Desk Sharing einführen, ohne dass jemand ohne Platz dasteht
Ihr zieht um, wachst oder habt weniger Tische als Mitarbeitende? Mit Seatti bucht euer Team Arbeitsplätze direkt in Microsoft Teams. Feste Plätze bleiben, wo sie Sinn ergeben, und euer Betriebsrat ist von Anfang an mit an Bord.
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Kennt ihr das?
„Montag ist keiner da, Dienstag bis Donnerstag ist es rappelvoll.“
Alle sehen vorab, wie voll ein Tag wird, und Teams verteilen ihre Bürotage selbst.
„Viele haben richtig Angst davor, keinen Platz mehr zu haben.“
Wer ins Büro fährt, hat seinen Platz schon gebucht, im besten Fall neben dem eigenen Team.
Excel, Zuruf und ein Betriebsrat, der Fragen stellt.
Eine Buchung in Teams statt Tabellen, anonymes Buchen und Unterlagen für die Mitbestimmung.
Vom ersten Bürotag bis zur festen Routine
Fünf Bausteine, die Desk Sharing im Alltag tragen, alle direkt in Microsoft Teams.
Morgens wissen, dass ein Platz wartet
Euer Team bucht dort, wo es ohnehin arbeitet: in Microsoft Teams, Outlook, im Web oder in der App. Ohne neue Logins und ohne Schulung.
- Buchung im interaktiven Grundriss, stunden- oder tageweise
- Filter nach Ausstattung wie Monitor, Dockingstation oder Ruhezone
- Serien und „Vorwoche übernehmen“ für wiederkehrende Bürotage
Ins Büro, wenn das Team auch da ist
Desk Sharing funktioniert, wenn sich der Weg lohnt. Seatti zeigt, wer wann vor Ort ist, und macht gemeinsame Tage einfach.
- Wochenansicht: wer aus dem Team an welchem Tag kommt
- Direkt neben Kolleginnen und Kollegen buchen
- Teamtage und Meetups gemeinsam planen, inklusive Raum
Feste Plätze dort, wo sie Sinn ergeben
Nicht jeder Platz muss geteilt werden. Wer fast täglich kommt, behält seinen Tisch. Steht er leer, nutzen ihn andere.
- Platzinhaber pro Tisch festlegen
- Automatische Freigabe bei Abwesenheit, etwa über den Outlook-Kalender
- Zonen und Zugriffsgruppen geben Teams ihren Bereich
Volle Tage fair verteilen
Gebuchte, aber leere Tische sind an Spitzentagen das größte Ärgernis. Seatti gibt sie automatisch wieder frei.
- Check-in per Erinnerung in Teams oder automatisch beim Ankommen im Büronetz
- Plätze von No-Shows werden nach einer festgelegten Zeit frei
- Buchungsregeln pro Zone, etwa wie weit im Voraus gebucht werden kann
Mit dem Betriebsrat, nicht gegen ihn
Seatti ist für die Mitbestimmung gebaut: keine Leistungskontrolle, klare Rollen, nachvollziehbare Daten.
- Anonymes Buchen, keine Auswertung einzelner Personen
- Rollen wie Ersthelfer, Brandschutz und Betriebsrat im Grundriss sichtbar
- ISO/IEC 27001, Hosting in der EU, Onepager für den Betriebsrat
In rund zwei Wochen live, ohne Hardware
Im Preis enthalten: Einrichtung, Grundrisse, Schulung und Begleitung.
Woche 1
Kick-off
Standorte, Regeln und Rollen klären. Die Grundrisse erstellen wir für euch.
Woche 1 bis 2
Konfiguration und Betriebsrat
Zonen, feste Plätze und Datenschutz einstellen, dazu Unterlagen für die Mitbestimmung.
Optional
Pilot
Ein Bereich oder eine Etage testet vorab und gibt Feedback.
Go-live
Rollout in Teams
Rund zehn Minuten IT-Aufwand, danach begleiten wir euch in den ersten Wochen.
„Es hilft ein System, was leicht nutzbar ist.“
„Aber im Grunde ist es Überdenken der eigenen Arbeitsweise.“ Beatrix Henseler, Head of Human Resources bei Sartorius. Das Unternehmen wuchs schneller, als sich die Büros erweitern ließen, und führte 2021 Desk Sharing mit Seatti ein. Heute teilen sich 1,6 Personen jeden genutzten Arbeitsplatz.
Häufige Fragen zu Desk Sharing
Nein. Seatti läuft in Microsoft Teams und Outlook, dazu im Web und mobil. Eure Mitarbeitenden melden sich mit ihrem bestehenden Microsoft-Konto an.
Seatti ist für die Mitbestimmung gebaut: anonymes Buchen, keine Auswertung einzelner Personen, ISO/IEC 27001 und Hosting in der EU. Für die Abstimmung stellen wir Unterlagen bereit.
Plant auf den vollsten Tag plus Puffer, nicht auf die Kopfzahl. Seatti zeigt nach wenigen Wochen, wie voll eure Spitzentage wirklich sind.
In der Regel rund zwei Wochen bis zum Start, je nach Grundrissen und Abstimmung. Die Grundrisse erstellen wir für euch, der IT-Aufwand für die Teams-App liegt bei wenigen Minuten.
Die Buchung zeigt den Engpass, bevor er entsteht. Teams stimmen sich ab, Teamtage verteilen die Spitzen, und feste Plätze bleiben für die, die sie brauchen.
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Ihr plant Desk Sharing?
Wir zeigen euch in 30 Minuten, wie es bei euch aussehen kann, mit euren Standorten und euren Regeln. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.