Seatti vs Robin: Welche Plattform passt zu Ihrem Büro?

Seatti vs Robin im Überblick: Die Antwort hängt vor allem von Ihrer Unternehmensgröße und von dem Problem ab, das Sie lösen wollen. Robin ist laut Anbieter eine Plattform für Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden mit mehreren Standorten, Seatti passt für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365, die Buchung und gemessene Nutzung als Grundlage für Flächenentscheidungen in einem System vereinen wollen.

Die kompakte Gegenüberstellung mit Kurzfazit und Rechenbeispiel finden Sie auf unserer Vergleichsseite Seatti vs Robin, einen Überblick über weitere Alternativen unter Seatti im Vergleich.

Robin oder Seatti: Wann passt welche Lösung?

Der typische Anlass für diesen Vergleich ist konkret: Ein Mietvertrag läuft aus, die Geschäftsführung fragt nach belastbaren Zahlen zur Büroauslastung, und Real Estate muss belegen, wie viel Fläche das Unternehmen tatsächlich braucht. Wer in dieser Situation Robin und Alternativen auf die Auswahlliste setzt, steht vor der Frage, wie sich operative Buchung und strategische Nutzungsanalyse verbinden lassen.

Robin kann laut Anbieter dann besser passen, wenn ein größeres Portfolio mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden verwaltet werden soll und der Fokus auf Space Management, Besuchermanagement und Employee Experience liegt. Als Zielgruppe nennt der Anbieter Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden, von denen mindestens ein Drittel das Büro regelmäßig nutzt. Robin bietet laut Anbieter die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Schließfächern, dazu einen Karteneditor, Szenarienplanung und Umzugsmanagement sowie Besuchermanagement.

Seatti passt für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden im DACH Raum, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten und Desk Booking, Meetingraum- und Parkplatzbuchung sowie Office Intelligence direkt in Microsoft Teams und Outlook bündeln wollen, weil Mitarbeitende dort ohnehin arbeiten. Mehrere Standorte, Gesellschaften und Regelwerke lassen sich zentral verwalten, Rollen und Berechtigungen granular steuern. Über 100 Unternehmen setzen auf Seatti.

Beide Lösungen unterstützen hybride Arbeitsmodelle, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Robin deckt laut Anbieter Space Management, Besuchermanagement und Workplace Analytics in einer Plattform ab. Seatti verbindet Workspace Management und Office Intelligence nativ in Microsoft 365 und schafft damit die Grundlage für realistische Flächenentscheidungen. Welche Lösung besser passt, hängt von Unternehmensgröße, Einstiegsschwelle und IT-Landschaft ab. Die folgenden Auswahlkriterien und die Tabelle machen die Abgrenzung transparent.

‍

‍

Welche Workplace Management Plattform passt zu Ihrem Unternehmen?

Eine Plattform für das Büro ersetzt keine Einzelentscheidung, sondern bündelt mehrere: Wer bucht wo, wie bindet die IT das System an, und welche Daten sehen Real Estate und Betriebsrat? Wer eine Workplace Management Plattform bewertet, kommt mit vier Top-Kriterien weiter, die sich unabhängig vom Anbieter prüfen lassen.

Eine All-in-One-Lösung klingt bequem, bringt aber nur dann Nutzen, wenn sie zu Größe, IT-Landschaft und Datenbedarf passt. Auch Excel-Listen oder einzelne Tools haben ihre Berechtigung, solange der Bedarf klein ist und niemand Auslastung oder Flächenbedarf belegen muss.

Unternehmensgröße und Standortstruktur

Die Unternehmensgröße bestimmt, wie viel Plattform Sie brauchen. Ein Anbieter, der für Unternehmen mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden und ab 500 Mitarbeitenden ausgelegt ist, setzt andere Schwerpunkte als eine Lösung für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden, die vor allem Buchung und Auslastung im Griff haben wollen.

