Büroauslastung lässt sich DSGVO-konform messen, wenn ausschließlich die Nutzung von Flächen anonymisiert und aggregiert ausgewertet wird, im Reporting kein Personenbezug entsteht und Betriebsrat sowie Datenschutzbeauftragte vor der Einführung eingebunden werden. Ob der Betriebsrat der Einführung eines Messsystems zustimmt, entscheidet das Gremium im Rahmen der Mitbestimmung.
Der Anlass für eine solche Messung ist in der Regel konkret: ein auslaufender Mietvertrag, eine Diskussion über die Reduzierung von Büroflächen oder Beschwerden über zu volle oder zu leere Bereiche. Facility Management oder Real Estate brauchen dann belastbare Daten, nicht Vermutungen.
Die Leitidee dabei: Flächen messen, nicht Personen beobachten. Buchungsdaten zeigen den Plan, gemessene Nutzung zeigt die Realität.
Dieser Leitfaden liefert Ihnen:
- Einen Überblick über Messmethoden und ihren Personenbezug
- Die rechtlichen Leitplanken aus DSGVO und Betriebsverfassungsgesetz
- Einen Gesprächsleitfaden für die Abstimmung mit dem Betriebsrat
- Ein Rechenbeispiel zur Auslastung mit offener Formel
- Eine Einordnung, wie Seatti bei der Umsetzung unterstützt
Warum Buchungsdaten allein nicht reichen
Viele Unternehmen starten mit Desk Booking oder Meetingraum-Buchung und nutzen die daraus entstehenden Buchungsdaten als Grundlage für Flächenentscheidungen. Das Problem: Diese Daten zeigen nur die geplante Anwesenheit, nicht die tatsächliche Nutzung. Ein Schreibtisch kann reserviert, aber nie genutzt werden. Ein Raum kann gebucht, das Meeting aber kurzfristig abgesagt worden sein.
Dieses Phänomen wird als No-Show bezeichnet: gebucht, aber nicht genutzt. Für die Flächenplanung ist das ein erheblicher Unterschied, denn Entscheidungen über Mietverträge oder Umbauten, die auf einer Buchungsquote basieren, können die reale Auslastung überschätzen.
Aus Sicht des Betriebsrats und des Datenschutzes kommt ein weiteres Risiko hinzu: Buchungsdaten sind auf operativer Ebene in der Regel personenbeziehbar, weil eine konkrete Person den Arbeitsplatz oder Raum bucht. Werden diese Daten nicht sauber getrennt, entsteht die Versuchung, individuelle Buchungsmuster auszuwerten und daraus falsche Schlüsse über die Anwesenheit einzelner Mitarbeitender zu ziehen.
Die entscheidende Trennung liegt zwischen zwei Ebenen:
- Buchungsebene: Operativ notwendig, damit Mitarbeitende einen Platz oder Raum reservieren können. Hier fallen personenbezogene Daten an.
- Auswertungsebene: Für Flächenentscheidungen relevant. Hier sollte das Reporting ausschließlich anonymisiert und aggregiert erfolgen, mit Fokus auf Zonen, Etagen und Standorten, nicht auf einzelne Personen.
Um belastbare und DSGVO-konforme Aussagen zur Büroauslastung zu erhalten, müssen Unternehmen unterschiedliche Messmethoden bewusst wählen und gestalten.
Messmethoden im Vergleich: von manueller Zählung bis hardwarebasierter Erfassung
Es gibt verschiedene technische und organisatorische Wege, die Nutzung von Büroflächen zu messen. Sie unterscheiden sich erheblich im Personenbezug, im Aufwand und in ihrer Aussagekraft. Nicht jede Methode eignet sich gleichermaßen für ein DSGVO-konformes Reporting.
Manuelle Zählung
Bei manuellen Stichprobenzählungen geht eine verantwortliche Person definierte Bereiche im Gebäude ab und erfasst, wie viele Arbeitsplätze oder Meetingräume zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind. Manuelle Zählungen sind datenschutzrechtlich in der Regel unkritisch, da keine digitalen Daten erfasst werden. Es entstehen keine personenbezogenen Daten, der Fokus liegt ausschließlich auf dem Flächenstatus: belegt oder frei.
