter für Flächenentscheidungen liefert.

Die kompakte Gegenüberstellung mit Kurzfazit und Rechenbeispiel finden Sie auf unserer Vergleichsseite Seatti vs Flexopus, einen Überblick über weitere Alternativen unter Seatti im Vergleich.

Kurzfazit: Wann passt Seatti, wann Flexopus?

Seatti eignet sich für Unternehmen ab circa 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365, mehreren Standorten und Enterprise-Strukturen, die Workspace Management und Office Intelligence in einem System brauchen. Die Lösung läuft nativ in Microsoft Teams und Outlook, kombiniert Buchungen mit IP-basierter Präsenz und bestehender Infrastruktur und liefert so ein realistisches Nutzungsbild. Dieses Bild dient als Grundlage, wenn Real Estate und Geschäftsführung über Flächen und Betriebskosten entscheiden.

Flexopus kann laut Anbieter besser passen, wenn eine kleinere Organisation oder eine geringe Anzahl an Ressourcen im Fokus steht, die Einführung per Self-Service mit 30 Tagen kostenloser Demo erfolgen soll, Hosting ausschließlich in Deutschland ohne Hyperscaler gewünscht ist oder nach Ressourcen statt nach Nutzenden abgerechnet werden soll. Beide Abrechnungsmodelle ermöglichen unterschiedliche Rechnungen im Budgetprozess; keines ist pauschal günstiger als das andere.

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Seatti vs Flexopus im Überblick: Desk Booking Software im Vergleich

Flächen- und Kostendruck treiben die Auswahl eines Desk Booking Tools. Die folgende Tabelle stellt zentrale Kriterien gegenüber: Integration in Microsoft 365, Datenbasis, Rollout, Preismodell, Hosting und Zertifizierung sowie Betriebsratsfähigkeit. Alle Angaben beruhen auf öffentlich verfügbaren Daten. Fehlende Informationen bedeuten nicht, dass Funktionen fehlen.

Vergleichstabelle Seatti vs Flexopus

Die Tabelle fasst die Kernunterschiede zusammen, jeweils mit den verfügbaren Fakten.

Die Tabelle zeigt, dass sich die beiden Anbieter in der Abrechnungslogik und in der Tiefe der Nutzungsdaten unterscheiden. Wer Preise pro Ressource mit Preisen pro Nutzendem vergleichen will, braucht die eigene Desk Sharing Quote und eine Gesamtrechnung aus Lizenz, Zusatzmodulen und Wert der Datenbasis. Der nächste Abschnitt schlüsselt die Preismodelle im Detail auf.

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Preismodelle: pro Ressource vs. pro Nutzendem

Die Budgetplanung verlangt eine konkrete Rechenlogik. Real Estate und Finance brauchen nicht nur Listenpreise, sondern eine Gesamtrechnung, die Lizenzkosten, Zusatzmodule, Rolloutaufwand und den Wert der gewonnenen Daten abbildet. Der entscheidende Unterschied: Flexopus rechnet pro Ressource ab, Seatti pro Nutzer.

Flexopus Preise laut Anbieter (Stand 03.11.2026)

Flexopus rechnet laut Anbieter pro Ressource und Monat ab. Als Ressource zählt jeder Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz auf einem aktiven Lageplan, auch wenn die Ressource gesperrt ist. Die Zahl der Nutzenden ist unbegrenzt. Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, sollten Sie dennoch prüfen: Check-in Modul, Statistiken und SSO gehören laut Anbieter zum Business-Paket.

Bei jährlicher Abrechnung kostet der Starter-Tarif 1,59 € pro Ressource und Monat, der Business-Tarif 2,99 € pro Ressource und Monat, jeweils zuzüglich 100 € Plattformgebühr pro Jahr und ohne Einrichtungsgebühr (Preisseite des Anbieters, Stand 03.11.2026). Bei monatlicher Abrechnung liegt der Starter-Tarif bei 1,99 € und der Business-Tarif bei 3,49 € pro Ressource und Monat, dazu kommen einmalig 10 € Einrichtungskosten und 10 € Plattformgebühr pro Monat, jeweils zuzüglich gesetzlicher MwSt. Der Enterprise-Tarif ist laut Anbieter ab 50 Ressourcen mit Mengenrabatt auf Anfrage verfügbar, eine 30-tägige kostenlose Demo ohne Kreditkarte wird angeboten.

