Desk Sharing: Nutze dein Büro effizienter

Desk Sharing ist ein effektives Modell, um Büroflächen effizient zu nutzen und eine flexible, zusammenarbeitende Arbeitsumgebung zu schaffen. Mit einer passenden Software kann die Implementierung und Verwaltung von Desk Sharing deutlich erleichtert werden. Unternehmen sollten die Vorteile von Desk Sharing in Betracht ziehen und prüfen, ob dieses Modell zu ihrer Arbeitsweise und Unternehmenskultur passt.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Konzept beschreibt, dass Mitarbeitende im Unternehmen keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr haben, sondern sich mehrere Kolleg:innen einen Schreibtisch teilen.

• Mit der Desk Sharing Ratio können Unternehmen messen, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen.
• Dadurch können sie ihr Einsparungspotenzial hinsichtlich ihrer Büroflächen erkennen & Büros optimieren.

Was genau ist Desk Sharing?

Hybrides Arbeiten hat viele neue Arbeitskonzepte hervorgebracht, so auch das Desk Sharing.  Der Kerngedanke ist einfach: Statt jedem Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, werden Schreibtische flexibel und für mehrere Mitarbeitende genutzt. Der Arbeitsplatz wird so zur Ressource, die je nach Bedarf genutzt wird. Kein Mitarbeiter hat mehr seinen persönlichen Schreibtisch, sondern jeder greift auf einen Pool an verfügbaren Arbeitsplätzen zu.

Dies soll vor allem mehr Flexibilität und Mobilität für Mitarbeitende geben. So lassen sich Aufgaben vermehrt aus dem Homeoffice erledigen und somit die Work-Life-Balance verbessern. Hinzu kommt, dass immer mehr Arbeit digital erledigt wird. Ein fester Schreibtisch ist für viele Tätigkeiten nicht mehr unbedingt notwendig.

Dabei bietet Modell des Desk Sharings für Unternehmen mehrere Vorteile:

• Effizientere Nutzung der Bürofläche: Anstatt jeden Tag leerstehende Schreibtische zu haben, werden Ressourcen besser genutzt. So wird optimierst du dein hybrides Büro nachhaltig.  
• Einsparungspotenzial: Teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz, lassen sich Flächen optimieren oder im Idealfall Bürokosten senken.
• Abteilungsübergreifender Austausch: Auch wenn es zu den Herausforderungen hybrider Arbeit (LINK) gehört, steckt hier auch ein enormes Potenzial. Denn es fördert die Zusammenarbeit und Teamkommunikation, indem es Mitarbeitende dazu anregt, regelmäßig den Arbeitsplatz zu wechseln und so mit verschiedenen Kolleg:innen in Kontakt zu kommen.
• Flexibilität: Das Modell bietet sowohl für das Unternehmen als auch für Mitarbeitende Flexibilität. Die Mitarbeitende können je nach ihren Aufgaben und Präferenzen den für sie passenden Arbeitsplatz wählen. ‍
• Agilität: Desk Sharing unterstützt agile Arbeitsmethoden. Hybride Teams können schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Arbeitsweise an neue Projekte und Aufgaben anpassen.

Wie lässt sich das Konzept einführen?

Die Einführung von Desk Sharing in Ihrem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die dir helfen können:

1. Bedarfsanalyse: Überprüfe zunächst, ob das Konzept zu deiner Unternehmenskultur und Arbeitsweise passt. Beziehe hierbei auch deine Mitarbeitenden ein und hole ihr Feedback ein.

2. Planung: Plane die Umsetzung sorgfältig. Berücksichtige dabei die Anforderungen deiner Mitarbeitenden und die vorhandene Bürofläche. Überlege, welche Art von Desk Sharing Modell für dein Unternehmen am besten geeignet ist.

3. Kommunikation: Kommuniziere die Einführung von Desk Sharing frühzeitig und transparent. Erkläre deinen Mitarbeitenden die Gründe für die Änderung und die Vorteile, die sie davon haben.

4. Softwareauswahl: Wähle eine Desk-Sharing-Software, die deinen Anforderungen entspricht. Die Software sollte benutzerfreundlich sein und es deinen Mitarbeitenden erleichtern, Arbeitsplätze zu reservieren und zu verwalten.