Typische Einsatzfälle sind eine erste Standortabschätzung vor einer Mietentscheidung oder die Validierung anderer Datenquellen. Die Stolpersteine liegen in der begrenzten Stichprobentiefe, dem hohen manuellen Aufwand bei großen Flächen und der Gefahr subjektiver Einschätzungen, etwa wenn ein Platz mit Jacke und Laptop, aber ohne Person vorgefunden wird.
Buchungsdaten
Buchungsdaten stammen aus Desk Booking und Meetingraum-Systemen, häufig integriert über Microsoft Teams oder Outlook. Sie zeigen, welche Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze reserviert wurden. Auf operativer Ebene sind diese Daten personenbezogen, weil eine konkrete Person die Buchung vornimmt. Für das Reporting sollten sie frühzeitig anonymisiert und nur aggregiert ausgewertet werden.
Die zentralen Stolpersteine: No-Shows verfälschen die Auslastungszahlen, Doppelbuchungen verzerren das Bild zusätzlich, und die Daten bilden nur die Planung ab, nicht die Realität. Wird auf Einzel- oder Teamebene ausgewertet, besteht das Risiko einer unzulässigen Leistungsbewertung.
Zutritts- und Badge-Daten
Zugangskontrollsysteme mit Karte, Badge oder Drehkreuz erfassen den Eintritt ins Gebäude oder in bestimmte Zonen. Diese Daten dienen primär der Sicherheit und sind klar personenbezogen, da ein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist. Für die Büroauslastung ist ihre Aussagekraft begrenzt: Sie zeigen, wer das Gebäude betreten hat, aber nicht, welcher Arbeitsplatz tatsächlich genutzt wurde.
Stolpersteine sind die strenge Zweckbindung, der hohe Schutzbedarf und die Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats. Eine Umwidmung dieser Daten für Auslastungsmessungen erfordert eine sorgfältige rechtliche Prüfung.
Netzwerkbasierte Anwesenheit
Bei dieser Methode wird die tatsächliche Anwesenheit darüber erkannt, dass sich Geräte mit einem definierten Büro-Netzwerk verbinden, etwa über WLAN oder einen bestimmten IP-Bereich. Ein manueller Check-in und zusätzliche Hardware sind dafür nicht nötig. So lässt sich abbilden, ob Geräte und damit Arbeit an einem Standort tatsächlich vor Ort stattfinden, ohne Bewegungsprofile zu erzeugen.
Wer im Homeoffice arbeitet, meldet sich nicht im Büro-Netzwerk an und wird von dieser Methode nicht erfasst.
Der Personenbezug entsteht technisch über die Netzwerkanmeldung, denn Netzwerkkennungen von Geräten können personenbezogene Daten sein. Für das Reporting müssen diese Rohdaten daher bewusst anonymisiert und aggregiert werden. Die Abstimmung mit Datenschutz und Betriebsrat sollte vorab erfolgen, weil auch bei anonymisierten Netzwerkdaten Rückschlüsse auf Personen möglich bleiben können, wenn Auswertungen zu kleinteilig werden.
Hardwarebasierte Erfassung
Eigenständige Hardware im Büro, etwa Präsenz- oder Belegungstechnik an Decken oder unter Tischen, misst die Belegung von Arbeitsplätzen oder Räumen direkt. Sie erfasst, ob einzelne Arbeitsplätze oder Bereiche belegt sind, und liefert in der Regel präzise Daten zur Arbeitsplatzbelegung. In der Regel entsteht kein direkter Personenbezug, wenn die Ausstattung ausschließlich Belegungszahlen erfasst, ohne Personen zu identifizieren.
Stolpersteine sind der Installationsaufwand, die Kosten, ein längerer Einführungsprozess und die Tatsache, dass solche Systeme mitbestimmungsrelevant sein können, wenn sie objektiv zur Verhaltenskontrolle geeignet wären.
