Was kostet Desk Booking pro Mitarbeiter?

Desk Booking kostet bei den hier geprüften Einstiegspaketen im Beispiel für 250 Mitarbeitende zwischen rund 1 € und 3,50 € pro Mitarbeitendem und Monat, je nach Abrechnungsmodell, Paket und Funktionsumfang. Hinter diesen Zahlen stehen sehr unterschiedliche Einheiten: Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere pro aktivem Nutzer oder pro Ressource wie Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz.

Dieser Vergleich zeigt konkret, wie sich Anbieterlistenpreise auf „Kosten pro Mitarbeitendem und Monat“ herunterbrechen lassen, welche Kostenblöcke in die Budgetplanung gehören, wie sich Anbieter inklusive Seatti vergleichen lassen und welche Zusatzkosten für Implementierung oder Hardware entstehen. Das ist vor allem für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen relevant, die Büroflächen effizient steuern, Desk Booking kosteneffizient einführen und Flächenentscheidungen auf belastbare Nutzungsdaten statt auf Schätzungen stützen wollen.

Einen ausführlichen Anbietervergleich mit Tarifgrenzen und Zusatzkosten finden Sie in unserem Desk Sharing Software Preisvergleich 2026, die Einordnung von Seatti gegenüber sieben Alternativen unter Seatti im Vergleich.

Sie erfahren, welche Kostenmodelle bei Desk Booking Software in der Praxis vorkommen, wie Sie Preise sauber vergleichen und welches Modell zu Ihrer Flächen- und Nutzungslogik passt.

Was kostet Desk Booking Software pro Mitarbeiter und Monat?

Die Einstiegspakete der hier betrachteten Anbieter liegen für 250 Mitarbeitende im Bereich von etwa 1 € bis 3,50 € pro Mitarbeitendem und Monat. Der konkrete Betrag hängt davon ab, ob ein Anbieter nach Nutzer, aktivem Nutzer oder nach Ressource abrechnet und wie umfangreich Funktionen wie Raumbuchung, Parkplatzbuchung, Analysen oder Integrationen im jeweiligen Paket enthalten sind. Desk-Booking-Software unterstützt hybride Arbeitsmodelle und Hot-Desking, doch die Flexibilität im Alltag wirkt sich auf die Kosten aus, weil sie bestimmt, wie viele Arbeitsplätze und Nutzende tatsächlich gebraucht werden.

Alle hier genannten Preise basieren auf öffentlich verfügbaren Listenpreisen der Anbieter (Preisseiten der Anbieter, Stand 15.10.2026). Individuelle Rabattvereinbarungen, Volumenstaffeln oder Bundles können diese Werte verändern. Bei Seatti werden die Module Workspace Management und Office Intelligence getrennt lizenziert und lassen sich je nach Zielsetzung kombinieren, mit Bundle-Vorteil bei Kombination. Konkrete Bundlekonditionen werden im individuellen Angebot kalkuliert.

Die folgenden Abschnitte erklären, wie aus sehr unterschiedlichen Preismodellen vergleichbare Werte pro Mitarbeitendem entstehen. Ein Überblick über Lizenzmodelle, Einheiten und Zusatzkosten hilft, Angebote auf die eigene Arbeitsumgebung zu beziehen.

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Wie rechnen Sie Preise pro Nutzer, pro aktivem Nutzer und pro Ressource auf Mitarbeitende um?

Anbieter von Desk Booking Software verwenden verschiedene Abrechnungseinheiten. Der Einkauf braucht aber eine einheitliche Vergleichszahl: Kosten pro Mitarbeitendem und Monat, egal ob die Lösung als Arbeitsplatzbuchungssystem oder als allgemeines Buchungssystem eingesetzt wird. Nutzerbasierte Abrechnung bedeutet, dass der Preis mit der Anzahl der lizenzierten Mitarbeitenden steigt. Bei ressourcenbasierter Abrechnung bestimmt die Zahl der buchbaren Arbeitsplätze die Kosten.

