Wie Jebsen & Jessen mit Seatti ihren Büroumzug erfolgreich meisterten

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Jebsen & Jessen ist ein traditionsreiches Hamburger Handelshaus mit rund 500 Mitarbeitenden weltweit, davon etwa 300 im Hamburger Headquarter. Mit Sparten in Chemie, Textil, Industriedienstleistungen und Spezialprodukten ist die Gruppe breit aufgestellt und stetig auf Wachstumskurs.

Die Ausgangslage

Als der Mietvertrag für das alte Büro auslief, war klar: Ein neues Headquarter musste her. Doch es sollte mehr werden als nur ein Ortswechsel. Das Ziel war ein Ort, an dem die Zusammenarbeit lebt. Gleichzeitig wollte das Familienunternehmen die Gelegenheit nutzen, feste Strukturen aufzubrechen, Desk Sharing einzuführen und flexibles Arbeiten zu fördern, mit einem Modell, das das weitere Wachstum der Firma von Anfang an mitdenkt. An diesem Punkt kam Seatti ins Spiel.

„Wir wussten nicht, wenn wir umziehen sollen an einem gewissen Zeitpunkt, brauchen wir eigentlich mehr Platz oder weniger Platz? Aber das Zeichen ist Expansion – also die Gruppe will wachsen.”


‍– Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen

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Die Herausforderungen

Ein Firmenumzug klingt zunächst nach einer logistischen Aufgabe. Doch in Wahrheit ging es für Jebsen & Jessen um viel mehr. Ein zentraler Treiber war das Wachstum. Nicht nur am Hauptquartier sondern auch durch die Übernahme neuer Geschäftsbereiche waren zusätzliche Teams hinzugekommen, die in anderen Gebäuden arbeiteten. Diese räumliche Trennung führte zu einem „Zwei-Welten“-Gefühl.

Hinzu kam die Unsicherheit rund um die Flächengröße und die Frage, wie viel Fläche ein wachsendes Unternehmen in Zeiten von hybriden Arbeiten überhaupt braucht. Soll ein Raum für Expansion zu geschaffen oder verkleinert werden, da mobiles Arbeiten ohnehin an Bedeutung gewann?

Auch die Arbeitsweise selbst stand auf dem Prüfstand und damit eine kulturelle Herausforderung. Jahrzehntelang hatten Mitarbeitende feste Arbeitsplätze und Einzelbüros genutzt. Nun sollte mit Desk Sharing ein komplett neues Arbeitsmodell eingeführt werden.

Die Lösung mit Seatti

Um sicherzustellen, dass das neue Büro nicht nur schön aussieht, sondern auch wirklich genutzt wird, entschied sich Jebsen & Jessen frühzeitig für die Einführung von Seatti. Denn klar war: Ein Shared-Desk-Konzept hin zu einem erfolgreichen Kulturwandel erfordert ein geeignetes System.
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1) Arbeitsplatzbuchung: Intuitives Buchen für jeden‍

Seattis intuitive Benutzeroberfläche macht die Arbeitsplatzbuchung für alle zugänglich. Die wöchentliche Planung wird deutlich einfacher: “An welchen Tagen gehe ich ins Büro?” lässt sich in wenigen Klicks beantworten. Mit dem Übersichts-Feature sehen Mitarbeitende sofort, wann ihre Kolleg:innen im Office sind. So wird die Abstimmung im Team noch einfacher und spontaner.

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2) MS-Teams-Integration: Alles in einem, ohne Systembruch

Mit Seatti gelang es, verschiedene Systeme nahtlos miteinander zu verbinden. Für die Mitarbeitenden bedeutete das, dass sie ihre Arbeitsplätze direkt dort buchen konnten, wo sie ohnehin täglich arbeiten – in MS Teams oder Outlook. So schafft Seatti eine Lösung, die nicht nur technisch überzeugt, sondern sich auch im Alltag der Mitarbeitenden nahtlos anfügt und echte Akzeptanz schafft.

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3) Analytics-Features für datenbasierte Bürogestaltung

Jebsen & Jessen hatte von Anfang an eine klare Vision für das neue Büro: Ein Ort der Zusammenarbeit. Doch mit vielen Mitarbeitenden und einer wachsenden Organisation braucht es Konzepte, die sich kontinuierlich anpassen lassen. Auf Basis der Auslastungsdaten in Seatti konnten fundierte Entscheidungen getroffen werden: Etwa ob ein klassischer Büroraum bestehen bleibt oder ob er besser in eine offene Sofaecke umgestaltet wird. So entstand eine Arbeitsumgebung, die sich dynamisch an die Bedürfnisse der Menschen und das Wachstum des Unternehmens anpasst.