Vergleichstabelle der Methoden
Die folgende Tabelle stellt die fünf Methoden im Vergleich gegenüber:
| Methode | Was wird erfasst? | Personenbezug | Typische Einsatzfrage | Stolpersteine für Datenschutz und Mitbestimmung |
|---|---|---|---|---|
| Manuelle Zählung | Flächenstatus (belegte Plätze / Räume) | In der Regel keiner | Grobe Standortplanung, Validierung | Aufwand, Stichprobenfehler, subjektive Belegungsdefinition |
| Buchungsdaten | Reservierungen von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen | Mittelbar bis direkt (wer bucht) | Planung vs. Bedarf, Desk Sharing Quote | No Shows, falsche Planungsdaten, Risiko Einzelauswertung |
| Zutrittsdaten / Badge | Eintritt ins Gebäude oder Zonen | Direkt personenbeziehbar | Sicherheitszwecke, generelle Anwesenheit | Rückschluss auf Personen, hoher Schutzbedarf, Mitbestimmungspflicht |
| Netzwerkbasierte Anwesenheit | Netzwerkanmeldung von Geräten im Büro | Technisch personenbezogen, Reporting idealerweise anonym | Reale Auslastung, Peak- und Trendanalyse | Netzwerkkennungen können personenbezogen sein, Aggregation erforderlich |
| Hardwarebasierte Erfassung | Arbeitsplatz- und Raumbelegung direkt | In der Regel kein direkter Personenbezug | Feintuning Desk Sharing | Anschaffungskosten, technische Integrität, Mitbestimmungsrecht |
Für eine DSGVO-konforme Auslastungsmessung eignen sich besonders Methoden, bei denen die Auswertung anonym und aggregiert auf Flächenebene erfolgt. Hardwarebasierte Messung erfasst die tatsächliche Nutzung direkt am Platz, während netzwerkbasierte Lösungen ohne zusätzliche Hardware auskommen. Entscheidend ist in jedem Fall: Flächen und Prozesse analysieren statt Verhalten von Personen zu überwachen.
Was die DSGVO bei der Messung verlangt
Dieser Abschnitt bietet praxisnahe Orientierung nach deutschem Recht. Er ersetzt keine juristische Beratung. Unternehmen sollten die Bewertung mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Datenschutzrecht abstimmen.
Die DSGVO dient dem Schutz personenbezogener Daten, und die Messung der Büroauslastung muss damit im Einklang stehen. Vier Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO sind dabei besonders relevant:
Zweckbindung
Die Zweckbindung erfordert eine klare Festlegung der Datennutzung. Der Zweck muss dokumentiert sein, zum Beispiel „Flächeneffizienz und Arbeitsorganisation“. Daten dürfen nur für das Facility Management und die Raumplanung verwendet werden, nicht nachträglich für Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, auch nicht für Aussagen über Produktivität oder Zufriedenheit einzelner Beschäftigter. Aus den Daten sollen keine Rückschlüsse auf die Tätigkeit einzelner Personen möglich sein.
Datenminimierung
Datenminimierung ist ein zentraler Grundsatz der DSGVO. Es dürfen nur Daten erhoben werden, die tatsächlich für die Flächenauswertung benötigt werden. Namen, Personalnummern oder hochgranulare Zeitstempel einzelner Beschäftigter gehören nicht in das Auslastungsreporting. Personenbezogene Rohdaten sollten umgehend anonymisiert werden.
Speicherbegrenzung
Rohdaten sollten nach kurzer Zeit aggregiert und anschließend gelöscht oder irreversibel anonymisiert werden. Je kürzer die Speicherfrist für personenbeziehbare Daten, desto geringer das Risiko. Die konkrete Frist hängt vom Zweck ab und sollte in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden.
Transparenz
Transparenz über die verwendeten Systeme und Datenerhebung ist Pflicht. Mitarbeitende haben einen Anspruch auf leicht verständliche Information darüber, was gemessen wird, auf welcher rechtlichen Grundlage und wie die Auswertung erfolgt. Die Belegschaft sollte deshalb vor dem Start informiert werden.
Als Rechtsgrundlage kommt je nach Ausgestaltung Art. 6 DSGVO in Betracht. Bei Beschäftigtendaten ist zusätzlich der Beschäftigtendatenschutz zu beachten, und eine Betriebsvereinbarung kann die Verarbeitung regeln.
Je nach Methode kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig sein, insbesondere bei systematischer Überwachung oder umfangreicher Verarbeitung von Anwesenheitsdaten. Der oder die Datenschutzbeauftragte sollte früh in den Einführungsprozess eingebunden werden.