Zusatzkosten fallen an für Premium-Grundrisse (250 € einmalig pro 50 Ressourcen), HRIS-Integration (50 € pro Monat) und Besuchermanagement (100 € pro Gebäude und Monat, laut Anbieter, Stand 03.11.2026).

Seatti Preismodell kurz erklärt

Seatti lizenziert pro Nutzendem und Monat, nicht pro Ressource, und trennt zwei Module. Workspace Management ist die Ebene für den Büroalltag: Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Services in Teams und Outlook. Office Intelligence setzt Buchungen, IP-basierte Anwesenheit und die vorhandene Infrastruktur zueinander in Beziehung und zeigt Auslastung, Trends und Einsparpotenziale. Die IP-basierte Anwesenheit gehört zu Intelligence Essentials, Seatti Signals zu Intelligence Pro und die vollumfängliche Nutzungsanalyse inklusive Anbindung eigener Datenquellen zu Intelligence Enterprise. Raumbuchung, erweiterte Buchungsregeln und Outlook-Integration sind Teil von Workspace Pro, API-Zugang und Multi-Tenant-Administration gehören zu Workspace Enterprise. Die Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, jeweils pro Nutzendem und Monat: Workspace Essentials ab 1,90 €, Workspace Pro ab 2,90 €, Intelligence Essentials ab 1,00 € und Intelligence Pro ab 2,00 €. Die Enterprise-Stufen beider Module sind individuell. Besuchermanagement ist ein Add-on und wird pauschal je Standort abgerechnet. Beide Module lassen sich im Bundle kombinieren, den Preis dafür erhalten Sie im Angebot. Es fallen keine Implementierungskosten an. Alle Tarife und Preise finden Sie auf der Preisseite.

Einwand im Budget: „Pro Ressource ist bei Desk Sharing doch günstiger“

Auf den ersten Blick wirkt die Abrechnung pro Ressource im Desk Sharing Umfeld günstiger, weil ein Unternehmen weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende lizenziert. Doch diese Rechnung bildet nicht die Gesamtkosten ab. Zusatzmodule wie HRIS-Integration, Besuchermanagement oder Premium-Grundrisse kommen laut Preisseite des Anbieters bei der ressourcenbasierten Abrechnung hinzu, und auch bei Seatti ist Besuchermanagement ein Add-on. Die Frage, wie stark die lizenzierten Ressourcen im Alltag tatsächlich genutzt werden, bleibt offen, wenn die Datenbasis nur auf Buchungen basiert.

Bei Seatti werden mehr Nutzende als physische Arbeitsplätze lizenziert. Dafür bekommt Real Estate Buchung und Nutzungsdaten aus einem System, wobei Office Intelligence als eigenes Modul mit eigenen Stufen lizenziert wird. Welche Rechnung am Ende besser aufgeht, hängt von der Zahl der Ressourcen, der Zahl der hybriden Mitarbeitenden, dem benötigten Detailgrad der Auswertungen und dem Wert ab, den belastbare Nutzungsdaten in der nächsten Budgetrunde haben.

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Flexopus Alternative: Von Flexopus zu Seatti

Ein Wechsel von Flexopus zu Seatti wird relevant, wenn ein konkreter Anlass vorliegt: Mietvertragsende, Flächenkonsolidierung, Kostendruck oder eine neue Hybrid Policy. Dieser Abschnitt beschreibt die Schritte auf Seatti-Seite und gibt neutrale Prüfpunkte mit, ohne den Wechselaufwand beim bisherigen Anbieter zu bewerten.

Vor dem Wechsel

Bevor ein Wechsel ansteht, sollten die Ziele klar sein: Welche Flächenentscheidungen stehen in den nächsten Monaten an? Welche Daten brauchen Real Estate und Geschäftsführung dafür, etwa Auslastung pro Standort, Etage, Bereich oder Arbeitsplatz? Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, welcher Tarif und welche Module nötig sind.

