Über Nacht live: Warum Jebsen & Jessen beim Umzug auf Seatti setzte

Das Wichtigste in Kürze

Jebsen & Jessen, ein Hamburger Handelshaus mit rund 500 Mitarbeitenden weltweit, nutzte den Umzug in ein neues Headquarter, um feste Arbeitsplätze abzuschaffen und Desk Sharing einzuführen. Rund 300 Mitarbeitende am Standort Hamburg buchen mit Seatti heute Arbeitsplätze und Parkplätze auf sieben Etagen. Der Kulturwandel gelang, weil Mitarbeitende früh eingebunden wurden, die IT als Partner agierte und Seatti in einer Ausnahmesituation innerhalb einer Nacht einsatzbereit war. Heute liefert Seatti dem Unternehmen erstmals belastbare Zahlen darüber, wie das Büro wirklich genutzt wird.

Der Umzug als Anlass, feste Arbeitsplätze abzuschaffen

Jebsen & Jessen schaffte feste Arbeitsplätze ab, weil der Mietvertrag für das alte Büro auslief und das Unternehmen den Umzug nutzen wollte, um jahrzehntealte Strukturen aufzubrechen. Statt Einzelbüros und fester Zuordnung sollte das neue Headquarter auf Desk Sharing und flexibles Arbeiten ausgelegt sein.

Das Hamburger Handelshaus wurde 1909 gegründet und ist heute in Chemie, Textil, Industriedienstleistungen und Spezialprodukten tätig. Die Gruppe wächst stetig, auch durch die Übernahme neuer Geschäftsbereiche. Das Familienunternehmen wollte deshalb mehr als einen Ortswechsel: ein Büro, in dem Zusammenarbeit lebt, das Begegnungen fördert und das weitere Wachstum von Anfang an mitdenkt.

„Wir wussten nicht, wenn wir umziehen sollen an einem gewissen Zeitpunkt, brauchen wir eigentlich mehr Platz oder weniger Platz? Aber das Zeichen ist Expansion, also die Gruppe will wachsen.“

– Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen

Drei Herausforderungen beim Büroumzug

Jebsen & Jessen stand beim Umzug vor drei Herausforderungen gleichzeitig: verteiltes Wachstum, eine offene Frage zur Flächengröße und ein kultureller Wandel weg vom festen Schreibtisch.

Wie wirkt sich Wachstum durch Übernahmen auf die Bürofläche aus?

Durch Übernahmen waren bei Jebsen & Jessen zusätzliche Teams hinzugekommen, die in anderen Gebäuden arbeiteten. Diese räumliche Trennung führte zu einem „Zwei-Welten-Gefühl“. Das neue Headquarter sollte alle unter einem Dach vereinen.

Wie viel Bürofläche braucht ein wachsendes Unternehmen?

Ohne Nutzungsdaten lässt sich diese Frage nur mit Bauchgefühl beantworten, und genau das war bei Jebsen & Jessen die Ausgangslage. Soll Raum für Expansion geschaffen werden oder reicht weniger Fläche, weil mobiles Arbeiten ohnehin zunimmt? Belastbare Zahlen zur tatsächlichen Büronutzung gab es zu diesem Zeitpunkt nicht.

Wie schwer fällt der Wechsel vom festen Platz zum Desk Sharing?

Bei Jebsen & Jessen hatten Mitarbeitende jahrzehntelang feste Arbeitsplätze. Desk Sharing bedeutete ein komplett neues Arbeitsmodell und damit auch Vorbehalte, die ernst genommen werden mussten.

Ein unerwarteter Zwischenfall verschärfte die Situation zusätzlich: Ein Wasserschaden machte Teile des alten Büros von einem Tag auf den anderen unbrauchbar. Die Organisation musste sofort reagieren und Mitarbeitenden alternative Arbeitsplätze zur Verfügung stellen.

„Wir wollten nicht einfach nur umziehen, sondern ein Büro schaffen, in das unsere Leute wirklich gerne kommen.“

– Valerie Winand, Projektmanagerin bei Jebsen & Jessen

Die Entscheidung für Seatti

Wie schnell lässt sich ein Buchungssystem einführen?

Seatti wurde bei Jebsen & Jessen über Nacht live geschaltet, ausgelöst durch den Wasserschaden im alten Büro. Bereits am nächsten Morgen konnten alle Mitarbeitenden ihre Plätze digital buchen, die Arbeit lief ohne Unterbrechung weiter. Der Vorfall zeigte, wie entscheidend Systeme sind, die auch in Ausnahmesituationen sofort greifen.