Fragen Sie deshalb früh: Wie viele Standorte und Gesellschaften sind betroffen, und sollen Regelwerke, Rollen und Berechtigungen zentral oder je Standort gepflegt werden? Die Antwort zeigt, ob eine umfassende Plattform nötig ist oder ob ein schlankerer Zuschnitt genügt.

Integration in Microsoft 365, Microsoft Teams und Entra ID

Für Unternehmen mit Microsoft 365 entscheidet die Integration über die Akzeptanz im Alltag. Wenn Mitarbeitende Arbeitsplätze und Räume direkt in Microsoft Teams, kurz MS Teams, oder in Outlook buchen, wo sie ohnehin arbeiten, kann der Einführungsaufwand sinken, und die Koordination im Team fällt leichter.

Prüfen Sie außerdem, wie Nutzer und Gruppen in die Plattform gelangen. Eine Anbindung an Entra ID mit Single Sign-on und automatischer Synchronisation vermeidet doppelte Datenpflege, und SCIM 2.0 ist ein verbreiteter Standard für die Bereitstellung von Nutzerkonten. Fragen Sie beide Anbieter, in welcher Tarifstufe diese Funktionen enthalten sind.

Funktionen: Desk Booking, Raumbuchung und Parkplätze

Ein Blick auf die Funktionen klärt, ob die Plattform den Alltag im Büro abdeckt. Dazu gehören Desk Booking, Raumbuchung und Parkplatzbuchung ebenso wie Besuchermanagement, das bei Seatti als Add-on verfügbar ist. Notieren Sie, welche Funktionen Sie sofort brauchen und welche erst in einer späteren Ausbaustufe. Prüfen Sie außerdem, ob Services und Besucher in derselben Plattform laufen oder ob zusätzliche Tools nötig werden.

Für Desk Sharing (bzw. Hot Desking) zählt vor allem, wie unkompliziert Mitarbeitende einen Platz buchen und wie verlässlich das Team nachvollziehen kann, wer wann im Büro ist.

Gerade bei Raumbuchung und Outlook-Integration lohnt der Blick in die Tarifstufen: Bei Seatti gehören beide zu Workspace Pro. Vergleichen Sie bei jedem Anbieter, welche Funktionen im gewählten Paket stecken und welche zusätzlich kosten.

Preisgestaltung und Gesamtkosten

Die Preisgestaltung entscheidet oft mit, wird aber selten sauber verglichen. Preise pro Nutzer, pro aktivem Nutzer und pro Ressource sind nicht direkt vergleichbar. Entscheidend sind die Gesamtkosten: Lizenz, Rollout, Einführungsaufwand und die Datenbasis, die Sie für Flächenentscheidungen bekommen. Auch ein Starter Plan kann ein sinnvoller Einstieg sein, sollte aber nach Nutzerzahl und Funktionsumfang geprüft werden.

Bitten Sie deshalb bei jedem Anbieter um eine Aufstellung, die alle Posten enthält, auch Hardware und Zusatzmodule. Die Prüffragen im nachfolgenden Abschnitt zu Preisen und Preismodellen helfen Ihnen dabei.

‍

‍

Seatti und Robin im Überblick

Die Tabelle konzentriert sich auf die Kriterien, die in der Praxis den Unterschied machen. Alle Aussagen zu Robin stammen laut Anbieter von dessen Preisseite, Sicherheitsseite und Microsoft-Seite, Stand 03.11.2026.

Was bedeuten diese Unterschiede konkret? Für die IT ist die Tiefe der Microsoft-365-Integration entscheidend: Eine Lösung, die nativ in Teams und Outlook läuft, erspart Mitarbeitenden den App-Wechsel und erleichtert den Rollout. Für Real Estate zählt die Datenbasis: Wer Buchungen und tatsächliche Anwesenheit in einem System zusammenführt, kann Flächenentscheidungen belastbar vorbereiten und den Unterschied zwischen reinen Booking Tools und einer breiteren Plattform besser bewerten. Und für die Budgetplanung macht es einen Unterschied, ob Preise öffentlich einsehbar sind oder erst über ein Angebot ermittelt werden müssen.