Prüfen Sie intern: Wie viele Ressourcen (Desks, Räume, Parkplätze) sind aktuell im Einsatz? Hybrides Arbeiten integriert Büro- und Remote-Arbeitsplätze, daher die Frage: Wie viele Mitarbeitende arbeiten tatsächlich im hybriden Modell? Welche Reports werden heute genutzt? Welche Anforderungen gibt es an die Meetingraumverwaltung, also die Reservierung von Räumen und Equipment? Software sollte außerdem interaktive Gebäudepläne für Büroplatzbuchungen bieten, prüfen Sie deshalb, wie Grundrisse in das neue System kommen. Klären Sie beim bisherigen Anbieter, welche Buchungs- und Raumdaten exportiert werden können. Stimmen Sie parallel mit IT und Betriebsrat grobe Datenschutz- und Integrationsanforderungen ab, darunter Microsoft Teams, Entra ID und Open API.

Rollout: in der Regel unter zwei Wochen

Ein Seatti-Rollout beginnt an Tag 1 mit Kick-off und technischer Installation in Microsoft 365. Seatti läuft nativ in Teams und Outlook, sodass Mitarbeitende die Software dort finden, wo sie ohnehin arbeiten.

In Woche 1 folgen die Admin-Schulung und die Konfiguration der Büros mit Standorten, Räumen, Arbeitsplätzen und Parkplätzen. Microsoft Entra Sync gleicht Nutzende und Gruppen automatisch ab, ohne doppelte Datenpflege.

In Woche 2 startet das User-Onboarding in Microsoft Teams und Outlook, die Kommunikation an die Mitarbeitenden läuft, und Seatti geht live. Planen Sie dafür einen Stichtag, an dem das bisherige Tool abgelöst wird. Wie schnell das gehen kann, zeigt ein Beispiel aus einem Kundenprojekt: Jebsen und Jessen, ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden, ging nach einem Wasserschaden über Nacht live.

Nach dem Go Live

Nach dem Go Live zeigt Office Intelligence Auslastung, Trends und Einsparpotenziale. Seatti verbindet dafür Buchungen, IP-basierte Präsenz und bestehende Infrastruktur zu einem realitätsnahen Bild für Real Estate und Geschäftsführung.

Die Auswertungen arbeiten mit pseudonymisierten und aggregierten Daten ohne Rückschlüsse auf einzelne Personen, sodass vereinbarte Regeln überprüft werden können. DSGVO-Konformität ist entscheidend für Software im deutschsprachigen Raum. Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird.

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Beleg und Datenbasis: Wofür reichen Buchungen, wofür nicht?

Spätestens in der Budgetrunde zeigt sich, woran es oft fehlt: Über Fläche und Betriebskosten wird Tag für Tag mitentschieden, die Zahlen zur tatsächlichen Nutzung liegen aber nicht vor. Buchungsdaten klären, wer wann einen Platz reserviert hat. Den Flächenbedarf klären sie nicht.

Was Buchungen allein zeigen

Ein reines Buchungssystem liefert Kennzahlen wie Anzahl der Buchungen pro Tag, Auslastung bezogen auf gebuchte Ressourcen und Buchungsverhalten einzelner Teams. Desk Booking Systeme ermöglichen die digitale Buchung von Schreibtischen, automatisierte Check-ins verhindern unnötige Platzblockierungen, und Dashboards können Anwesenheit und Auslastung nach Tagen zeigen.

Buchungen und tatsächliche Anwesenheit fallen jedoch auseinander: No-Shows, spontane Nutzung ohne Buchung und unterschiedlich lange Verweildauern verzerren das Bild. Bei einer Abrechnung pro Ressource bleibt die Frage, wie stark diese Ressourcen im Arbeitsalltag wirklich genutzt werden. Viele Desk-Sharing-Systeme bieten Analysefunktionen zur Nutzung der Büroflächen, doch die Qualität dieser Auswertungen hängt davon ab, welche Datenquellen einfließen.