Die Grundformel lautet: Jahreskosten geteilt durch Zahl der Mitarbeitenden geteilt durch 12 ergibt die Kosten pro Mitarbeitendem und Monat.

Pro Nutzer

„Pro Nutzer“ bedeutet: Jede Person, die eine Benutzerlizenz besitzt, wird abgerechnet, unabhängig davon, ob sie regelmäßig eine Buchung tätigt oder nicht. Dieses Modell macht die Kosten planbar, weil die Zahl der lizenzierten Mitarbeitenden bekannt ist.

Pro aktivem Nutzer

„Pro aktivem Nutzer“ heißt: Nur Personen, die in einem definierten Zeitraum (z. B. monatlich) eine Buchung tätigen oder sich anmelden, werden berechnet. Die genaue Definition, wann ein Nutzer als „aktiv“ gilt, weicht je nach Anbieter ab und sollte schriftlich geklärt werden. Bei diesem Modell hängen die Kosten von der tatsächlichen Nutzung ab.

Pro Ressource

„Pro Ressource“ meint: Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze, die buchbar sind, werden lizenziert. Die Kosten pro Ressource müssen über die Desk-Sharing-Quote auf alle Mitarbeitenden umgelegt werden. Bei Desk Sharing teilen sich Mitarbeitende weniger Arbeitsplätze, als es Personen gibt, und buchen nach Bedarf. Flexible Buchungssysteme können dabei leere Schreibtische sichtbar machen. Wer Desk Sharing in verschiedenen Arbeitsbereichen einführt, zählt die Ressourcen am besten je Bereich getrennt.

Rechenbeispiel Flexopus

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Umrechnung: Flexopus rechnet pro Ressource ab. Bei 250 Mitarbeitenden und 150 buchbaren Arbeitsplätzen (Desk-Sharing-Quote 0,6) ergeben sich im Starter-Tarif 238,50 € pro Monat, also 2.862 € pro Jahr. Das entspricht rund 0,95 € pro Mitarbeitendem und Monat. Im Business-Tarif sind es 448,50 € pro Monat bzw. 5.382 € pro Jahr, also etwa 1,79 € pro Mitarbeitendem und Monat (Quelle: Preisseite des Anbieters, Stand 15.10.2026). Diese Werte beziehen sich auf eine bestimmte Flächen- und Mitarbeitendenkonstellation und dienen als Rechenbeispiel.

Unternehmen mit Microsoft 365 sollten für jede Angebotsvariante dieselbe Formel nutzen, um eine konsistente Baseline für den Business Case und Flächenentscheidungen zu erhalten. Entscheidend ist dabei auch, wie die Verfügbarkeit freier Arbeitsplätze im Alltag angezeigt wird, denn davon hängt ab, wie gut die gerechnete Quote zur tatsächlichen Nutzung passt.

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Beispielrechnung für 250 Mitarbeitende: Einstiegspakete im Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt eine vereinfachte Beispielrechnung für 250 Mitarbeitende über 12 Monate. Verwendet werden Listenpreise der Einstiegspakete laut Preisseiten der Anbieter. Die Pakete haben sehr unterschiedlichen Funktionsumfang, insbesondere bei Integrationen, Governance und Analytics. Die Tabelle dient der Orientierung „pro Mitarbeitendem“ und stellt keinen direkten Qualitätsvergleich dar. Preise pro Nutzer, pro aktivem Nutzer und pro Ressource sind nicht direkt vergleichbar.

Alle Werte basieren auf Listenpreisen laut Anbieter-Preisseiten (Stand 15.10.2026) und den Seatti Preisen. Keine Rabatte, individuelle Angebote oder Bundles berücksichtigt.