‍

‍

Was Preise und Preismodelle bedeuten

Ein direkter Preisvergleich zwischen Seatti und Robin ist nicht möglich, da Robin keine Listenpreise veröffentlicht. Trotzdem sind Preismodelle für Real Estate und Beschaffung ein zentrales Entscheidungskriterium, weil sie Budgetbindung, Flexibilität und Planbarkeit bestimmen. Beim Pricing Model unterscheiden sich Anbieter vor allem darin, ob pro Nutzer, pro aktivem Nutzer oder pro Ressource abgerechnet wird.

Seatti: Listenpreise und Tarife

Seatti veröffentlicht Listenpreise pro Nutzer und Monat, aufgeteilt auf zwei Module. Workspace Management umfasst das Buchen und Koordinieren von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Services in Teams und Outlook. Office Intelligence führt Buchungen, IP-basierte Präsenz und die vorhandene Infrastruktur zu einem realistischen Nutzungsbild zusammen und zeigt Auslastung, Trends und Einsparpotenziale.

Die Listenpreise im Überblick, jeweils ab Preis pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung:

Besuchermanagement ist als Add-on verfügbar und wird pauschal je Standort abgerechnet. Abgerechnet wird jährlich pro Nutzer. Für Seatti fallen keine Implementierungskosten an: Konfiguration, Raumpläne, Schulungen und Support sind inklusive. Alle Details finden Sie auf der Seatti-Preisseite.

Beide Module lassen sich im Office OS Bundle kombinieren. Sie wählen pro Modul die passende Stufe, zum Beispiel Workspace Pro und Intelligence Essentials, und erhalten beides in einem Vertrag mit einem Ansprechpartner und einem Rollout. Wer beide Module kombiniert, profitiert von einem Bundle-Vorteil gegenüber den Einzelpreisen. Den konkreten Preis für Ihre Kombination und Ihre Nutzerzahl erhalten Sie in einem individuellen Angebot.

Robin: Preise auf Anfrage

Robin veröffentlicht laut Anbieter keine Listenpreise. Die Preise werden individuell angefragt, es gibt ausschließlich Jahresabonnements, und Hardware wird separat verkauft (Preisseite des Anbieters, Stand 03.11.2026). Für Real Estate und Beschaffung heißt das: Die Gesamtkosten lassen sich erst nach einem Angebotsprozess beziffern. Prüfen Sie außerdem, wie sich die Jahreslaufzeit zu Ihrer Flächenplanung verhält, etwa wenn Flächen reduziert werden sollen.

Prüffragen für die Beschaffung

Unabhängig vom Anbieter sollten Sie in der Beschaffung folgende Prüffragen stellen:

• Wie werden aktive Nutzende definiert und abgerechnet?
• Welche Module sind verpflichtend, welche optional?
• Gibt es Mindestabnahmen oder Mindestlaufzeiten?
• Gibt es einen Starter Plan oder eine Testphase, und was gilt danach?
• Welche Leistungen sind im Preis enthalten (Support, Schulung, Rollout) und was kostet extra?
• Wie wirken sich spätere Flächenveränderungen (Flächenreduktion, neue Standorte) auf die Lizenzkosten aus?

Die Angaben beruhen auf öffentlich zugänglichen Daten zum Erstellungszeitpunkt und können sich ändern.

‍

‍

Trägt die Datenbasis eine Flächenentscheidung?

Der Einwand: Buchungs- und Zutrittsdaten reichen aus

Der häufigste Einwand aus Real Estate lautet: „Unsere Buchungsdaten und Zutrittsdaten reichen doch aus.“ In der Praxis zeigen Buchungen jedoch nur die Absicht, nicht die tatsächliche Nutzung. Zutrittsdaten erfassen, wer das Gebäude betreten hat, aber nicht, ob Arbeitsplätze, Zonen oder Etagen danach genutzt wurden. Flächen- und Betriebskostenentscheidungen auf dieser Basis zu treffen, ist ein Risiko, das sich bei auslaufenden Mietverträgen oder geplanten Flächenreduktionen direkt in Euro beziffern lässt.