Was eine belastbare Nutzungsgrundlage ausmacht

Seatti führt Workspace Management und Office Intelligence in einem System zusammen, das nativ in Microsoft 365 läuft. Die IP-basierte Anwesenheit erkennt Anwesenheit automatisch über die bestehende Netzwerk-Infrastruktur, ohne zusätzlichen Check-in. Zusammen mit den Buchungen entsteht ein Nutzungsbild, das Auslastung, Trends und Einsparpotenziale sichtbar macht.

Diese Daten helfen Real Estate und Geschäftsführung, konkrete Entscheidungen zu treffen: Wie viel Fläche brauchen wir nach dem Mietvertragsende? Welche Bereiche lassen sich konsolidieren? Wo entstehen Engpässe? Gerade vor einer Budgetrunde lohnt es sich, diese Antworten aus Daten statt aus Bauchgefühl zu holen.

Praxisbeispiele: IKB, Sanofi und Sartorius

Über 100 Unternehmen setzen auf Seatti. Drei Beispiele aus Kundenprojekten zeigen, wie unterschiedlich der Ausgangspunkt sein kann: fehlende Fläche, Kostendruck und die Sorge der Belegschaft, am Ende keinen Platz zu finden.

Bei Sartorius, einem Life-Science-Konzern mit 14.000 Mitarbeitenden, war die Fläche der Engpass. Das Unternehmen wuchs schneller als seine Büros, und auf dem Göttinger Campus gab es bald mehr Mitarbeitende als Schreibtische. Statt neue Fläche zu bauen, führte Sartorius 2021 Desk Sharing direkt in Microsoft Teams ein, zunächst in einer einzelnen Abteilung und später auf große Teile des Campus und weitere Standorte. Seit 2021 sind dort 200.000+ Bürotage mit Seatti geplant worden, und heute teilen sich 1,6 Personen jeden genutzten Arbeitsplatz. Die pseudonymisierten und zusammengefassten Auswertungen dienen Sartorius als Grundlage für Flächenentscheidungen.

Um die Kostenfrage geht es bei der IKB. Die Bank führte Seatti zur Buchung und Verwaltung des Büros ein und kombinierte Desk Sharing mit der Auslastungsanalyse. Das Ergebnis aus diesem Kundenprojekt: 34 % Bürokosten gespart. Wie viel sich im eigenen Unternehmen einsparen lässt, hängt vom Einzelfall ab.

Bei Sanofi am Standort Berlin stand dagegen die Akzeptanz im Vordergrund. Das Unternehmen öffnete seine Einzelbüros zum Open Space und setzte auf hybrides Arbeiten, wobei Seatti das erste Tool dafür war. Gebucht werden sollten dort eher Zonen als einzelne Schreibtische. Die größte Sorge der Belegschaft: Nach der Reduzierung der Fläche könnten zu wenige Schreibtische bleiben. Nach einem Dreivierteljahr zeigte sich, dass die befürchtete Knappheit ausblieb und sich die Kernbürotage auf Dienstag und Mittwoch verlagerten, während freitags deutlich weniger los war. Gerade dieses Muster ist für die Planung wertvoll, denn es zeigt, wie viele Plätze an welchen Tagen tatsächlich gebraucht werden.

Alle drei Beispiele laufen auf dieselbe Frage hinaus, die auch beim Vergleich von Abrechnung pro Ressource und pro Nutzendem entscheidet: Wie viele Plätze braucht das Unternehmen wirklich?

Welche Entscheidungen stehen bei Ihnen an? Mietvertragsverlängerung, Flächenreduktion, Umzug? Welche Daten fehlen Ihnen heute dafür?

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Buying Committee: Was IT, Betriebsrat und Real Estate prüfen sollten

Die Entscheidung zwischen Seatti und Flexopus fällt selten allein. In der Regel sind IT, Betriebsrat und Real Estate beteiligt. Jede Funktion prüft andere Kriterien. So wird der Vergleich schnell zur Auswahl einer passenden Desk Booking Software entlang der unterschiedlichen Prüfkriterien der Beteiligten.

