Maximilian

Hybrides Onboarding: 7 Tipps für die Einarbeitung

Immer mehr Unternehmen setzen auf hybrides Arbeiten. Denn das Arbeitsmodell hat viele verschiedene Vorteile für Mitarbeitende und Firmen. Für Unternehmen erweitert es den Talent-Pool, steigert die Produktivität von Mitarbeitenden und macht sie als Arbeitnehmer attraktiver. Das zieht neue Mitarbeitende an, die dann wiederum ein hybrides Onboarding durchlaufen müssen. Das ist für beide Seiten eine Umstellung. Aber wie sieht ein gutes hybrides Onboarding aus?

Das Wichtigste in Kürze

  • In Zeiten von hybrider Arbeit wird auch das Onboarding immer wichtiger. Denn ca. 33 % der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen verlassen dieses nach nur 6 Monaten.
  • Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess erhöht die Verbundenheit zum Unternehmen um das 18-Fache.  
  • Mit einem strukturiertem Onboarding schaffen Unternehmen nicht nur Orientierung, sondern binden Mitarbeitende von Anfang an in die Unternehmenskultur ein.
  • Klare Strukturen, genügend Zeit zur eigenständigen Einarbeitung & hybride Events helfen dabei Neuzugänge gut in das Team zu integrieren & sie an das Unternehmen zu binden.

Warum ist ein hybrides Onboarding so wichtig?

Um Mitarbeitende im Unternehmen willkommen zu heißen, ist ein gut geplanter Onboarding-Prozess essenziell. Besonders in Zeiten von hybrider Arbeit muss in den ersten Monaten nicht nur die fachliche Einarbeitung geschehen, sondern auch die Integration ins Team gelingen. Insbesondere der letzte Punkt spielt für viele Mitarbeitende eine wichtige Rolle, besonders wenn sie nicht an ein hybrides Arbeitsmodell gewohnt sind. Denn einen neuen Mitarbeitenden aus der Ferne onzuboarden und gleichzeitig durch online Meetings an die Unternehmenswerte heranzuführen, kann eine Herausforderung sein.

Und aktuelle Studien belegen die Notwendigkeit eines guten, hybriden Onboardings. Denn knapp ein Drittel der Neueinsteiger im Unternehmen schauen sich schon nach 6 Monaten nach einem neuen Job um, 23 % kündigen sogar nach einem Jahr - unabhängig davon, ob das Unternehmen hybrid oder vor Ort arbeitet. Der Teamzusammenhalt und die richtige Einarbeitung spielen daher eine wichtige Rolle.

Wie gestaltet sich ein gutes hybrides Onboarding?

Um neue Mitarbeitende ideal auf die neue Stelle vorzubereiten, sollte ein klar strukturierter Onboarding-Prozess erstellt werden. Ziele des hybriden Onboardings sollten sein:

  • Neue Mitarbeitende ins Team zu integrieren
  • Einen Rahmen zur Orientierung zu schaffen
  • Wissen über das Unternehmen, die Vision und das Produkt aufzubauen

1. „Preboarding” schon vor dem Start

Noch bevor es an den Start geht, können Unternehmen bereits vor dem offiziellen Start mit dem Onboarding loslegen. Aber Vorsicht: Mitarbeitende sollten nicht mit Informationen zu ihrer neuen Stelle überhäuft werden. Schließlich arbeiten sie noch nicht im Unternehmen. Mit einem kleinen digitalen Onboarding-Paket lassen sich kleine, aber effektive Akzente setzen. Wer über eigenes Merchandise wie Hoodies oder Sticker verfügt, kann natürlich auch ein kleines Paket an Neueinsteiger schicken. Ansonsten kann ein digitales Willkommenspaket folgendes enthalten:

  • Zugang zum Intranet oder einem Unternehmenshandbuch
  • Übersicht über die Unternehmenswerte & die hybride Unternehmenskultur
  • Organigramm der einzelnen Teams bzw. des Unternehmens
  • Technische Ausstattung für das Homeoffice
  • Login-Details für alle notwendigen Accounts

Der Vorteil eines solchen digitalen Pakets ist die zeitliche Unabhängigkeit der neuen Mitarbeitenden. Sie können sich das Material im eigenen Tempo anschauen, Unternehmensstrukturen verstehen, Fragen notieren und anhand eines Organigramms, passende Fragen für Projektverantwortliche vorbereiten. Das stellt die Weichen für den ersten Arbeitstag.

2. Erster Tag: Einarbeitung vor Ort

Idealerweise findet der erste Arbeitstag vor Ort im Büro statt. So lernen neue Mitarbeitende gleich das Team kennen und können erste persönliche Bindungen aufbauen. Vielmehr lassen sich Fragen aus dem Preonboarding direkt vor Ort klären. Daher ist es essenziell, die wichtigsten Ansprechpartner:innen einzuladen oder hybride Meetings aufzusetzen. Dabei steht nicht nur der fachliche Austausch im Vordergrund, sondern diese Meetings erlauben es auch, klassisch miteinander zu quatschen und ins Gespräch zu kommen.

