Büroumzug & neues Bürokonzept: So gelingt der Wechsel ins hybride Büro

Ein Büroumzug ist selten nur ein Ortswechsel. Er ist der Moment, in dem Unternehmen entscheiden, wie viel Fläche sie brauchen, wie Teams zusammenarbeiten und welche Arbeitsplätze es künftig gibt. Wer diese Fragen erst nach dem Einzug stellt, zahlt doppelt: für Fläche, die keiner nutzt, und für ein Konzept, das im Alltag nicht trägt.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Umzug ist der beste Zeitpunkt, das Bürokonzept neu zu denken. Danach sind Fläche und Layout für Jahre festgelegt.
• Nicht jeder Bereich eignet sich für Desk Sharing. Entscheidend ist, wie die Teams tatsächlich arbeiten.
• Mitarbeitende früh einbinden und Schritt für Schritt umziehen senkt Widerstände und macht Fehler früh sichtbar.
• IT, Datenschutz und Betriebsrat gehören an den Anfang des Projekts, nicht ans Ende.
• Nach dem Einzug zeigen echte Nutzungsdaten, welche Bereiche funktionieren und welche umgestaltet werden sollten.

Warum der Umzug der richtige Moment für ein neues Bürokonzept ist

Mit dem neuen Mietvertrag legt ein Unternehmen Fläche, Grundriss und Ausstattung für viele Jahre fest. Gleichzeitig ändern sich beim Umzug ohnehin Gewohnheiten: Wege, Sitznachbarn, Routinen. Das macht ihn zum günstigsten Zeitpunkt, um von festen Plätzen auf ein hybrides Modell umzustellen.

Die zentrale Frage lautet dabei nicht „Wie viele Mitarbeitende haben wir?“, sondern „Wie viele sind wann tatsächlich im Büro, und wofür kommen sie?“. Wer das vor der Planung weiß, plant passende Fläche statt Reserve.

Praxisbeispiel: Der Umzug von Jebsen & Jessen in fünf Folgen

Die Hamburger Unternehmensgruppe Jebsen & Jessen ist vom bisherigen Standort Kehrwieder in ein neues Büro gezogen und hat dabei in passenden Bereichen auf Desk Sharing umgestellt. Im Interview erzählen Julian Harrendorf, General Manager Corporate Development, und Valerie Luisa Winand, Project Manager, wie sie vorgegangen sind. Zu jeder Folge gibt es kurze Videoclips aus dem Interview, die ganze Serie auch als Playlist auf YouTube.

Folge 1: Anwesenheit planen statt Abwesenheit verwalten

Vor der Umstellung kannte das System nur Abwesenheiten: Urlaub, Dienstreise, Krankheit. Mit dem mobilen Arbeiten reichte das nicht mehr. Einzelne Teams behalfen sich mit Excel-Listen, die für ein Team funktionierten, aber nicht für das ganze Unternehmen.

„Wir kommen ja aus einer Welt, wo wir Abwesenheiten, wenn überhaupt, gepflegt haben im System.“ Julian Harrendorf, Jebsen & Jessen

Das nehmen Sie mit: Anwesenheit zu planen ist eine andere Aufgabe als Abwesenheit zu verwalten. Team-Insellösungen sind ein gutes Signal für Bedarf, aber keine skalierbare Lösung.

Folge 2: Flexibel, wo es passt

Im alten Büro gab es Einzelbüros und kleine Großraumbüros mit festen Computern. Für das neue Büro stellte das Team eine Frage: Was muss es können, damit das Unternehmen weiter wachsen kann? Die Antwort war kein Entweder-oder. Der Textilbereich bespricht Muster am großen Tisch, der Einkauf arbeitet mit Akten. Dort bleiben feste Strukturen. In anderen Bereichen ist Desk Sharing die bessere Wahl. Rund 60 bis 70 % der Mitarbeitenden haben heute die Flexibilität, an wechselnden Plätzen zu arbeiten.

„Jetzt würde ich sagen, muss man sich die Frage stellen: Wie viel wird das wirklich genutzt?“ Julian Harrendorf, Jebsen & Jessen

Das nehmen Sie mit: Desk Sharing Bereich für Bereich entscheiden. Die IT-Infrastruktur mitdenken, denn feste Telefone und Rufnummern passen nicht zu flexiblen Plätzen.