5. Testphase: Um das neue Konzept auszuprobieren, starte am besten mit einer Pilotphase (LINK), bevor du Desk Sharing unternehmensweit ausrollst. Das geht am besten mit einer Abteilung oder einem Bürostockwerk. Achte darauf, dass die dortigen Mitarbeitenden Lust haben, Neues auszuprobieren. Sammle Erfahrungen und überlege dir dann, das Konzept zu übertragen.

6. Schulung: Biete Mitarbeitenden Schulungen an, um sie mit dem neuen System vertraut zu machen. Unterstütze sie bei der Umstellung und stehe für Fragen zur Verfügung.

7. Evaluation und Anpassung: Überprüfe regelmäßig, ob Desk Sharing wie geplant funktioniert. Sammle Feedback von deinen Mitarbeitenden und nimm gegebenenfalls Anpassungen vor.

Die Einführung von Desk Sharing kann eine Herausforderung sein, aber mit sorgfältiger Planung, offener Kommunikation und stetiger Anpassung kann es zu einer Bereicherung für dein Unternehmen werden.

Woran erkennst du, dass Desk Sharing funktioniert?

Um einen eindeutigen Beweis zu bekommen, ob das neue Arbeitsmodell funktioniert, heißt es Daten sammeln. Anhand von Buchungsdaten kannst du schnell erkennen, wie viele Mitarbeitende zurück ins Büro kommen und wie viele Arbeitsplätze wirklich notwendig sind. Und den Wert, der dich interessiert, ist die Desk Sharing Ratio.  

Die Desk-Sharing-Ratio, manchmal auch als Platzteilungsquote bezeichnet, ist ein numerischer Ausdruck dafür, wie viele Mitarbeitenden sich einen Arbeitsplatz teilen. Eine Ratio von 1:1 bedeutet, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch hat. Eine Ratio von 2:1 würde bedeuten, dass zwei Mitarbeiter sich einen Schreibtisch teilen.

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, die Anzahl der benötigten Schreibtische zu reduzieren und dadurch Kosten zu sparen, Platz zu optimieren und Flexibilität zu fördern. Der Nachteil: Eine Desk Sharing Ration ist ein sehr individueller Faktor. Es kommt also immer auf die Mitarbeitergröße, die Größe der Büroflächen und den Einsatz von Desk Sharing an, um genau zu bestimmen, wann eine Quote für ein Unternehmen gut ist.

Wie eine Desk-Sharing-Software helfen kann

Bei der Umsetzung von Desk Sharing kann eine spezielle Software hilfreich sein. Diese ermöglicht es, Arbeitsplätze zu verwalten und zu buchen, was insbesondere in größeren Unternehmen von Vorteil sein kann.

Eine Desk-Sharing-Software kann verschiedene Funktionen bieten:

• Buchungssystem: Mitarbeitende können einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum reservieren. So kann sichergestellt werden, dass jeder einen Platz findet, wenn er ins Büro kommt.

• Verwaltung von Arbeitsplätzen: Die Software kann den Überblick über die verfügbaren Arbeitsplätze geben und zeigt an, welche Plätze gerade frei oder besetzt sind.
• Integration mit anderen Systemen: Die Software kann mit anderen Unternehmenssystemen, wie Kalendern oder Projektmanagement-Tools, verbunden werden. So kann beispielsweise direkt im Kalender ein Arbeitsplatz für ein Meeting reserviert werden.
• Analysefunktion: Eine Software kann wie oben beschrieben interne Daten liefern, mit denen das Konzept weiter optimiert werden kann. So lässt sich sicherstellen, dass hybrides Arbeiten wirklich funktioniert.  

Die Verwendung einer Desk-Sharing-Software kann die Implementierung des Desk-Sharing-Modells erleichtern und sicherstellen, dass die Vorteile dieses Modells optimal genutzt werden. Es ist jedoch wichtig, dass das Unternehmen eine Software wählt, die gut zu seinen Anforderungen und Arbeitsweisen passt.