Diese Werte zeigen, dass die Kosten pro Mitarbeitendem je nach Anbieter, Tarif und Abrechnungseinheit erheblich variieren. Bei deskbird etwa kostet die monatliche Abrechnung pro Nutzer mehr als die jährliche. Für ein belastbares Budgetgespräch müssen immer die konkrete Konfiguration, Add-ons und Vertragslaufzeiten berücksichtigt werden. Erweiterte Funktionen wie Analysen und Integrationen können die Kosten gegenüber den hier gezeigten Einstiegspaketen erhöhen.

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Was kommt zu den Lizenzkosten dazu?

Der Lizenzpreis pro Nutzer oder Ressource ist nur ein Teil der tatsächlichen Kosten. Die Total Cost of Ownership über mehrere Jahre ist für Real Estate, IT und Einkauf die relevante Größe. Die Implementierung von Desk-Booking-Software kann einmalige Einrichtungsgebühren erfordern, und auch laufende Aufwände sollten einkalkuliert werden.

Add-ons und erweiterte Funktionen. Bei einigen Anbietern sind modulare Erweiterungen nicht im Basistarif enthalten. deskbird listet SAML, SCIM, HRIS-Integrationen und erweiterte Datenschutzeinstellungen (Benutzer- und Datenmanagement), Kiosk- und Catering-Funktionen für Meetingräume sowie Besuchermanagement als Add-ons ohne veröffentlichte Preise (Quelle: Preisseite des Anbieters, Stand 15.10.2026). In Microsoft-365-Umgebungen sind SSO und SCIM für viele IT-Abteilungen ein wichtiges Kriterium für Governance und Security. Bei Seatti ist Besuchermanagement ebenfalls ein separates Add-on, das pauschal je Standort abgerechnet wird (Seatti Preise ansehen).

Implementierung und Professional Services. Einige Anbieter berechnen für Einführung, Projektmanagement und Anpassungen gesonderte Kosten. Eptura Engage (früher Condeco) nennt auf seiner Preisseite Professional Services für die Einführung und den Check-in per Badge-Daten als kostenpflichtige Positionen (Quelle: Preisseite des Anbieters, Stand 15.10.2026). Hier sollte Projektbudget über die Lizenz hinaus eingeplant werden. Bei Seatti fallen in der Regel keine Implementierungskosten an. Konfiguration, Raumpläne, Schulungen und Support sind inklusive.

Hardware. Sensorbasierte oder displaybasierte Lösungen erfordern zusätzliche Investitionen für Kioske, Raumdisplays, Badges oder Sensoren. Eptura Engage nennt Bildschirme und Kioske als kostenpflichtige Hardwareoptionen. Diese Kosten gehören in die Budgetplanung und in ROI-Berechnungen.

Integrationen und Identitätsmanagement. Das Setup für Single Sign-on, HRIS-Anbindung oder Kalender-Synchronisation erzeugt internen IT-Aufwand und ist bei manchen Anbietern als Add-on lizenziert. Neben Microsoft 365 unterstützen einige Lösungen auch Google Workspace und Google Calendar als alternative Arbeits- und Kalenderumgebungen. Viele Lösungen bieten eine Anbindung an Microsoft Teams und Outlook. Prüfen Sie, ob die Buchung direkt in MS Teams möglich ist, über eine App auf dem Smartphone funktioniert und welche Integrationen im Standard enthalten sind. Auch Slack kommt bei manchen Anbietern als Oberfläche für Buchungen infrage. So werden Buchungen in bereits genutzten Tools verankert, statt ein separates Portal zur Pflicht zu machen. Seatti synchronisiert über Microsoft Entra Sync Nutzende, Gruppen und Zugänge automatisch und bietet in Workspace Enterprise API-Zugang. Das kann wiederkehrenden manuellen Pflegeaufwand reduzieren.

