Wie Sartorius wächst, ohne neue Bürofläche zu bauen

Das Wichtigste in Kürze

Sartorius, Life-Science-Konzern aus Göttingen mit rund 14.000 Mitarbeitenden weltweit, hat 2021 Desk Sharing mit Seatti eingeführt, weil das Unternehmen schneller wuchs, als sich die Bürofläche erweitern ließ. Seatti läuft direkt in Microsoft Teams, übernimmt Nutzer und Rechte aus Entra ID und wurde von einer einzelnen Abteilung auf große Teile des Göttinger Campus und weitere Standorte ausgerollt. Heute ist hybrides Arbeiten fester Teil der Unternehmenskultur, und Sartorius nutzt die anonymisierten Auswertungen aus Seatti als Grundlage für Flächenentscheidungen.

Wachstum schneller als die Fläche

Sartorius wuchs während der Pandemie so stark, dass es auf dem Göttinger Campus bald mehr Mitarbeitende als Schreibtische gab. Die Nachfrage nach Produkten für die Herstellung von Impfstoffen und Medikamenten stieg, und die Büroflächen ließen sich kurzfristig nicht erweitern. Die HR-Abteilung hatte schon vorher mit mobilem Arbeiten und einer Pilotphase in ausgewählten Abteilungen experimentiert, im August 2021 fiel die Entscheidung für Desk Sharing.

„Es hilft ein System, was leicht nutzbar ist. Aber im Grunde ist es Überdenken der eigenen Arbeitsweise. Und wir haben uns gefragt, was verbinden wir eigentlich mit Arbeit? Heißt arbeiten gleich einen festen Schreibtisch, gleich einen festen Platz im Büro oder was verbinden wir mit Arbeit?“

– Beatrix Henseler, Head of Human Resources bei Sartorius

Drei Herausforderungen im Wachstum

Sartorius stand beim Umstieg auf hybrides Arbeiten vor drei Aufgaben, die sich gegenseitig verschärften.

Wie schafft man Platz für neue Mitarbeitende ohne neue Fläche?

Bei Sartorius stieg der Bedarf an Arbeitsplätzen so schnell, dass zusätzliche Büros keine kurzfristige Option waren. Statt mehr Schreibtische aufzustellen, sollte das offene Raumkonzept erhalten bleiben und die vorhandene Fläche besser genutzt werden.

Wie verändert hybrides Arbeiten die Zusammenarbeit?

Mitarbeitende und Führungskräfte bei Sartorius suchten nach neuen Formen der Zusammenarbeit, weil die Arbeit zunehmend standortunabhängig wurde. Früher war es nicht üblich, den eigenen Arbeitsort selbst zu wählen, und genau das veränderte die Büro- und Meetingkultur.

Wie organisiert man geteilte Arbeitsplätze, ohne den Überblick zu verlieren?

Sobald Desk Sharing bei Sartorius über die ersten Abteilungen hinaus wuchs, wurde unübersichtlich, wer an welchem Tag einen Platz reserviert hatte. Kamen mehr Mitarbeitende ins Büro, als Plätze da waren, führte das zu Frust.

Einfach integrieren, einfach nutzen, einfach skalieren

Sartorius hat sich für Seatti entschieden, weil die Lösung schnell integriert, ohne Schulung nutzbar und Schritt für Schritt ausbaubar war.

Warum ist die Integration in Microsoft Teams so wichtig?

Sartorius nutzt Microsoft Teams für die interne Kommunikation, und Seatti fügte sich nahtlos in dieses bestehende System ein. Über die Integration mit Entra ID wurden Nutzer, Gruppen und Rechte datenschutzkonform übernommen, der IT blieb die Einführung einer zusätzlichen Anwendung erspart.

Wie gelingt ein Rollout ohne Schulungen?

Bei Sartorius hatten alle Mitarbeitenden sofort Zugang zu Seatti, weil die Oberfläche sich wie ein Teil von Microsoft Teams anfühlt. Schulungen waren nicht nötig, und das hat die Akzeptanz von Anfang an getragen.

Wie skaliert Desk Sharing von einer Abteilung auf mehrere Standorte?

Sartorius startete mit einer einzelnen Abteilung und band danach Schritt für Schritt weitere Nutzer und Bereiche ein. Über das Admin Panel legen Administratoren neue Bereiche mit wenigen Klicks an und richten zum Beispiel feste Arbeitsplätze ein.

Von einer Abteilung auf mehrere Standorte

Sartorius hat Desk Sharing mit Seatti von der HR-Abteilung auf große Teile des Göttinger Campus ausgeweitet und das Raumkonzept danach in kleinerem Maßstab auf Guxhagen, Ulm und das schwedische Büro in Umeå übertragen. Die Arbeitsplatzbuchung erlaubt halbtägige und ganztägige Reservierungen und zeigt allen, wie viele Plätze an welchem Tag frei sind. Wer mehr als dreimal pro Woche vor Ort arbeitet oder spezielles Equipment braucht, behält einen festen Platz, und Abteilungen mit vertraulichen Daten bleiben in ihren eigenen Bereichen. Zugewiesene Schließfächer sorgen dafür, dass es auch an flexiblen Plätzen persönlichen Stauraum gibt.

Was sich seit der Einführung verändert hat

Sartorius arbeitet seit fünf Jahren hybrid mit Seatti, und das Modell hat sich in drei Bereichen bewährt.

Hohe Akzeptanz durch flexible und feste Plätze

Bei Sartorius ist aus einem Pilotprojekt in einer Abteilung ein Arbeitsmodell für große Teile des Konzerns geworden. Weil Beatrix Henseler und ihr Team hybrides Arbeiten auf persönlicher Ebene gestaltet und flexible mit festen Plätzen kombiniert haben, fanden auch Mitarbeitende mit unterschiedlichen Bedürfnissen ihren Platz im neuen Modell, und das hat die Akzeptanz nachhaltig gestärkt.

Flächenentscheidungen auf Basis anonymisierter Daten

Sartorius nutzt parallel zur Buchung die Workplace Analytics von Seatti, um die Auslastung vom ganzen Stockwerk bis zum einzelnen Arbeitsplatz über frei wählbare Zeiträume auszuwerten. Administratoren sehen dabei ausschließlich anonymisierte und zusammengefasste Buchungsdaten, personenbezogene Daten fließen nicht in die Auswertung.

Stärkere Bindung und größerer Talentpool

Sartorius konnte mit dem hybriden Modell den eigenen Talentpool erweitern, weil neue Mitarbeitende aus ganz Deutschland flexibel von ihrem Wohnort aus arbeiten. Mobiles Arbeiten ist heute fester Teil der Unternehmenskultur und hilft, bestehende Mitarbeitende zu halten und neue Fachkräfte zu gewinnen.

Learnings aus der Einführung

Aus fünf Jahren Desk Sharing bei Sartorius lassen sich vier Erkenntnisse ableiten, die für jedes wachsende Unternehmen gelten.

Klein starten, dann skalieren

Eine Pilotabteilung zeigt, was funktioniert, bevor das Modell auf den ganzen Campus und weitere Standorte geht.

Flex und fest kombinieren

Feste Plätze für alle, die täglich vor Ort sind oder Spezialausstattung brauchen, erhöhen die Akzeptanz für flexible Plätze.

Dort einführen, wo gearbeitet wird

Eine Lösung in Microsoft Teams braucht keine Schulung und keine zusätzliche Anwendung für die IT.

Datenschutz von Anfang an

Anonymisierte Auswertungen liefern die Grundlage für Flächenentscheidungen, ohne einzelne Personen sichtbar zu machen.