Auch jenseits dieser Situation überzeugten die schnelle Einrichtung, die intuitive Bedienung und die Erfahrung des Seatti-Teams bei Datenschutz und rechtlichen Fragen. Hürden, die bei der Einführung neuer Tools oft Wochen kosten, waren schnell überwunden.

Welche Rolle spielt der kulturelle Fit bei der Anbieterauswahl?

Der kulturelle Fit gab bei Jebsen & Jessen den Ausschlag, nicht der Preis. Das Unternehmen suchte nicht nur eine Software, sondern einen Partner mit derselben Haltung zu Zusammenarbeit: lösungsorientiert, pragmatisch und nah am Menschen.

„Wir achten im Unternehmen sehr auf die Kultur. Für uns ist es wichtig, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die uns verstehen.“

– Valerie Winand, Projektmanagerin bei Jebsen & Jessen

Desk Sharing auf sieben Etagen

Jebsen & Jessen bildet mit Seatti sieben Etagen digital ab, inklusive Arbeitsplätzen und Parkplätzen. Das neue Headquarter wurde als Ort der Zusammenarbeit konzipiert: offene Arbeitsbereiche, flexible Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten und ein zentrales Bistro als Treffpunkt. Mitarbeitende sehen, wer wann im Büro ist, buchen in wenigen Sekunden und planen ihre Bürotage rund um ihr Team. Gebucht wird dort, wo ohnehin gearbeitet wird, direkt in MS Teams oder Outlook.

Der Prozess war klar strukturiert: Mitarbeitende wurden früh eingebunden, Feedback wurde eingeholt, Pilotflächen wurden getestet. So konnten Vorbehalte adressiert und Vertrauen aufgebaut werden. Parallel stellte das Projektteam sicher, dass IT-Infrastruktur und Buchungssystem vom ersten Tag an zuverlässig funktionierten.

Was sich seit der Einführung verändert hat

Zwei Jahre nach dem Umzug ist Desk Sharing bei Jebsen & Jessen kein Projekt mehr, sondern Routine. Drei Dinge lassen sich daran konkret festmachen:

Wachsende Nutzung am selben Standort

Desk Sharing ist bei Jebsen & Jessen fester Teil des Arbeitsalltags geworden, und die Nutzung ist seit dem Umzug weiter gewachsen, am selben Standort und auf derselben Fläche. Die verbreitete Sorge, dass ein Buchungssystem nach der Anfangsphase wieder liegen bleibt, hat sich hier nicht bestätigt.

Bürotage sechs Tage im Voraus geplant

Mitarbeitende bei Jebsen & Jessen buchen ihren Arbeitsplatz im Median sechs Tage im Voraus. Sie sehen vorab, wer im Büro sein wird, und legen ihre Präsenztage nach ihrem Team. Das Büro wird gezielt für Zusammenarbeit genutzt, nicht als Pflichtstation.

Flächenplanung mit echten Zahlen statt Daumenregel

Jebsen & Jessen plant Büroflächen heute auf Basis echter Nutzungsdaten statt auf Erfahrungswerten. Arbeitsplätze und Parkplätze auf sieben Etagen laufen in einem System. Die Nutzungsanalysen zeigen, wie das Headquarter tatsächlich belegt ist, und fließen in die Planung von Fläche, Kantine und Services ein.

„Das ist das erste Mal, dass wir im Unternehmen Zahlen haben. Bisher sind wir bei der Flächenplanung mit dem Daumen rangegangen.“

– Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen

Fünf Learnings aus dem Umzug

Jebsen & Jessen fasst die Erfahrungen aus dem Projekt in fünf Punkten zusammen. Sie gelten unabhängig davon, ob ein Umzug ansteht oder Desk Sharing im Bestand eingeführt wird.

Mitarbeitende früh einbeziehen

Workshops, Testphasen und offene Kommunikation bauten Ängste ab und schafften Akzeptanz, bevor der Umzug überhaupt stattfand.

IT als Partner, nicht als Hürde

Von Datenschutz bis Infrastruktur war die IT der entscheidende Enabler für die Einführung des neuen Arbeitsmodells.

Die Vision klar formulieren

Das neue Büro sollte ein Ort der Begegnung sein, kein reiner Arbeitsplatz. Diese Klarheit hat alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel eingeschworen.

Software als Katalysator für Kulturwandel

Mitarbeitende konnten sofort erleben, wie einfach Desk Sharing, Transparenz und Planung funktionieren. Das war der Schlüsselmoment für die Akzeptanz.

Auf Details achten

Akustik, Klima und Licht entscheiden mit darüber, ob Menschen gerne ins Büro kommen. Software und Fläche allein reichen nicht.