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Warum Seatti?

Intuitivität und Schnelligkeit

Ein besonderer Moment zeigte den Wert des Systems: Als ein Wasserschaden Teile des alten Büros unbrauchbar machte, wurde Seatti kurzerhand über Nacht live geschaltet. Bereits am nächsten Morgen konnten alle Mitarbeitenden ihre Plätze digital buchen – und die Arbeit lief ohne Unterbrechung weiter. Doch nicht nur in dieser Ausnahmesituation zeigte sich die Stärke. Auch die Einrichtung, die intuitive Bedienbarkeit und die Erfahrung des Seatti-Teams bei Themen wie Datenschutz und Legal führten dazu, dass Hürden schnell überwunden und das System reibungslos etabliert werden konnte.

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Der kulturelle Fit als Erfolgsfaktor

Neben den funktionalen Vorteilen spielte auch der kulturelle Fit eine entscheidende Rolle. Jebsen & Jessen suchte nicht nur nach einer Softwarelösung, sondern nach einem Partner, der die gleiche Haltung zu Zusammenarbeit teilt: Lösungorientiert, pragmatisch und nah am Menschen. Im Auswahlprozess zeigte sich schnell, dass das Seatti-Team nicht über den Preis definiert war, sondern in der engen Zusammenarbeit überzeugte.

„Weil Seatti so einfach war konnten wir Eventualitäten vordenken und das in der einen Sekunde sofort live zu schalten hat extrem zur Begeisterung geführt.“

‍– Julian Harrendorf, Corporate Development bei Jebsen & Jessen

Die Ergebnisse

Der Umzug war für Jebsen & Jessen mehr als ein Standortwechsel. Er war die Chance, die Arbeitswelt neu zu denken. Das Ziel war ein Büro, das nicht nur Platz für alle bietet, sondern Begegnungen fördert, Zusammenarbeit stärkt und den familiären Charakter des Unternehmens widerspiegelt.

‍Offene Arbeitsbereiche, flexible Zonen für verschiedene Tätigkeiten und ein zentrales Bistro als Treffpunkt wurden zu den Herzstücken dieser Vision.Um dieses Ziel zu erreichen, setzte das Unternehmen auf einen klar strukturierten Prozess. Frühzeitig wurden Mitarbeitende eingebunden, Feedback wurde eingeholt und Pilotflächen getestet. So konnten Vorbehalte gegen neue Arbeitsweisen adressiert und Vertrauen aufgebaut werden. Gleichzeitig achtete das Projektteam darauf, dass technische und organisatorische Grundlagen – von der IT-Infrastruktur bis hin zu Buchungssystemen – von Anfang an zuverlässig funktionierten.

Praxis-Tipps rund um den Büroumzug

1. Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen: Jebsen & Jessen hat seine Belegschaft von Anfang an in den Prozess eingebunden. Workshops, Testphasen und offene Kommunikation halfen, Ängste abzubauen und Vertrauen zu schaffen.

‍2. IT als zentraler Partner: Ohne die enge Zusammenarbeit mit der IT hätte die Einführung neuer Arbeitsweisen nicht funktioniert. Von Datenschutz bis Infrastruktur war die IT der entscheidende Enabler.

‍3. Die Vision klar machen: Schon zu Beginn war definiert, was das neue Büro leisten sollte – ein Ort der Begegnung und Zusammenarbeit, kein reiner Arbeitsplatz. Diese Vision half, alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören.

‍4. Seatti als Katalysator: Die Software machte den Kulturwandel greifbar. Mitarbeitende konnten sofort erleben, wie einfach Desk Sharing, Transparenz und Planung funktionieren – ein Schlüsselmoment für die Akzeptanz.‍

5. Auf Details achten: Neben Software und Flächen sind es oft die „Kleinigkeiten“, die über Wohlbefinden entscheiden. Akustik, Klima oder Lichtverhältnisse wurden bewusst berücksichtigt, um eine Umgebung zu schaffen, in der Menschen gerne arbeiten.

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Klingt gut? Das geht bei euch auch!

Damit auch ihr eine ähnliche Erfolgsgeschichte Jebsen & Jessen erleben könnt, freuen wir uns immer, mit euch ins Gespräch zu kommen. Egal, ob es um reines Desk Booking oder die Kollaboration im Büro geht, Seatti hilft euch dabei, eure hybride Organisation zu stärken.Gerne stellen wir euch auch unser Tool vor und zeigen euch, wie ihr Flächen besser nutzen könnt und die Kollaboration in eurem hybriden Team verbessert.

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