Mindestlaufzeiten und Support. Bei Eptura Engage beträgt die Vertragslaufzeit laut Preisseite mindestens ein Jahr, Seatti rechnet jährlich ab. Bei deskbird kostet die monatliche Abrechnung 3,50 € statt 2,75 € bei jährlicher Zahlung (Stand 15.10.2026). Support-Level, Reaktionszeiten und Admin-Schulungen können Ihre internen Kosten und Projektlaufzeiten beeinflussen, auch wenn sie nicht immer einzeln bepreist werden.

Fragen Sie bei jeder Anbieteranfrage gezielt nach diesen Zusatzkosten und internen Aufwänden, um Überraschungen im zweiten oder dritten Jahr zu vermeiden.

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Wie verändert sich der Preis mit der Unternehmensgröße?

Bei einigen Anbietern greifen ab bestimmten Größen Mengenrabatte oder Enterprise-Pakete: Flexopus nennt Mengenrabatte im Enterprise-Paket ab 50 Ressourcen, bei deskbird, desk.ly, Yoffix und Seatti sind die Enterprise-Stufen individuell bepreist. Mit wachsender Unternehmensgröße kann sich der Fokus verschieben: von reiner Arbeitsplatzbuchung hin zu Office Intelligence, Reporting und komplexeren Governance-Anforderungen für mehrere Standorte und Gesellschaften. Gleichzeitig können klare Regeln für Buchungszeiten, Zonen oder Nutzergruppen wichtiger werden.

Preise von Robin und Eptura Engage sind auf den geprüften Seiten nicht angegeben (Stand 15.10.2026) und müssen für die eigene Nutzerzahl direkt beim Anbieter angefragt werden. Bei größeren Lösungen sollten IT-Teams bei Auswahl, Integration und Betrieb früh eingebunden werden.

Seatti Listenpreise nach Unternehmensgröße

Die folgende Übersicht zeigt, wie sich die Listenpreise von Seatti Workspace Management mit der Nutzendenzahl entwickeln (Nutzende × Preis × 12, jährliche Abrechnung, ohne Mengenrabatte und Bundle-Vorteil; Seatti Preise ansehen):

Office Intelligence wird bei Seatti als separates Modul mit eigenen Preisen lizenziert. In Kombination mit Workspace Management sind Bundle-Vorteile möglich, die konkrete Höhe liegt im individuellen Angebot.

Real Estate und IT können diese Rechnung nutzen, um zu entscheiden, ob ein Pilot mit einer kleinen Nutzergruppe oder ein früher Rollout auf mehr Nutzende wirtschaftlich sinnvoller ist. Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung können helfen, den Rollout schrittweise zu steuern.

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Wo passt Seatti im Kostenvergleich?

Seatti bündelt zwei Module, die sich getrennt oder zusammen nutzen lassen:Workspace Management deckt die Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Services direkt in Microsoft Teams und Outlook ab. Office Intelligence führt Buchungsdaten und IP-basierte Anwesenheit zu einem realistischen Nutzungsbild zusammen und zeigt Auslastung, Trends und Einsparpotenziale. Beide Module werden pro Nutzer und Monat lizenziert, mit jährlicher Abrechnung. Bei Kombination gibt es Bundle-Vorteile, konkrete Bundlekonditionen werden im individuellen Angebot kalkuliert.

Planbar bleibt auch die Einführung: Von der technischen Installation bis zum Go-Live vergehen in der Regel weniger als zwei Wochen. Am ersten Tag wird Seatti mit Microsoft 365 verbunden, in der ersten Woche folgen Admin-Schulung und Konfiguration der Büros, in der zweiten das Onboarding der Nutzenden. Implementierungskosten fallen in der Regel nicht an. Die Integration in Microsoft 365 über Microsoft Entra Sync und die Verankerung in Teams und Outlook kann den Schulungsaufwand reduzieren und die Akzeptanz erleichtern. Für gemeinsame Präsenztage bietet Seatti Team- und Gruppenbuchungen.