So wird aus Buchungen ein Nutzungsbild

Seatti löst dieses Problem, indem Office Intelligence Buchungen, IP-basierte Präsenz und bestehende Infrastruktur zu einem realistischen Nutzungsbild verbindet. Damit werden Auslastung, Trends und Einsparpotenziale sichtbar, ohne Rückschlüsse auf einzelne Personen zuzulassen. Die IP-basierte Anwesenheit erkennt Anwesenheit automatisch über die bestehende Netzwerk-Infrastruktur, ohne zusätzliche Check-ins von Mitarbeitenden.

Die Zuordnung zu den Tarifen ist eindeutig: Die IP-basierte Anwesenheit gehört zu Intelligence Essentials, Seatti Signals zu Intelligence Pro und die vollumfängliche Nutzungsanalyse zu Intelligence Enterprise.

Robin bietet laut Anbieter Workplace Analytics mit Nutzungsauswertung, Sync mit der Zutrittskontrolle, Datenexporte und die Anbindung von Sensorik. Custom Reports und ein KI-Assistent für Analysen sind laut Anbieter nur mit optionalem Add-on verfügbar.

Warum Flächenentscheidungen Nutzungsdaten brauchen

Jeden Tag fallen im Büro Entscheidungen an, die Fläche und Betriebskosten betreffen, und häufig fehlt dafür eine belastbare Nutzungsgrundlage. Wer nur mit Booking Tools Buchungen verwaltet, weiß, wer wann einen Platz reserviert hat, aber nicht, wie viel Fläche tatsächlich gebraucht wird. Seatti führt Workspace Management und Office Intelligence in einem System zusammen und macht den realen Flächenbedarf sichtbar.

Wie sich eine belastbare Datenbasis im Alltag auswirkt, zeigt ein Beispiel aus einem Kundenprojekt. Sartorius, ein Life-Science-Konzern aus Göttingen mit 14.000 Mitarbeitenden, wuchs schneller, als sich die Büroflächen erweitern ließen, und führte 2021 Desk Sharing ein. Auf dem Campus gab es bald mehr Mitarbeitende als Schreibtische, zusätzliche Büros waren kurzfristig keine Option. Also organisierte Sartorius die vorhandene Fläche neu: mit Desk Sharing direkt in Microsoft Teams, zunächst in einer einzelnen Abteilung, dann Schritt für Schritt auf große Teile des Göttinger Campus und später auf weitere Standorte wie Guxhagen, Ulm und Umeå.

Das Ergebnis lässt sich beziffern: Seit 2021 sind 200.000+ Bürotage mit Seatti geplant worden, heute teilen sich 1,6 Personen jeden genutzten Arbeitsplatz, und es sind mehr als doppelt so viele Bürotage wie im ersten vollen Jahr. Für Real Estate ist dabei besonders interessant, worauf Sartorius seine Entscheidungen stützt: Die pseudonymisierten und zusammengefassten Auswertungen dienen als Grundlage für Flächenentscheidungen, ohne dass personenbezogene Daten einfließen. Weitere Beispiele aus der Praxis finden Sie bei unseren Referenzen.

Für Real Estate bedeutet das: Bevor Sie einen Mietvertrag verlängern oder eine Flächenreduktion verhandeln, brauchen Sie Daten, die Buchungen und tatsächliche Anwesenheit gegenüberstellen. Seatti liefert diese Daten über Office Intelligence in abgestuften Tarifen. Bei Robin empfiehlt es sich, im Angebotsprozess gezielt zu fragen, welche Analysen im Standardumfang enthalten sind und welche als Add-on hinzukommen.

‍

‍

Von Robin zu Seatti: Checkliste für den Wechsel

Unternehmen, die heute Robin nutzen, mit Microsoft 365 arbeiten und Office Intelligence im selben System suchen, prüfen Seatti als Alternative. Die folgende Checkliste beschreibt die Schritte auf Seatti-Seite und neutrale Prüfpunkte.