Eine Besonderheit gilt für Anwesenheitsdaten: Sie können als Verhaltensdaten eingestuft werden und unterliegen dann besonders hohen Anforderungen an Anonymisierung und Aggregation. Je konsequenter Daten anonymisiert und aggregiert werden, desto geringer ist das datenschutzrechtliche Risiko. Aggregierte Belegungsdaten sind entscheidend für eine datenschutzkonforme Büroauslastungsmessung.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie bereits vor der Auswahl einer Software, ob das System eine saubere Trennung zwischen personenbezogener Buchung und anonymisierten Reports unterstützt.
Wann der Betriebsrat mitbestimmt und wie das Gespräch gelingt
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen. Entscheidend ist die objektive Eignung des Systems, nicht die subjektive Absicht des Arbeitgebers.
Für die Praxis bedeutet das: Maßnahmen ohne technisches System, wie die manuelle Zählung, lösen in der Regel keine Mitbestimmung aus. IT-gestützte Lösungen wie Buchungstools, netzwerkbasierte Anwesenheitserkennung oder hardwarebasierte Erfassung können dagegen mitbestimmungspflichtig sein und sollten mit dem Betriebsrat abgestimmt werden.
Eine Zustimmung des Betriebsrats ist nie garantiert. Sie ist das Ergebnis des Mitbestimmungsprozesses. Der Betriebsrat vertritt die Belegschaft und achtet darauf, dass sich die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten durch ein Messsystem nicht verschlechtern.
Für die Entscheidung des Betriebsrats ist nicht nur die Technik relevant, sondern auch, wie transparent Auswertung, Zugriff und Nutzung der Daten geregelt sind. Ein frühzeitiger, transparenter Dialog verbessert in der Regel die Ausgangslage. Die folgende Checkliste kann als Gesprächsleitfaden dienen.
Checkliste für das Gespräch mit dem Betriebsrat
Die Checkliste bündelt alles, was für ein erstes Gespräch geklärt sein sollte. Facility, IT, Datenschutz und Betriebsrat können sie gemeinsam als Agenda oder Protokollstruktur nutzen, und jede Seite bringt eigene Beiträge ein: Facility die Flächenfragen, IT die technische Sicht, Datenschutz die rechtliche Bewertung und der Betriebsrat die Perspektive der Beschäftigten.
Checkliste, Punkt 1: Zweck
- Präzise formulieren, warum die Messung stattfinden soll, zum Beispiel: „Flächenbedarf vor Verlängerung eines Mietvertrags klären“ oder „Beschwerden über Überfüllung einzelner Bereiche prüfen“.
- Klarstellen, dass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeitender geplant ist.
Checkliste, Punkt 2: Erfasste Daten
- Auflisten, welche Rohdaten anfallen: Buchung, Netzwerkanmeldung, Zutrittszeitpunkt.
- Festhalten, welche davon ins Reporting fließen und wie früh personenbezogene Details entfernt oder anonymisiert werden.
Checkliste, Punkt 3: Auswertungsebene
- Definieren, auf welcher Ebene Reports zulässig sind: Arbeitsplatzgruppe, Zone, Etage, Standort. Nie eine Einzelauswertung pro Person.
- Beispiel eines typischen Reports: Auslastung pro Wochentag nach Etage.
Checkliste, Punkt 4: Zugriffsrechte
- Rollen beschreiben, die Zugriff auf Auswertungen erhalten: Real Estate, Facility, HR, Betriebsrat, Geschäftsführung.
- Festlegen, ob und wie der Betriebsrat dauerhaften Einblick in Reports bekommt.
Checkliste, Punkt 5: Löschfristen
- Vorschlag machen, nach welcher Zeit Rohdaten gelöscht oder irreversibel anonymisiert werden.
- Regelungen zu Backups und Protokolldaten ansprechen. Betriebsrat muss über Datenspeicherung und Zugriff informiert werden.
Checkliste, Punkt 6: Überprüfung nach der Pilotphase
- Einen Zeitraum vereinbaren, nach dem Wirksamkeit, Nebenwirkungen und eventuelle Anpassungen gemeinsam geprüft werden.
- Option festhalten, die Nutzung einzuschränken oder zu stoppen, wenn vereinbarte Grenzen überschritten werden.
