Maximilian

Hybride Meetings gestalten: 7 Tipps für die nächste Besprechung

Das Wechselmodell zwischen Homeoffice und Büro ist für viele Arbeitnehmer:innen ein Vorteil! Sie können standort- und zeitunabhängig arbeiten, wodurch sich die Work-Life-Balance verbessert. Dennoch kennt wohl jeder die Pannen während Besprechungen, die online und vor Ort stattfinden. Wie also lassen sich hybride Meetings richtig gestalten?

Das Wichtigste in Kürze

  • Hybride Meetings sind zum neuen Standard in vielen Unternehmen geworden. Dabei hält sich ein Teil der Mitarbeitenden vor Ort im Büro auf, der andere wird online zugeschaltet.
  • Die Integration aller Teilnehmenden in die Besprechung sorgt sich nur für eine verbesserte Produktivität, sondern fördert auch die Unternehmenskultur & den Teamgeist.
  • Um hybride Meetings besser & effizienter zu gestalten, sollten die technischen Voraussetzungen stimmen, Strukturen geschaffen und eine aktive Feedback-Kultur gelebt werden.

Was sind hybride Meetings & warum sind sie so wichtig?

Wer hybrides Arbeiten wird es sicher kennen: Alle Mitarbeitenden sollen an der Besprechung teilnehmen – egal, ob vor Ort oder online. Die Lösung sind hybride Meetings. Dabei findet die Besprechung parallel online und vor Ort statt. Sprich Mitarbeitende im Büro setzen sich beispielsweise in einem Konferenzraum zusammen, während ihre Kolleg:innen sich online zuschalten.  

Warum das wichtig ist? Hybrides Arbeiten bedeutet, alle Mitarbeitenden standortunabhängig einzubinden. Nicht nur um alle Beteiligten im Workflow abzuholen, sondern auch die Unternehmenskultur und den Teamgeist am Leben zu erhalten.

Wie lassen sich hybride Meetings besser gestalten?

  • Die richtige technische Ausstattung bereitstellen
  • Eine “open Door Mentalität” etablieren
  • Hybride Meetings mit Struktur füllen
  • Klare Rollen festlegen
  • Teilnehmende zu Wort kommen lassen
  • An die Körpersprache denken
  • Offen für Rückmeldungen sein

 

1. Hybride Meetings mit der richtigen Technik stattfinden lassen

Die Grundvoraussetzung für hybride Meetings ist die Technik. Denn ohne sie funktioniert der Austausch zwischen Mitarbeitenden vor Ort und aus dem Homeoffice eben nicht. Ein banaler, aber meist unterschätzter Faktor ist da schon eine stabile Internetverbindung. Nicht überall ist die Verbindung so gut. Daher gilt für beide Teilnehmenden, besonders wenn es um Videokonferenzen geht, die Teilnahme zu garantieren.

Was ebenso für alle Mitarbeitenden gilt, ist eine gemeinsame Kommunikationsplattform oder ein Chatprogramm. Tools wie Microsoft Teams sind wunderbare Plattformen zur gemeinsamen Kommunikation. Wichtig ist hier die Einheitlichkeit. Das gesamte Unternehmen sollte sich auf eine Plattform einigen und einzelne Abteilungen keine Alleingänge machen.  

Ein wichtiger Punkt, der meist unterschätzt wird, ist die Sichtbarkeit alle Teilnehmenden. Auch wenn ein hybrides Meeting stattfindet, sollte jeder der Mitarbeitenden vor Ort für alle Besprechungsteilnehmer sichtbar sein. Wie wird das garantiert? Nun entweder man installiert in dem Meetingraum eine zentrale Kamera, die alle abbilden kann oder alle Beteiligten haben trotz Treffen vor Ort ihre Laptops offen und nehmen am gemeinsamen Meeting online teil. So finden sich alle virtuell zusammen, niemand wird ausgeschlossen, sondern es erzeugt ein Gemeinschaftsgefühl.

