In Zeiten von immer mehr Flexibilität und Mobilität auf dem Arbeitsmarkt gewinnt auch das Konzept des "Flex Desk" immer mehr an Bedeutung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff und welche Vorteile bietet ein Flex Desk Konzept für euer Unternehmen?
Das Wichtigste in Kürze
- Flex Desks bedeutet, dass eure Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern ein Schreibtisch für mehrere Kolleg:innen zur Verfügung steht.
- So können Unternehmen an Fläche einsparen oder bei gleichbleibender Fläche weitere Mitarbeitenden einstellen.
- Für Mitarbeitende ermöglicht das Modell eine verbesserte Work-Life-Balance durch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro.
- Eine Flex Desk Software hilft dabei, Büros besser zu organisieren & zu verwalten sowie die Kollaboration in eurem Unternehmen zu fördern.
Was steckt hinter dem Flex Desk Konzept?
Das Konzept des Flex Desks wird oftmals als Synonym für das hybride Arbeiten verwendet. Beide Begriffe beschreiben, dass eure Mitarbeitende nicht mehr an einen persönlichen Schreibtisch gebunden sind, sondern ein Arbeitsplatz von mehreren Kolleg:innen genutzt wird.
Je nach Bedarf und Auslastung des Büros können eure Mitarbeitende sich an einen beliebigen Arbeitsplatz niederlassen. Oftmals wird zusätzlich eine Flex Desk Policy eingeführt, die Mitarbeitende verpflichtet, einen bestimmten Prozentsatz ihrer Arbeitszeit im Büro zu verbringen.
Zwanghafte Versuche, eure Mitarbeitende zurück ins Büro zu holen, sind aber meist kein guter Weg und widersprechen dem flexiblen Ansatz des Flex Desk Konzeptes.
Vorteile des Flex Desk Konzepts für Unternehmen und Mitarbeitende
Die Einführung von Flex Desks bringt zahlreiche Vorteile für moderne Unternehmen mit sich. Durch die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen können sowohl die Effizienz gesteigert als auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.
- Maximale Flexibilität im Arbeitsalltag: Mit dem Flex Desk Modell wählen Mitarbeitende täglich ihren Arbeitsplatz flexibel entsprechend ihrer aktuellen Aufgaben und Bedürfnisse. Ob konzentriertes Arbeiten in ruhiger Umgebung oder kreative Zusammenarbeit im Team – die freie Platzwahl fördert Produktivität, Kreativität und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Work-Life-Balance.
- Kosteneinsparungen durch optimierte Büroflächennutzung: Mit dem Flex Desk Konzept profitieren Unternehmen von reduzierten Fixkosten, da weniger feste Arbeitsplätze benötigt werden. Die Einführung von Flex Desks & die effizientere Flächennutzung kann so zu Einsparungen bei Miete, Ausstattung und Wartung führen und insgesamt die Bürokosten senken.
- Förderung der Zusammenarbeit und des Teamgeists: Durch wechselnde Sitznachbarn entstehen neue Kommunikationswege und ein verstärkter interdisziplinärer Austausch. Das Flex Desk Set Up unterstützt eine offene Unternehmenskultur und stärkt den Zusammenhalt im Team.
- Unterstützung nachhaltiger Unternehmensziele: Flex Desks können einen positiven Effekt auf die Nachhaltigkeit von Unternehmen haben, da die flexible Arbeitsplatzgestaltung den Bedarf an Büroflächen und den Energieverbrauch reduziert. Zudem verringert das hybride Arbeiten mit Flex Desks die Pendelzeiten der Mitarbeitenden, was zu einer Reduktion des CO₂-Ausstoßes beiträgt
Wie lassen sich Flex Desks im Unternehmen implementieren?
Die Einführung eines Flex Desk Konzeptes kann für euch als Unternehmen anfangs eine große Herausforderung sein. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, solltet ihr die folgenden Schritte beachten:
Analyse des Arbeitsplatzbedarfs
Als Unternehmen solltet ihr analysieren, wie viele Flex Desks Arbeitsplätze eure Mitarbeitenden brauchen. Dabei solltet ihr berücksichtigen, ob bestimmte Arbeitsbereiche oder Abteilungen eine höhere Nachfrage nach Arbeitsplätzen haben als andere. Wird das Mitarbeiterverhalten richtig verstanden, lässt sich eine ordentliche Flächenoptimierung betreiben, die eine effiziente Flex Desk Nutzung ermöglicht.
Kommunikation
Eine erfolgreiche Flex Desk Implementierung erfordert eine offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Die Vorteile und Herausforderungen sollten klar kommuniziert werden, um Bedenken oder Sorge eurer Mitarbeitenden zu minimieren.
Schulungen
Eure Belegschaft sollten geschult werden, bevor Flex Desks eingeführt werden. Das gelingt beispielsweise mit Workshops rund ums Thema hybride Teamarbeit oder hybride Meetings. Sind Mitarbeitende vorbereitet, gelingt der Wandel deutlich einfacher.
Technologie
Ihr solltet sicherstellen, dass eure IT-Infrastruktur den Anforderungen von Flex Desks entspricht. Eure Mitarbeitende sollten Zugang zu gemeinsam genutzten Dateien und Programmen haben, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Auch die technische Implementierung einer Desk Sharing Software oder Flex Desk App sollte für alle Mitarbeitenden funktionieren.
Feedback
Sammelt regelmäßig Feedback eurer Mitarbeitenden ein und evaluiert dieses, um sicherzustellen, dass das Flex Desks Konzept den Bedürfnissen eurer Belegschaft entspricht und kontinuierlich verbessert werden kann.
Mit Seattis Buchungssoftware Flex Desks schnell & einfach einführen
Damit sich Flex Desks erfolgreich einführen lassen, braucht es eine klare Organisationsstruktur. Ein richtiges technisches Set-up kann hier enorm helfen. Eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware wie Seatti setzt Rahmenbedingen für die Verwaltung von Büroflächen.
Durch die besonders einfache Integration in Microsoft 365 kannst du durch die SSO-Anmeldung bisherige Nutzergruppen, Teams und Rechte mit einem Mausklick übernehmen. So organisierst du alles in Microsoft Teams und Mitarbeitende müssen weder ein zusätzliches Tool benutzen und du brauchst keine Schulungen organisieren. So gelingt die Arbeitsplatzbuchung im Handumdrehen!
Und ob Flex Desk für dein Unternehmen funktioniert, zeigt unsere integrierte Datenanalyse. Anhand von anonymisierten Buchungsdaten kannst du die Kapazität und Auslastung deiner Büroflächen in einem Dashboard sehen. Auf dieser Basis kannst du sehen, ob Flex Desk für dich wirklich funktionieren.
.webp)