Details sollten in einer Betriebsvereinbarung schriftlich geregelt werden. Eine juristische Prüfung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt ist empfehlenswert.
Beispiel: Auslastung berechnen
Eine klare Rechenlogik hilft, Missverständnisse mit Betriebsrat und Datenschutz zu vermeiden. Die Berechnung auf Tagesbasis ist transparent und gut nachvollziehbar.
Formel
Auslastung = genutzte Arbeitsplatztage ÷ verfügbare Arbeitsplatztage
Ein Arbeitsplatztag ist ein Arbeitsplatz, der an einem Arbeitstag tatsächlich genutzt wird.
Beispielrechnung: Zahlen frei gewählt, kein Richtwert
- 100 Arbeitsplätze × 20 Arbeitstage = 2.000 verfügbare Arbeitsplatztage
- Gebucht: 1.100 Arbeitsplatztage → Buchungsquote 55 %
- Tatsächlich genutzt (gemessen): 800 Arbeitsplatztage → reale Nutzung 40 %
Dieses Beispiel zeigt: Die Buchungsquote überschätzt die tatsächliche Büroauslastung um 15 Prozentpunkte. Ohne Messung der realen Nutzung können Flächenentscheidungen auf einer falschen Annahme beruhen. Der Unterschied ist ein zentrales Argument im Gespräch mit dem Betriebsrat: Es geht darum, Leerstände zu erkennen, nicht Menschen zu kontrollieren. Büroauslastung messen ist entscheidend für Flächenentscheidungen.
Typische Fragen, die sich mit anonymisierten Auslastungszahlen beantworten lassen:
- Welche Tage sind Peak Days?
- Welche Zonen oder Etagen sind dauerhaft gering belegt?
- Wie groß ist der Unterschied zwischen Buchungsquote und realer Nutzung?
- Welche Standorte haben den höchsten Anteil ungenutzter Bürofläche?
Was der Betriebsrat zu Recht fragt
Betriebsratsmitglieder und Datenschutzbeauftragte sind zu Recht skeptisch, wenn ein System eingeführt werden soll, das Anwesenheit im Büro sichtbar macht. Die Sorge vor Überwachung ist berechtigt, denn die Grenze zwischen Flächenmessung und Verhaltenskontrolle verläuft nicht immer offensichtlich. Der zentrale Einwand lautet fast immer: „Wird die Anwesenheit einzelner Personen überwacht?“
Einwand: „Werden einzelne Mitarbeitende sichtbar gemacht?“
Dieser Einwand ist berechtigt, insbesondere bei Systemen, die technisch in der Lage wären, individuelles Verhalten zu protokollieren. Die Messung muss datenschutzkonform erfolgen, und die Daten sollten ausschließlich für die Flächenplanung genutzt werden.
Unternehmen können dem Einwand begegnen, indem sie folgende Punkte verbindlich zusichern:
- Strikte Trennung von operativer Buchung (personenbezogen, für die Arbeitsplatzreservierung) und Reporting (anonym, aggregiert auf Flächen- und Zeitachsen).
- Keine Reports auf Personen- oder Teamebene, sondern ausschließlich auf Ebene von Zonen, Etagen, Standorten und Zeiträumen.
- Keine Live-Überwachung, keine GPS-Ortung, keine Arbeitszeiterfassung im Rahmen der Auslastungsmessung.
Diese Grenzen sollten in einer Betriebsvereinbarung dokumentiert werden: was gemessen wird, wie anonymisiert wird, wer Zugriff hat, wie lange Daten gespeichert werden und dass Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ausgeschlossen ist.
Damit bleibt der Fokus klar auf der Flächenentscheidung: Wie viel Bürofläche brauchen wir, welche Teamzonen die Zusammenarbeit vor Ort unterstützen, welche Zeiten sind Spitzen? Unternehmen sollten die reale Nutzung messen, statt Anwesenheit zu unterstellen.
Drei weitere Fragen aus Mitbestimmung und Datenschutz kommen oft auf.
Wer sieht die Daten und in welcher Form?
Rollenbasierte Zugriffsrechte und klare Reporting-Definitionen schaffen Vertrauen. Nicht jede Führungskraft braucht Zugang zu Auslastungsdaten. Definieren Sie genau, welche Rollen welche Auswertung sehen.