2. Hybride Besprechungen bewusst offen gestalten

Im Büro stehen die Türen zum Besprechungsraum bewusst offen: Jeder kann ein- und ausgehen, wie er möchte. Meist wird die Zeit davor und danach sogar für einen kleinen Plausch genutzt. Um Mitarbeitenden im Homeoffice auch diese Gelegenheit zu ermöglichen, sollten für hybride Meetings bewusst ein kleiner Puffer eingeplant werden. Eine Viertelstunde reicht schon, um den Kolleg:innen zu Hause eine Möglichkeit für den informellen Austausch zu geben.  

3. Strukturen sind das A & O für hybride Meetings

Damit alle Teilnehmenden nicht die Orientierung verlieren, ist es umso wichtiger für hybride Meetings Strukturen zu entwickeln. Das muss gar nicht ausführlich sein, sondern eine kurze und knappe Agenda vor dem Meeting oder in der Einladung reicht vollkommen aus. Während des Meetings ist eine eingeblendete Folie oder das Whiteboard im Konferenzraum ein wichtiger Blickfang, um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

4. Moderator, Techniker, Time-Tracker: Rollen vorab festlegen

Apropos Strukturen: Besonders bei größeren Besprechungen ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Eine klare Rollenverteilung vor Beginn der Konferenz hilft bei der Kommunikation und dem Ablauf von hybriden Meetings. Führungskräfte übernehmen beispielsweise die Rolle des Moderators und führen durch die Tagesordnung. Einer der anderen Teilnehmenden achtet dafür auf den Chat und dient als Buddy für die Mitarbeitenden im Homeoffice, hilft bei technischen Problemen oder macht auf Fragen aufmerksam. Durch diese Verteilung innerhalb des Teams bleibt niemand in hybriden Meetings auf der Strecke.

5. Allen Mitarbeitenden Gehör schenken

Rückmeldungen in Besprechungen sind wichtig! Sie fördern den Austausch und ermöglichen es, verschiedene Blickwinkel auf einen bestimmten Sachverhalt zu lenken. Insbesondere für Mitarbeitende aus dem Homeoffice kann es mitunter schwierig sein, Rückmeldungen zu geben. Klare Regeln wie digitale Handzeichen oder das Sammeln von Fragen durch einen „Chat-Beauftragten” helfen, andere zu Wort kommen zu lassen.  

6. Körpersprache nicht vergessen

Ein Faktor, den man schnell in hybriden Meetings vergisst, ist die Körpersprache. Wenn Teilnehmende in Besprechungen miteinander kommunizieren, richten sie sich meist auch von der Körpersprache zu ihrem Gesprächspartner. Das wiederum lässt einen schnell die hybriden Teilnehmenden vergessen und schließt sie unterbewusst aus. Daher ist es umso wichtiger, immer in die Kamera und zu allen in der Runde zu sprechen, auch wenn man sich im hybriden Meeting gegenübersitzt.  

7. Aktive Feedback-Kultur bei hybriden Meetings

Feedback ist immer wichtig! Wenn Unternehmen gerade erst mit hybriden Meetings gestartet haben, sind Verbesserungsvorschläge essenziell. Das lässt sich am Ende einer Besprechung durch Wortmeldungen oder durch einen anonymisierten Fragebogen erfragen. Das gibt Anhaltspunkte, wo Verbesserungspotenzial besteht.  

Meetings im hybriden Umfeld schnell & einfach einrichten

Damit hybride Besprechungen funktionieren, braucht es ein zentrales Organisationsorgan. Mit unserer Arbeitsplatz-Buchungssoftware Seatti erhältst du alles, was du für hybrides Arbeiten und hybride Meetings brauchst.  

Schau in unserer Standortübersicht schnell und einfach nach, wo Arbeitskolleg:inne gerade arbeiten. So weißt du ganz genau, wie viel Platz du potenzial vor Ort im Büro benötigst und wer sich höchstwahrscheinlich online dazuschalten wird. Außerdem setzt du aktiv Anreize, Mitarbeitende doch vor Ort teilnehmen zu lassen. Außerdem kannst du über Seatti schnell und einfach Meetingräume buchen. Durch die nahtlose Integration in das Microsoft 365 Ökosystem werden die Kalender aller Teilnehmenden übereinandergelegt und du siehst auf einen Blick, wann und in welchem Raum du das hybride Meeting am besten stattfinden lassen kannst. So wird die Planung zum Kinderspiel!

Lass uns gerne mal quatschen!

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