Auch in den Folgetagen sollten einige Meetings angesetzt werden, um „das große Ganze” zu verstehen. Beispielsweise kann das eine kleine Einführung in das Produkt sein, Austausch mit anderen Abteilungen oder Schulungen für Tools.  

3. Strukturen für das hybride Onboarding schaffen

Für Neuzugänge bedeutet ein neuer Job immer eine Flut von Informationen und Aufgaben. Strukturen helfen hier, den Start zu erleichtern. Daher ist es wichtig, dass Newbies von Anfang an Zugang zu einer zentralen Organisationsplattform haben, wo alle wichtigen Dokumente und Informationen zu finden sind.  

Hier lassen sich Checklisten hinterlegen, in denen wichtige Aufgaben aufgelistet sind. Beispielsweise wenn Accounts aktiviert oder wichtige Dokumente für die Anmeldung von Mitarbeitenden gebraucht werden. Ergänzend lassen sich hier auch Videos hinterlegen. Zum Beispiel wie die Beantragung von Urlaub funktioniert oder was im Fall einer Krankheit zu tun ist. Ein Gespräch mit der HR-Abteilung sollte aber unbedingt immer noch folgen.

4. Self Assessment: Das große Ganze verstehen

Neben den ganzen Meetings sollten neue Mitarbeitende aber immer Zeit für sich haben. Durch aktiven Freiraum können vor allem Führungskräfte sich Zeit nehmen und sich weiter in Strukturen und das Produkt einarbeiten. Mitarbeitende haben Zeit zum Durchatmen und können sich ihre eigenen Strukturen schaffen und Priorisierungen festlegen.

5. Zeit für informelle Treffen geben

Was Hand in Hand mit dem Lern- und Kennenlernprozess einhergeht, sind Pausen. Um das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern und die Flut an neuen Informationen zu begrenzen, sollte das hybride Onboarding auch den informellen Austausch fördern.  

Eine Viertelstunde am Tag lässt sich einfach blocken, um einen abteilungsübergreifenden Coffee-Chat aufzusetzen. Das verbindet die Teams untereinander, verschafft Zeit, sich näher kennenzulernen und fördert den Teamgeist.  

Für neue Mitarbeitende oder Auszubildende kann es außerdem hilfreich sein, einen Onboarding-Buddy zu haben. Dieser übernimmt als zentraler Ansprechpartner zahlreiche Aufgaben, aber steht grundsätzlich als Stütze im Alltag oder bei Kleinigkeiten dienen. Das schafft Sicherheit im hybriden Onboarding-Prozess, insbesondere wenn Neuzugänge im Homeoffice arbeiten.  

6. Hybride Events organisieren

Die Einbindung von Mitarbeitenden in das jeweilige Team und das gesamte Unternehmen sollte zentrales Ziel eines jeden hybriden Onboardings sein. Das schafft eine informelle Atmosphäre, in der neue Mitarbeitende schnell anfängliche Hemmungen verlieren und sich öffnen können.

Gruppenevents oder Einzelgespräche helfen dabei, eine Bindung zum Team und zu Einzelpersonen aufzubauen. Wichtig ist es, sich die Zeit zu nehmen! Ein Pub-Quiz zum Beispiel ist eine lustige und gleichzeitig herausfordernde Aktivität, um neue Mitarbeitende im gesamten Team bekannt zu machen. Und das lässt sich schnell und einfach hybrid organisieren.

Idealerweise finden solche Events natürlich vor Ort statt. Schließlich ist der zwischenmenschliche Austausch im Büro noch einmal ganz anders. Weihnachtsfeiern, Sommerpartys oder ein wöchentliches Ritual wie gemeinsames Yoga am Morgen stärkt diese Bindung und bindet Neuzugänge schnell ein.

7. Feedback einholen

Nachdem die ersten Tage und Wochen vergangen sind, sollte kontinuierlich Feedback von neuen Mitarbeitenden eingeholt werden. Denn jeder nimmt die Einführung in ein Unternehmen anders wahr – besonders, wenn es um ein hybrides Onboarding geht. Durch eine aktive und transparente Feedback-Kultur lässt sich für Neuzugänge und kommende Mitarbeitenden der Onboarding-Prozess verbessern. 

Leitfragen können beispielsweise sein:

  • Wie lief der Einführungsprozess ab?
  • Hat das bereitgestellte Material beim Onboarding geholfen?
  • Was waren die größten Herausforderungen?
  • Konnten Probleme & Fragen schnell gelöst werden?
  • Was kann verbessert werden?
  • Wurden die aufgabenspezifischen Erwartungen klar vermittelt?

Nach dem Onboarding: Hybrides Arbeiten gut organisieren

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Außerdem bietet dir die Standortübersicht die Möglichkeit, die Kollaboration im Unternehmen zu fördern. Auf einen Blick sehen Mitarbeitende, wer wann im Büro sein wird. So können sie sich verabreden und den Arbeitstag zusammen verbringen. So gelingt die Integration in das Team schnell, einfach und smart.  

Lass uns gerne mal quatschen!

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A portrait from Chris.