IT: Integration, Sicherheit und Betrieb

Seatti läuft nativ in Microsoft Teams und Outlook, nutzt Microsoft Entra Sync zur automatischen Synchronisation von Nutzenden und Gruppen, wird in der EU gehostet, ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert. Flexopus hostet laut Anbieter ausschließlich in Deutschland ohne Hyperscaler, ist ISO 27001:2022 zertifiziert und bietet DSGVO-Konformität mit AVV (Stand 03.11.2026). Wie passen beide Lösungen in Ihre bestehende Microsoft 365 Landschaft? Welche Anbindungen, etwa HRIS oder Zugangskontrolle, sollen über Open API realisiert werden? Verhindert die Synchronisation mit Outlook Doppelbelegungen von Meetingräumen? Prüfen Sie außerdem, ob eine All-in-One-Lösung benötigt wird oder einzelne Tools genügen.

Betriebsrat: Datenschutz und Mitbestimmung

Betriebsräte sollten früh in die Entscheidung für ein System einbezogen werden, das Anwesenheit sichtbar macht. Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird: pseudonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten, keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung, keine Arbeitszeiterfassung, anonyme Buchung möglich, Arbeitsortangabe optional. Flexopus bietet laut Anbieter Anonymisierung von Buchungen und Statistiken, Privatsphäre-Einstellungen und abschaltbare Nutzeranalyse (Stand 03.11.2026). Klären Sie früh gemeinsam mit Datenschutz und Betriebsrat, welche Daten in welcher Aggregation benötigt und freigegeben werden. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung; bei Betriebsvereinbarungen empfehlen wir eine juristische Prüfung.

Real Estate und Facility: Flächen, Kosten, Datenbedarf und Workplace Management

Real Estate hat das Budget und unterschreibt. Die zentrale Frage lautet: Wie viel Fläche brauchen wir, und was kostet sie? In der veränderten Arbeitswelt werden datenbasierte Flächenentscheidungen deshalb zur Voraussetzung für belastbare Planungen. Seatti liefert durch Office Intelligence ein realistisches Bild der Flächennutzung und damit Antworten auf diese Frage. Die IP-basierte Anwesenheit ist in Intelligence Essentials enthalten, Seatti Signals in Intelligence Pro und die vollumfängliche Nutzungsanalyse in Intelligence Enterprise. Flexopus bietet laut Anbieter Statistiken mit Heatmaps pro Etage und Datenexporte im Business-Paket (Stand 03.11.2026). Genügen Ihnen Statistiken aus den Buchungen, oder brauchen Sie zusätzlich Daten zur tatsächlichen Anwesenheit, und wie werden diese jeweils erfasst? Welche Kennzahlen benötigen Sie vor dem nächsten Mietvertragsentscheid?

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Was Sie vor der Entscheidung zusammentragen sollten

Bevor Sie sich zwischen Seatti und Flexopus entscheiden, sollten Sie vier Basisdaten klären: die Zahl Ihrer Ressourcen (Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze), die Zahl der Mitarbeitenden, die hybrid arbeiten und Microsoft 365 aktiv nutzen, den gewünschten Detailgrad der Auswertungen sowie die Anforderungen Ihres Betriebsrats an Datenschutz und Mitbestimmung. Preise pro Ressource und pro Nutzendem sind nicht direkt vergleichbar. Real Estate braucht eine Gesamtrechnung aus Lizenzkosten, Zusatzmodulen, Rolloutaufwand und dem Wert der Datenbasis. Beziehen Sie die Mitbestimmung früh ein, damit Datenschutz und Betriebsvereinbarung sauber geklärt sind, bevor die Software live geht.

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Seatti im eigenen Microsoft 365 Umfeld ansehen

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Seatti im direkten Vergleich ansehen. Starten Sie mit der Demo, sehen Sie sich die Preisübersicht an oder lesen Sie in unseren Referenzen, wie andere Unternehmen Seatti einsetzen.

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Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 04.11.2026.

Quellen:

• Seatti ISO 27001 Zertifikat
• Seatti Datenschutz
• Seatti Referenzen
• Seatti Preise
• Workspace Management
• Office Intelligence
• Jebsen & Jessen Case
• Sartorius Case
• IKB Case
• Sanofi Case

Die Angaben zu Flexopus in diesem Artikel stammen von der Website des Anbieters, Stand 3.11.2026.

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