Flex Desk - die neue Art des Arbeitens
In Zeiten von immer mehr Flexibilität und Mobilität auf dem Arbeitsmarkt gewinnt auch das Konzept des "Flex Desk" immer mehr an Bedeutung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff und welche Vorteile bietet er?
Das Wichtigste in Kürze
- Flex Desks bedeutet, dass Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern ein Schreibtisch mehrere Kolleg:innen zur Verfügung steht.
- Das bedeutet für Unternehmen, dass sie deutlich an Fläche einsparen können oder bei gleichbleibender Fläche weitere Mitarbeitenden einstellen können.
- Für Mitarbeitende ermöglicht das Modell eine verbesserte Work-Life-Balance durch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro.
- Eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware hilft dabei die Organisation & Verwaltung des hybriden Büros zu vereinfachen.
Was steckt hinter dem Konzept “Flex Desk”?
Das Konzept des Flex Desks wird oftmals als Synonym für das hybride Arbeiten verwendet. Beide Begriffe beschreiben, dass Mitarbeitende nicht mehr an einen persönlichen Schreibtisch gebunden sind, sondern ein Arbeitsplatz von mehreren Kolleg:innen genutzt wird.
Je nach Bedarf und Auslastung des Büros können Mitarbeitende sich an einen beliebigen Flex Desk niederlassen. Flex Desks können in Unternehmen, Co-Working Spaces oder auch in öffentlichen Gebäuden wie Bibliotheken oder Universitäten zu finden sein.
Vor allem in Unternehmen setzt sich dieses Konzept immer weiter durch und revolutioniert die Arbeitsweise.
Vorteile von Flex Desks
Das Modell der Flex Desks hat einige Vorteile zum alten, konservativen Modell der Büroarbeit. Denn nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Unternehmen profitieren vom hybriden Arbeitsmodell. Zu den Vorteilen gehören:
- Flexibilität: Durch die Möglichkeit, an verschiedenen Arbeitsplätzen zu arbeiten, wird eine größere Flexibilität und Unabhängigkeit von bestimmten Arbeitsplätzen ermöglicht. Das fördert nicht nur die Kreativität, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
- Kostenersparnis: Für Unternehmen kann die Einführung von Flex Desks eine Kostenersparnis bedeuten, da weniger feste Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Kosten für die Anschaffung und Wartung von Arbeitsplätzen. Auf das kann das die Bürokosten senken.
- Effizienz: Flex Desks fördern auch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, da sie nicht mehr an festen Arbeitsplätzen gebunden sind. Durch den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit an Projekten können Prozesse beschleunigt und die Effizienz erhöht werden.
- Gesundheit: Flex Desks können auch dazu beitragen, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu verbessern, da sie sich nicht mehr an unergonomischen Arbeitsplätzen quälen müssen. Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach eigenen Bedürfnissen zu gestalten und regelmäßig zu wechseln, fördert auch die Bewegung und verhindert einseitige Belastungen.
- Nachhaltigkeit: Die Nutzung von Flex Desks kann auch einen positiven Effekt auf die Nachhaltigkeit von Unternehmen haben, da weniger Arbeitsplätze eingerichtet und somit weniger Ressourcen verbraucht werden. Außerdem entfällt durch das Wechselmodell zwischen Homeoffice und Büro der Anfahrtsweg an vielen Arbeitstagen. Auch das vermindert den Co2-Ausstoß pro Kopf.
Wie lassen sich Flex Desks im Unternehmen implementieren?
Die Einführung von Flex Desks kann für Unternehmen eine große Herausforderung sein. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Unternehmen die folgenden Schritte befolgen:
Analyse des Arbeitsplatzbedarfs
Unternehmen sollten den Arbeitsplatzbedarf ihrer Mitarbeitenden analysieren und feststellen, wie viele Flex Desks benötigt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, ob bestimmte Arbeitsbereiche oder Abteilungen eine höhere Nachfrage nach Arbeitsplätzen haben als andere. Wird das Mitarbeiterverhalten richtig verstanden, lässt sich einfach Flächenoptimierung betreiben.
Kommunikation
Eine erfolgreiche Implementierung von Flex Desks erfordert eine offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Die Vorteile und Herausforderungen sollten klar kommuniziert werden, um Bedenken oder Sorge von Mitarbeitenden zu minimieren.
Schulung
Mitarbeiter sollten geschult werden, wie sie die Flex Desks effektiv nutzen können. Dazu gehören neben gesundheitlichen Schulungen auch Workshops zum Thema hybride Teamarbeit oder hybride Meetings. Denn die neue Arbeitsweise bedeutet auch ein Strukturwandel im Unternehmen. Sind Mitarbeitende vorbereitet, gelingt der Wandel deutlich einfacher.
Technologie
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den Anforderungen von Flex Desks entspricht. Mitarbeitende sollten Zugang zu gemeinsam genutzten Dateien und Programmen haben, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Auch die technische Implementierung einer Desk Sharing Software sollte für alle Mitarbeitenden funktionieren.
Feedback
Unternehmen sollten regelmäßig das Feedback der Mitarbeiter sammeln und evaluieren, um sicherzustellen, dass die Flex Desks den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und kontinuierlich verbessert werden können.
Mit Seattis Buchungssoftware Flex Desks schnell & einfach einführen
Damit sich Flex Desks erfolgreich einführen lassen, braucht es eine klare Organisationsstruktur. Ein richtiges technisches Set-up kann hier enorm helfen. Eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware wie Seatti setzt Rahmenbedingen für die Verwaltung von Büroflächen.
Durch die besonders einfache Integration in Microsoft 365 kannst du durch die SSO-Anmeldung bisherige Nutzergruppen, Teams und Rechte mit einem Mausklick übernehmen. So organisierst du alles in Microsoft Teams und Mitarbeitende müssen weder ein zusätzliches Tool benutzen und du brauchst keine Schulungen organisieren. So gelingt die Arbeitsplatzbuchung im Handumdrehen!
Und ob Flex Desk für dein Unternehmen funktioniert, zeigt unsere integrierte Datenanalyse. Anhand von anonymisierten Buchungsdaten kannst du die Kapazität und Auslastung deiner Büroflächen in einem Dashboard sehen. Auf dieser Basis kannst du sehen, ob Flex Desk für dich wirklich funktioniert.