Folge 3: Mitarbeitende früh einbinden, Schritt für Schritt umziehen

Viele Mitarbeitende waren lange im Unternehmen und mit dem alten Büro vertraut. Valerie Luisa Winand setzte deshalb auf Beteiligung und Transparenz: Feedback aus allen Bereichen, eine klare Timeline und Updates zu jedem Prozessschritt. Statt eines großen Umzugs an drei Tagen kamen die Bereiche nacheinander an.

„Das ist total wichtig, dass man die Mitarbeitenden mitnimmt in diesem Change-Management-Prozess, weil es halt auch Sorgen und Ängste gibt.“ Valerie Luisa Winand, Jebsen & Jessen

Das nehmen Sie mit: Zuerst eine Vision festlegen und vom Zieltermin aus rückwärts planen. Abteilungsweise umziehen, denn kleine Fehler fallen auf, solange erst ein Bereich betroffen ist.

Folge 4: Schnell live, mit IT, Datenschutz und Betriebsrat an Bord

Jebsen & Jessen hat die IT und den Datenschutz von Beginn an eingebunden. Seatti lief direkt in Microsoft Teams, gestartet wurde mit Pilotbereichen. Wie viel die Vorbereitung wert war, zeigte ein Wasserschaden im alten Büro: Weil die Grundrisse bereits für alle Bereiche angelegt waren, ging die Lösung noch am selben Abend für alle live. Die betroffenen Teams konnten freie Plätze der Holding buchen, ohne anderen den Platz wegzunehmen.

„Seatti ist ja mega, wie geht das so schnell?“ So beschreibt Julian Harrendorf die Reaktion der Mitarbeitenden.

Das nehmen Sie mit: Das Tool vor dem Umzug vollständig einrichten, inklusive Grundrissen für alle Bereiche. Auf einen Anbieter setzen, der Datenschutz- und Betriebsratsprozesse bereits bei anderen Unternehmen durchlaufen hat.

Folge 5: Daten zeigen, welche Fläche wirklich gebraucht wird

Heute sehen die Teams im Meetup Dashboard, wer morgen im Büro ist und wo. Das verändert, wann Menschen kommen: Sie wissen, wen sie treffen. Gleichzeitig zeigen die Nutzungsdaten, welche Bereiche kaum genutzt werden und umgestaltet werden können. Dazu kommen die Synchronisation mit dem Outlook-Kalender und die Buchung von Parkplätzen, etwa für Gäste oder wenn Kolleginnen und Kollegen ihren Platz im Team freigeben.

„Dieser Bereich wird ja gar nicht benutzt, da müssen wir vielleicht von vier Tischen mal umschwenken auf eine Sofaecke.“ Julian Harrendorf, Jebsen & Jessen

Das nehmen Sie mit: Das Bürokonzept ist nach dem Einzug nicht fertig. Nutzungsdaten zeigen, wo nachgesteuert werden sollte. Je mehr Abläufe im Büro in einer Plattform laufen, desto einfacher wird der Alltag für alle.

Checkliste: Büroumzug mit neuem Bürokonzept

Vor der Planung

• Vision und Ziele für das neue Büro festlegen
• Tatsächliche Auslastung im bestehenden Büro messen, nicht schätzen
• Für jeden Bereich klären, ob Desk Sharing zur Arbeitsweise passt

Planung

• Vom Zieltermin aus rückwärts planen
• Feedback aus allen Bereichen einholen
• IT, Datenschutz und Betriebsrat früh einbinden
• IT-Infrastruktur für flexible Plätze vorbereiten

Umzug

• Klare Timeline kommunizieren und bei jedem Schritt informieren
• Bereich für Bereich umziehen statt alles auf einmal
• Buchungstool vor dem ersten Umzugstag vollständig einrichten

Nach dem Einzug

• Nutzung der Bereiche regelmäßig auswerten
• Wenig genutzte Flächen umgestalten
• Weitere Abläufe wie Parken oder Besucher in dieselbe Plattform holen

Wie Seatti bei Umzug und Bürokonzept unterstützt

Seatti ist das Office Operating System für hybride Unternehmen. Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Teamplanung laufen in einer Plattform, direkt in Microsoft Teams und Outlook.

Vor dem Umzug macht Office Intelligence sichtbar, wie das bestehende Büro tatsächlich genutzt wird: nach Bereich, Wochentag und Team. So lässt sich der Flächenbedarf für den neuen Standort begründen, statt ihn zu schätzen. Nach dem Einzug zeigt die laufende Auswertung, welche Bereiche funktionieren.

Sie planen einen Umzug? Vereinbaren Sie eine Live-Demo und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren tatsächlichen Flächenbedarf ermitteln und das neue Büro von Anfang an richtig aufsetzen.