1. Ausgangslage klären

Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist im bestehenden Robin-Vertrag. Dokumentieren Sie den Umfang der aktuell genutzten Funktionen: Desk Booking, Räume, Besucher, Nutzungsauswertungen und Grundrisse. Klären Sie intern, welche Anforderungen an Buchungsregeln und Freigabeprozesse bestehen und welche separat erworbene Hardware im Einsatz ist.

2. Daten sichern

Fragen Sie beim bisherigen Anbieter einen Datenexport an: Flächenstruktur, Grundrisse, Zonen, Buchungsregeln und Nutzungsdaten. Stimmen Sie mit der IT ab, in welchem Format die Exporte bereitgestellt werden sollen.

3. Seatti Rollout planen

Tag 1: Kick-off mit IT, Real Estate und Workplace sowie die technische Installation in der Microsoft-365-Umgebung. Woche 1: Admin-Schulung und Konfiguration der Büros, Standorte, Flächen und Zonen werden in Seatti angelegt. Woche 2: User-Onboarding in Microsoft Teams und Outlook, Kommunikation an die Mitarbeitenden und Go Live. Weil Seatti dort läuft, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten, entfällt ein zusätzlicher App-Wechsel, und die Akzeptanz fällt leichter.

4. Parallelbetrieb und Übergang

Planen Sie für einen begrenzten Zeitraum einen Parallelbetrieb, um Nutzende schrittweise zu migrieren. Definieren Sie eine Testgruppe aus einzelnen Standorten oder Bereichen, um Prozesse mit Seatti zu validieren, bevor Sie global ausrollen.

5. Nachsteuerung

Nach dem Go Live werten Sie die ersten Nutzungsberichte aus Office Intelligence gemeinsam mit Real Estate aus. Passen Sie Zonen und Flächenaufteilung auf Basis der Daten schrittweise an. Hybrides Arbeiten erfordert klare Richtlinien und Koordination, die sich erst mit realen Daten sinnvoll justieren lassen.

‍

‍

Was IT, Betriebsrat und Real Estate prüfen sollten

Workspace Management und Office Intelligence sind keine Einzelentscheidungen. Sie betreffen IT, Betriebsrat und Real Estate gleichermaßen, und jede Rolle hat eigene Prüfkriterien.

IT: Integration, Sicherheit, Betrieb

Für Seatti gilt: Microsoft Entra Sync synchronisiert Nutzende, Gruppen und Zugänge automatisch, ohne doppelte Datenpflege. Seatti läuft nativ in Microsoft Teams und Outlook und bietet eine Open API für die Anbindung von HRIS und Zugangskontrollsystemen. Prüfen Sie dabei auch, wie Buchungen und Kalender zusammenspielen.

Robin bietet laut Anbieter Entra ID Single Sign-on, SCIM 2.0, SAML 2.0, Buchung in Teams und ein Outlook Add-in.

Zur Sicherheit: Seatti ist DSGVO-konform, Hosting und Datenverarbeitung erfolgen in der EU, die Verschlüsselung läuft mit TLS 1.2 und AES 256, und Seatti ist ISO 27001 zertifiziert.

Robin läuft laut Anbieter auf AWS mit Wahl zwischen US- und EU-Rechenzentrum und nennt SOC 2, ISO/IEC 27001, CSA STAR Level 1 und DSGVO.

Prüffragen für die IT:

• Wie erfolgt die Nutzer- und Gruppenverwaltung über Microsoft Entra ID in beiden Systemen?
• Welche Daten fließen zwischen Buchungssystem, Kalender und Zutrittskontrolle?
• Wie werden Check-ins gelöst, und müssen Mitarbeitende dafür zusätzlich etwas tun?
• Wie werden Rollen und Berechtigungen für globale, regionale und lokale Admins abgebildet?

Betriebsrat und Datenschutz

Anwesenheitsdaten berühren häufig die Mitbestimmung des Betriebsrats.

Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird: pseudonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten ohne Rückschlüsse auf einzelne Personen, keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung, keine Arbeitszeiterfassung, anonyme Buchung möglich, Arbeitsortangabe optional.

Robin nennt laut Anbieter DSGVO und die genannten Zertifizierungen. Zur konkreten Betriebsratsfähigkeit konnten keine öffentlichen Angaben ermittelt werden.

Prüffragen für Betriebsrat und Datenschutz:

• Welche personenbezogenen Daten werden in welchem System gespeichert und wie lange?
• Gibt es Möglichkeiten zur anonymen Buchung und zur Deaktivierung individueller Auswertungen?
• Welche Berichte sind auf Personenebene möglich und wie lassen sie sich einschränken?
• Wie wird sichergestellt, dass keine verdeckte Leistungs- oder Verhaltenskontrolle erfolgt?

Regelungen dazu gehören in eine Betriebsvereinbarung. Das ist keine Rechtsberatung, wir empfehlen eine juristische Prüfung.

Real Estate

Seatti führt Workspace Management und Office Intelligence zusammen: Buchung und tatsächliche Anwesenheit greifen ineinander. Gerade bei Hot Desking lässt sich die Auslastung ohne Daten kaum einschätzen. Real Estate kann damit Fragen beantworten wie: Welche Zonen sind dauerhaft überlastet oder leer? Wo könnten Flächen reduziert oder verlagert werden?

Wie sich solche Daten auswirken können, zeigen zwei weitere Beispiele aus Kundenprojekten: Bei IKB wurden 34 % Bürokosten gespart, bei bonprix stehen 54.000+ Bürotage in 12 Monaten und +66 % Auslastung je Desk zu Buche.

Robin bietet laut Anbieter Space Management mit Karteneditor, Szenarienplanung und Umzugsmanagement sowie Workplace Analytics und Datenexporte. Real Estate kann damit laut Anbieter Szenarien abbilden, was vor allem für größere Portfolios relevant ist.

Prüffragen für Real Estate:

• Bekommen Sie in beiden Systemen eine Auswertung, die Buchungen und tatsächliche Anwesenheit gegenüberstellt?
• Wie einfach lassen sich Szenarien für Flächenreduktion, Verdichtung oder Standortzuschnitte aus den Daten ableiten?
• Werden die Kennzahlen so aufbereitet, dass sie in Budgetrunden und Vorständen ohne zusätzliche Aufbereitung verständlich sind?

‍

‍

Ihre Entscheidung in drei Prüffragen

Sie haben Funktionen, Preismodelle und Datenbasis beider Plattformen gegenübergestellt. Bevor Sie Ihre Bewertung abschließen, verdichten drei Top-Prüffragen die Entscheidung:

• Steht bei Ihnen ein größeres Flächenportfolio ab etwa 500 Mitarbeitenden mit starkem Fokus auf Szenarienplanung im Vordergrund, oder benötigen Sie eine Microsoft-365-native Lösung ab 250 Mitarbeitenden mit integriertem Office Intelligence?
• Wie wichtig ist Ihnen eine All-in-One-Lösung, in der Buchung, Anwesenheitsmessung und Nutzungsanalyse in einem System laufen, das direkt in MS Teams und Outlook eingebettet ist?
• Welche Datenbasis verlangen Vorstand, Geschäftsführung und Betriebsrat, bevor sie einer Flächenreduktion oder einem neuen Standortkonzept zustimmen?

Sie möchten sehen, wie Seatti in Ihrem Microsoft 365 Umfeld läuft? In einem Walkthrough von 30 Minuten zeigen wir, wie Seatti Ihre Office Prozesse vereinfacht und Ihre Flächenentscheidungen datenbasiert absichert.

Jetzt Demo buchen

‍

‍

Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 04.11.2026.

Quellen:

• Seatti ISO 27001 Zertifikat
• Seatti Datenschutz
• Seatti Referenzen
• Seatti Preise
• Seatti Integration
• Sartorius Case

Die Angaben zu Robin in diesem Artikel stammen von der Website des Anbieters, Stand 03.11.2026.

‍