Wie lange bleiben Daten speicherbar?
Verkürzte Speicherfristen und frühzeitige Aggregation reduzieren das Risiko. Je schneller Rohdaten anonymisiert werden, desto geringer die Gefahr einer Reidentifikation durch Kombination mit anderen Datenquellen.
Kann das System später zur Leistungskontrolle ausgebaut werden?
Diese Nutzung sollte ausdrücklich ausgeschlossen und technisch-organisatorisch abgesichert werden, zum Beispiel durch Beschränkung auf anonyme Nutzungsauswertungen und vertragliche Festlegung des Verwendungszwecks. Wo ein System zur Leistungsüberwachung geeignet wäre, ist eine Betriebsvereinbarung in der Regel das geeignete Instrument.
So gehen Sie mit Seatti vor
Seatti bringt Workspace Management und Office Intelligence in einem System zusammen: Das Büro wird in Microsoft Teams und Outlook organisiert, und die Nutzungsdaten dazu bilden die Grundlage für Entscheidungen über Fläche und Kosten. Nutzer, Gruppen und Zugänge übernimmt Microsoft Entra Sync automatisch, ohne doppelte Datenpflege. Das System ist für Unternehmen mit Enterprise-Strukturen ab 250 Mitarbeitenden gebaut.
Über Fläche und Betriebskosten wird im Büroalltag ständig entschieden, häufig ohne gemessene Nutzung als Grundlage. Ein reines Buchungstool beantwortet nur die Frage, wie das Büro betrieben wird. Wie viel Fläche tatsächlich gebraucht wird, zeigen erst Nutzungsdaten. Für Unternehmen stellt sich deshalb weniger die Frage, ob sie diese Daten brauchen, sondern wie lange sie Flächenentscheidungen noch ohne sie treffen.
Schritt 1: Datenschutz und Betriebsrat früh einbinden
Bevor eine Demo oder ein Pilotprojekt beginnt, sollten Unternehmen das Gespräch mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat führen. Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird: Die Auswertungen sind pseudonymisiert und aggregiert, ohne Rückschluss auf einzelne Personen. Es gibt keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung und keine Arbeitszeiterfassung. Hosting und Datenverarbeitung finden in der EU statt, Seatti ist ISO 27001 zertifiziert. Buchungen sind auf Wunsch anonym möglich, die Angabe des Arbeitsorts ist optional.
Die juristische Bewertung und die Betriebsvereinbarung sollten Unternehmen mit eigener Rechtsberatung klären.
Schritt 2: Workspace Management einführen
Im ersten Schritt bildet Seatti Workspace Management die operative Seite des Büros ab: Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Services direkt in Microsoft Teams und Outlook. Mehrere Standorte, Gesellschaften und Regelwerke lassen sich zentral verwalten, Rollen und Berechtigungen granular steuern. In dieser Phase werden Prozesse und Buchungslogik stabilisiert, bevor das Auslastungsreporting hinzukommt.
Schritt 3: Office Intelligence für reale Nutzung aktivieren
Im nächsten Schritt verbindet Seattis Office Intelligence Buchungsdaten mit der IP-basierten Anwesenheit und vorhandener Infrastruktur, um ein realistisches Bild der Flächennutzung zu erhalten.
Die IP-basierte Anwesenheit erkennt, wenn sich ein Gerät mit dem festgelegten Büro-Netzwerk verbindet. Es ist keine zusätzliche Hardware, kein zusätzlicher Check-in und keine Interaktion der Mitarbeitenden nötig, es gibt kein GPS, keine raumgenaue Ortung und keine Bewegungsprofile. Pro Standort lassen sich eigene Netzwerke festlegen.
Damit lassen sich aggregiert die Auslastung nach Etage, Bereich und Standort beantworten, ebenso der Unterschied zwischen gebuchten Plätzen und tatsächlicher Nutzung samt identifizierten No Shows sowie Trends nach Wochentagen und Zeiträumen.
Die IP-basierte Anwesenheit ist in Intelligence Essentials enthalten, die vollumfängliche Nutzungsanalyse in Intelligence Enterprise. Die Details finden Sie auf der Preisseite.
