Desk Sharing Software – hybrides Arbeiten schnell & strukturiert einführen

Der Trend zum hybriden Arbeiten hält weiterhin an. Unternehmen müssen Lösungen suchen, um Mitarbeitenden Flexibilität zu ermöglichen. Eine Lösung sind geteilte Arbeitsplätze. Eine intuitive Desk Sharing Software erlaubt die Verwaltung mit nur wenigen Klicks. Aber was sollte bei der Einführung beachtet werden? Hier gibt es einige Tipps!

Das Wichtigste in Kürze

• Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz im Büro. Somit haben sie keinen festen oder persönlichen Schreibtisch mehr im Büro.
• So sollen Büroflächen effizienter genutzt, Mitarbeitenden mehr Flexibilität gegeben & auf Dauer Kosten für das Büro reduziert werden.
• Um die Verwaltung zu vereinfachen, hilft eine Desk Sharing Software dabei, Schreibtische & andere Ressourcen im Büro buchbar zu machen & zu sehen, wo Kolleg:innen arbeiten.  
• Hybrides Arbeiten lässt sich theoretisch gesehen in jedem Betrieb & Branche einführen.

Was ist Desk Sharing?

Die Corona-Pandemie hat viele unserer Lebensbereiche auf den Kopf gestellt. So auch die Arbeitswelt. Desk Sharing beschreibt ein neuartiges Konzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben, sondern der Belegschaft alle Schreibtische zur Verfügung gestellt und geteilt werden. Denn in Zeiten von hybridem Arbeiten kommen nicht mehr alle Mitarbeitenden regelmäßig ins Büro.

Das Ziel: Büroflächen sollen effizienter genutzt werden! Denn die Arbeitsplatzbuchung und das damit verbundene hybride Arbeiten bietet enormes Einsparungspotenzial bei Raummieten, Inneneinrichtung, technischen Infrastrukturen und Betriebskosten. Um dieses Potenzial zu nutzen, müssen Unternehmen allen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einen freien Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

Für Verantwortliche der Unternehmensorganisation wie der HR, Facility- oder Real Estate Management bis hin zur Geschäftsführung bedeutet das einen erhöhten Verwaltungsaufwand, der ohne technische Hilfsmittel nur schwer zu bewältigen ist. Die Lösung ist eine Desk Sharing Software.

Was leistet eine Desk Sharing Software?

Mithilfe einer Buchungssoftware können Mitarbeitende per mobile App oder am Desktop, Schreibtische und Co. buchen, Meetings organisieren, Kolleg:innen treffen – und alle das über eine intuitive Benutzeroberfläche. Das setzt zugleich Anreize ins Büro zurückzukehren und gibt Mitarbeitenden die nötige Sicherheit, am Arbeitstag einen festen Schreibtisch zur Verfügung zu haben.

Manche Tools verfügen auch über Analyse-Funktionen. Anhand dieser gesammelten Buchungsdaten können Verantwortliche über Analyse-Funktionen die Auslastung der Büroflächen unter die Lupe nehmen und Entscheidungen zur Optimierung treffen. Eine innovative Desk Sharing Software kann dabei helfen, ungenutzte Büroräume zu identifizieren und auf Dauer Kosten zu sparen.

Welche Vorteile hat die langfristige Nutzung einer unternehmensweiten Software?

1. Kosteneinsparung: Weniger feste und persönliche Arbeitsplätze bedeuten weniger benötigte Büroflächen. Das spart Kosten auf unterschiedlichen Ebenen wie Mietkosten, Reinigungskosten und im Angesicht der Energiekrise auch Strom- und Heizkosten.
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2. Reduzierung des CO2-Fußabdrucks: Hybrides Arbeiten fördert die Nachhaltigkeit und kann die Gesamtumweltbelastung von Unternehmen und Mitarbeitenden verringern, indem Emissionen und Energieverbrauch im Büro und bei der Kommunikation reduziert werden.