Bei Entscheidungen über Fläche und Betriebskosten fehlen vielen Unternehmen belastbare Nutzungsdaten. Ein Buchungstool unterstützt Modelle wie Hot Desking, zeigt aber nur, wer wo gebucht hat, und nicht, wie viel Fläche tatsächlich gebraucht wird. Seatti führt Workspace Management und Office Intelligence in einem System zusammen, das nativ in Microsoft 365 läuft, und liefert die Daten, mit denen sich der Flächenbedarf einschätzen lässt. Bleibt die Frage, wie lange Flächenentscheidungen noch ohne diese Datenbasis fallen sollen.

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So kalkulieren Sie Ihr Budget

„Desk Booking pro Mitarbeitendem“ ist kein fixer Marktpreis. Es ist ein Ergebnis aus Lizenzmodell, Funktionsumfang, Unternehmensgröße, Ressourcenanzahl und Einführungsaufwand. Mit wenigen klaren Schritten lässt sich dennoch ein belastbarer Budgetrahmen für die eigene Organisation aufbauen.

1. Mitarbeitende und Ressourcen zählen. Bestimmen Sie, wie viele Personen buchungsberechtigt sein sollen. Erfassen Sie Ihre Büroressourcen: Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze, Zonen sowie den Bedarf je nach Art der Arbeit und geplanten Präsenztagen. Definieren Sie die Desk-Sharing-Quote. Mitarbeitende können flexibel Arbeitsplätze nach Bedarf buchen, aber die Quote bestimmt den Preis bei ressourcenbasierter Abrechnung.
2. Funktionsumfang festlegen. Entscheiden Sie, ob ein reines Desk Booking Tool reicht oder ob Workspace Management für Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze sowie Office Intelligence zur Flächenauswertung benötigt werden. Ein Buchungssystem sollte zu Ihren hybriden Arbeitsmodellen und den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden passen. Klären Sie, welche Integrationen in Microsoft Teams, Outlook, HR-Systeme und Zugangssysteme Pflicht sind. Eine Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung kann freie und belegte Arbeitsplätze anzeigen. Prüfen Sie, ob sie im gewünschten Paket enthalten ist.
3. Angebote auf „Kosten pro Mitarbeitendem und Monat“ umrechnen. Berechnen Sie für jedes Angebot die Jahreskosten und wenden Sie die Formel an: Jahreskosten geteilt durch Mitarbeitende geteilt durch 12. Dokumentieren Sie Abrechnungseinheit und Funktionsumfang in einer Vergleichsübersicht. Nutzungsdaten können die Datenbasis für den Business Case liefern, und Echtzeitberichte können fundierte Entscheidungen über Arbeitsumgebungen unterstützen.
4. Zusatzkosten abfragen. Fragen Sie gezielt nach Add-ons, Implementierung, Hardware, Support-Level, Mindestlaufzeit und Integrationsaufwand. Klären Sie, ob Schulungen, Grundriss-Uploads und Konfiguration im Preis enthalten sind oder separat berechnet werden. Bei Seatti fallen in der Regel keine Implementierungskosten an. Planen Sie außerdem internen Aufwand für Datenschutz und Betriebsrat ein.
5. Szenarien rechnen. Spielen Sie mindestens zwei Varianten durch: Pilotgruppe vs. Rollout auf alle relevanten Mitarbeitenden, jeweils mit 1 bis 3 Jahren Laufzeit. Nehmen Sie in jedes Szenario nicht nur Lizenzkosten auf, sondern auch interne Projektzeit, mögliche Flächeneinsparungen und Effekte auf Betriebskosten. Analysen können helfen, Nutzungsmuster im Büro zu erkennen und zu optimieren. Bewerten Sie dabei auch die Effizienz der Flächennutzung und nicht nur die Lizenzkosten.

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Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 29.10.2026.

Quellen: Referenzen, Workspace Management, Office Intelligence, Preise; Angaben zu anderen Anbietern: öffentliche Preisseiten der Anbieter (Stand 15.10.2026)

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