Schritt 4: Technischer Rollout im Microsoft 365 Umfeld
Der technische Rollout dauert in der Regel weniger als zwei Wochen. Am ersten Tag stehen Kick-off und technische Installation im Microsoft 365 Umfeld an, in der ersten Woche folgen Admin-Schulung und die Konfiguration der Büros, in der zweiten Woche das Onboarding der Nutzenden und der Go-live. Die Abstimmung mit dem Betriebsrat liegt vor dem technischen Rollout, ihre Dauer hängt vom Unternehmen ab. Implementierungskosten fallen nicht an.
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Erst das Gespräch, dann die Demo
Das Wichtigste in Kürze: Flächennutzung messen heißt, Entscheidungen über Büromiete und Kosten auf reale Daten zu stützen, ohne Mitarbeitende zu überwachen. DSGVO und Mitbestimmung lassen sich in der Regel einhalten, wenn Daten früh anonymisiert, nur aggregiert ausgewertet und gemeinsam mit Betriebsrat und Datenschutz gestaltet werden.
Der empfohlene nächste Schritt: Zuerst ein internes Gespräch zwischen Facility, IT, Datenschutz und Betriebsrat auf Basis der oben skizzierten Checkliste. Danach eine gemeinsame Demo, in der der Betriebsrat konkret sieht, welche Reports geliefert werden und welche Daten gerade nicht sichtbar sind.
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Weiterlesen: Welche Desk Booking Software ist DSGVO-konform? und DSGVO-konformes Besuchermanagement.
Autor und Quellen
Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 04.11.2026.
Der Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar. Bei rechtlichen Fragen zur DSGVO, zum Betriebsverfassungsgesetz oder zu Betriebsvereinbarungen wird die Konsultation einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Datenschutz- oder Arbeitsrecht empfohlen.
Quellen:
- IP-basierte Anwesenheitserfassung
- Datenschutz
- ISO 27001 Zertifikat
- Preise
- Workplace Analytics
- Office Intelligence
- Office Intelligence ohne zusätzliche Hardware
Häufig gestellte Fragen
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. In der Regel besteht eine Mitbestimmungspflicht, wenn technische Systeme zur Auslastungsmessung eingeführt werden, selbst wenn keine Überwachungsabsicht besteht. Ob der Betriebsrat zustimmt, ist das Ergebnis des Mitbestimmungsprozesses und kann nicht im Voraus zugesichert werden. Eine frühzeitige Einbindung mit klarer Zweckbeschreibung verbessert die Ausgangslage.
Anwesenheits- und Auslastungsdaten werden typischerweise nicht auf Basis einer individuellen Einwilligung verarbeitet, sondern auf einer anderen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, gegebenenfalls ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung. Voraussetzung ist ein klarer Zweck, Datenminimierung, Transparenz, Mitbestimmung und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Einwilligungen im Arbeitsverhältnis sind rechtlich sensibel, weil Mitarbeitende in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen, und stellen daher nicht die Standardlösung dar.
Anonymisiert bedeutet, dass aus den verarbeiteten Daten kein Rückschluss mehr auf eine konkrete Person möglich ist, zum Beispiel durch Entfernung von Identifikatoren und Zusammenfassung auf Gruppenebene. Aggregiert bedeutet, dass Daten auf Flächen- oder Zeitachsen zusammengefasst werden, etwa als Auslastung pro Etage und Tag. Für Flächenentscheidungen ist genau diese Ebene ausreichend. Individuelle Anwesenheitslisten sind dafür nicht nötig.
Auf Reportingebene genügen wenige Kennzahlen: Anzahl belegter Arbeitsplätze oder Räume pro Bereich und Tag, Peak Days, Vergleich gebucht vs. genutzt. Namen, Personalnummern oder exakte Arbeitszeiten einzelner Beschäftigter sind nicht erforderlich, um die Flächeneffizienz zu beurteilen. Jede zusätzliche Datenart sollte kritisch gegen Zweckbindung und Datenminimierung geprüft werden.
Technisch ist Seatti in der Regel in weniger als zwei Wochen live, von Kick-off über Konfiguration bis Onboarding. Die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz liegt davor, ihre Dauer hängt vom Unternehmen ab und sollte vor der technischen Umsetzung abgeschlossen sein.