3. Sicherheit für Mitarbeitende: Bevor sich Mitarbeitende auf den Weg ins Büro machen, können sie über eine Desk Sharing Software einen freien Arbeitsplatz für ihren Tag buchen.

4. Förderung von Flexibilität: Die Balance zwischen Job und Privatleben verschmilzt durch die Nutzung des Homeoffices zum einen, zum anderen lässt sich beides teilweise besser miteinander vereinen. Dies ist besonders im War for Talents wichtig, um Führungskräfte im Unternehmen zu halten.

5. Sozialer Austausch & Produktivität: Das Büro erlebt einen Wandel. Es dient nicht mehr primär als Arbeitsstandort, sondern entwickelt sich vermehrt zum Ort sozialer Interaktionen mit den Kolleg:innen. So entstehen moderne und hybride Büros.

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Wie lässt sich Desk Sharing implementieren?

Der Übergang zum hybriden Unternehmen erstreckt sich nicht über wenige Wochen. Er ist vielmehr ein laufender Prozess, der besonders in der Anfangsphase viel Zeit braucht. So wird garantiert, dass Mitarbeitende die Veränderung gerne eingehen und beispielsweise die Unternehmenskultur nicht unter der Transformation leidet. Was ist also für die Einführung nötig?

Visionen, Ziele & Strategien festlegen

Am Anfang des Prozesses muss grundsätzlich festgelegt werden, welche Rolle hybrides Arbeiten im Unternehmen spielen wird. Diese werden sich in der Zeit garantiert verändern, denn auch hybrides Arbeiten ist ein fortlaufender Prozess. Dennoch sollten Ziele wie mehr Flexibilität für Mitarbeitende, höhere Attraktivität als Arbeitgeber oder Kostenersparnis durch Flächenreduzierung benannt werden.  

Wandel einläuten & Mitarbeitende einbeziehen

Um Mitarbeitende abzuholen und die Veränderungen zu erläutern, ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Die Unternehmensziele und die Einführung müssen transparent offengelegt werden. Dabei ist es wichtig, beim Erarbeiten einer globalen Policy für hybrides Arbeiten auch die Mitarbeitenden miteinzubeziehen und zu befragen.

Technische Voraussetzung schaffen

Damit Mitarbeitende hybrides Arbeiten nutzen kann, braucht es eine passende technische Ausstattung. Neben Laptops, Tablets oder anderen Geräten gehört auch eine zentrale Cloud-Lösung. So hat jeder Mitarbeitende Zugriff auf Dateien, egal, wo sie sich gerade befinden. Die Desk Sharing Software kann hier eine zentrale Rolle bei der Organisation von Büroflächen spielen. Auch die Implementierung der Software sollte berücksichtigt werden.  

Ausprobieren & Feedback einholen

Probieren geht über studieren! Auch bei der Einführung einer Desk Sharing Software ist das nicht anders. Regelmäßige Feedback-Runden helfen dabei, das Verhalten und die Bedürfnisse der Belegschaft zu verstehen und zu verbessern.  

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Für welche Unternehmen & Branchen eignet sich Desk Sharing?

Hybrides Arbeiten lässt sich theoretisch gesehen in jedem Betrieb und Branche einführen. Besonders gut eignet sich die Implementierung für klassische Büros, in denen beispielsweise die HR-Abteilung, IT-Service oder das Accounting sitzt. Hier lässt sich das Modell “Ein Schreibtisch – mehrere Mitarbeitende” besonders gut und effizient umsetzen. Wenn sich im Büro also der Trend erkennen lässt, dass nur noch ein Bruchteil der Belegschaft vor Ort arbeitet, lohnt es sich, Desk Sharing einzuführen.

Andere Unternehmen machen aber auch andere, eher untypische Bereich durch eine Desk Sharing Software buchbar. So lassen sich beispielsweise Labors genauso online für den Arbeitstag reservieren. Die Anpassungsfähigkeit ist hier sehr hoch und das Produkt ist aus technischer Sicht nicht nur auf das klassische Büro anwendbar.