Was ist ein Flex Desk? Definition & Bedeutung
Das Flex Desk Konzept, auch als Desk Sharing oder Hot Desking bekannt, beschreibt die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen im Büro. Mitarbeitende haben keinen festen Schreibtisch mehr, sondern wählen täglich einen verfügbaren Arbeitsplatz – je nach Bedarf und Aufgaben. Dieses Modell ist ein zentraler Bestandteil von hybriden Arbeitsmodellen und unterstützt Unternehmen dabei, Büroflächen effizienter zu nutzen.
Wichtige Fakten zum Flex Desk:
- Kein fester Arbeitsplatz: Ein Schreibtisch wird von mehreren Mitarbeitenden genutzt.
- Flächeneinsparung: Unternehmen können Büroflächen reduzieren oder mehr Mitarbeitende auf gleicher Fläche beschäftigen.
- Work-Life-Balance: Flex Desk ermöglicht den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro.
- Flex Desk Software: Tools wie Seatti helfen bei der Organisation und Verwaltung.
Vorteile des Flex Desk Konzepts
1. Maximale Flexibilität & Mitarbeiterzufriedenheit
Mit Flex Desk wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz flexibel – für konzentriertes Arbeiten oder kreative Teamarbeit. Das steigert Produktivität, Kreativität und die Work-Life-Balance.
2. Kosteneinsparungen durch optimierte Büroflächennutzung
Unternehmen profitieren von geringeren Fixkosten, da weniger feste Arbeitsplätze benötigt werden. Laut Seatti lassen sich bis zu 30 % der Bürokosten einsparen.
3. Förderung von Zusammenarbeit & Unternehmenskultur
Wechselnde Sitznachbarn fördern den interdisziplinären Austausch und stärken den Teamgeist. Das Flex Desk Modell unterstützt eine offene Unternehmenskultur.
4. Nachhaltigkeit & CO₂-Reduktion
Weniger Bürofläche und geringerer Energieverbrauch tragen zur Nachhaltigkeit bei. Kürzere Pendelzeiten reduzieren den CO₂-Ausstoß.
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Wie implementiert man Flex Desks im Unternehmen?
Schritt 1: Analyse des Arbeitsplatzbedarfs
Ermittelt, wie viele Flex Desks benötigt werden. Berücksichtigt dabei die Auslastung verschiedener Abteilungen. Tools wie Seatti Analytics bieten datenbasierte Einblicke.
Schritt 2: Offene Kommunikation
Informiert Mitarbeitende transparent über Vorteile und Herausforderungen. So werden Bedenken frühzeitig adressiert.
Schritt 3: Schulungen & Change Management
Bereitet euer Team mit Workshops zu hybrider Teamarbeit und hybriden Meetings auf die Umstellung vor.
Schritt 4: Technische Infrastruktur
Stellt sicher, dass eure IT-Infrastruktur Desk Sharing unterstützt. Eine Flex Desk Software wie Seatti ermöglicht einfache Buchungen und Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365.
Schritt 5: Kontinuierliches Feedback
Sammelt regelmäßig Feedback und passt das Konzept an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden an.
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Seatti: Flex Desk Software für effiziente Arbeitsplatzbuchung
Mit der Seatti Buchungssoftware lassen sich Flex Desks schnell und einfach einführen. Die Integration in Microsoft 365 ermöglicht Single Sign-On und die Übernahme bestehender Teams und Rechte. Die Analytics Dashboards zeigen anonymisiert die Auslastung und helfen, die Büroflächen optimal zu steuern.
Vorteile von Seatti:
- Bis zu 30 % Kosteneinsparung bei Büroflächen
- Einfache Integration in bestehende Systeme
- Keine zusätzlichen Tools oder Schulungen notwendig
- Transparente Datenanalyse für fundierte Entscheidungen
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Flex Desk vs. Feste Arbeitsplätze: Was ist besser?

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FAQ: Flex Desk im Unternehmen
Was ist ein Flex Desk?
Ein Flex Desk ist ein flexibler Arbeitsplatz, der von mehreren Mitarbeitenden genutzt wird. Es gibt keine festen Schreibtische mehr.
Welche Vorteile bietet das Flex Desk Konzept?
Flex Desk spart Kosten, fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Work-Life-Balance und unterstützt nachhaltige Unternehmensziele.
Wie kann ich Flex Desks im Unternehmen einführen?
Analysiert den Bedarf, kommuniziert offen, schult Mitarbeitende, setzt auf passende Software wie Seatti und sammelt regelmäßig Feedback.
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Fazit:
Das Flex Desk Konzept ist ein zukunftsweisendes Modell für moderne Unternehmen. Mit der richtigen Strategie und Tools wie Seatti lassen sich Kosten senken, die Zusammenarbeit stärken und nachhaltige Ziele erreichen. Jetzt mehr erfahren und Flex Desk erfolgreich umsetzen!
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Weiterführende Links:
