Maximilian

Hybride Zusammenarbeit: Kommunikation zwischen Büro & Homeoffice

Hybride Zusammenarbeit und asynchrone Kommunikation sind zwei Schlüsselfaktoren für erfolgreiches Arbeiten in einer sich schnell verändernden Arbeitswelt. Während früher die Arbeit entweder synchron am selben Ort stattfand, arbeiten Menschen heute synchron und asynchron zusammen. Hybrides Arbeiten lässt die Kollaboration räumlich getrennt und zu unterschiedlichen Arbeitszeiten stattfinden. Was bedeutet für eine hybride Zusammenarbeit?

Das Wichtigste in Kürze

  • Hybrides Arbeiten hat die Kommunikation im Unternehmen stark verändert. Diese wird durch das Wechselmodell vermehrt asynchron.
  • Unternehmen & Führungskräfte müssen sich an diese neue Form der hybriden Zusammenarbeit anpassen.
  • Tools wie Online-Whiteboards, Projektmanagement-System oder Arbeitsplatz-Buchungssystem helfen dabei, den neuen Alltag zu organisieren.
  • Dabei müssen vor allem Führungskräfte ihre Teams neu organisieren & als Vorbilder vorangehen.  

Wie hat sich die Kommunikation & Zusammenarbeit in Unternehmen verändert?

Die Kommunikation hat sich in vielen Bereich asynchron entwickelt. Mitarbeitende, die entweder vor Ort oder im Homeoffice arbeiten, kommunizieren zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten miteinander. Das hat positive und negative Effekte auf die hybride Zusammenarbeit im Unternehmen.

Führungskräfte und Mitarbeitende zugleich müssen daher nun vier unterschiedliche Arbeitsweisen hybrider Arbeit berücksichtigen: asynchron voneinander getrennt, synchron voneinander getrennt, synchron zusammen und asynchron zusammen:

Asynchrone Kommunikation (Andere Zeit, anderer Ort)

Asynchron voneinander getrennte Arbeit findet an unterschiedlichen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten statt. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass ein Teammitglied in den USA arbeitet, während ein anderes in Europa arbeitet.  

Führungskräfte müssen Normen schaffen, um eine "Always-On" Kultur zu vermeiden, die zu Burnout führen kann. Dies beginnt mit einer gesunden Messaging-Kultur. Dazu gehören:  

  • Grenzen setzen & kommunizieren: Eine Abgrenzung zwischen Privatleben & Arbeit ist wichtig. Indem in der Betreffzeile oder in der Nachricht selbst ein kleiner Hinweis platziert wird, dass die Beantwortung Zeit hat, schützen Führungskräfte die Privatsphäre von Mitarbeitenden.  
  • Als Vorbild agieren: Führungskräfte sollten auch außerhalb der Arbeitszeit sich an diese Regeln halten. Also keine Beantwortung von E-Mails in der Freizeit.  
  • Status & Abwesenheiten teilen: Der Status & Anwesenheitszeichen in Chatprogrammen wie Microsoft Teams zeigen, wer gerade verfügbar ist. Innerhalb der hybriden Zusammenarbeit ist es wichtig, diese Signale zu verstehen und zu akzeptieren.

Synchrone Kommunikation (Gleiche Zeit, anderer Ort)

Synchron voneinander getrennte Arbeit findet an unterschiedlichen Orten zur gleichen Zeit statt. Diese Art stellt wohl den hybriden Alltag und die typische Zusammenarbeit in Unternehmen dar. Hierbei verläuft die Kommunikation komplett synchron. Es können also wie gewohnt hybride Meetings abgehalten werden und mit etwas Zeitverzögerung E-Mails und Chats geführt werden.  

Besonders wichtig in diesem Modell: Ein hybrides Onboarding ist der Schlüssel, um Mitarbeitende von Anfang mit der hybriden Zusammenarbeit im Unternehmen vertraut zu machen.  

Synchrone Kommunikation (Gleiche Zeit, gleicher Ort)

Eine der wichtigsten hybriden Möglichkeiten der Zusammenarbeit stellt diese Art der synchronen Kommunikation dar. Denn hier ist alles wie früher: Alle sind zur selben Zeit im Büro. Unternehmen sollten diese Präsenztage gezielt für Prozesse nutzen, die aus der Ferne nur schwer zu bewältigen sind.

Strategische oder kreative Besprechungen, die sich besonders für persönliche Zusammenarbeit eignen, sollten gezielt an diesen Tagen gelegt werden. Aber noch viel wichtiger ist die Erhaltung einer hybriden Unternehmenskultur. Teambuildings bieten sich in diesem Set-up besonders gut an.

Asynchrone Kommunikation (Andere Zeit, gleicher Ort)

Diese Art der Kommunikation richtet sich vor allem an diejenigen, die remote arbeiten oder wo ganze Abteilungen durch ein Schichtsystem zwar am gleichen Ort, aber zu einer anderen Zeit arbeitet. Diese Art der Kommunikation betrifft aber auch Teilzeitkräfte, die nur an bestimmten Tagen im Büro oder im Homeoffice sind.

Wichtig ist es hier, für alle Mitarbeitenden Ergebnisse und Arbeitsfortschritte festzuhalten. Projektmanagement-Tools, Aufzeichnungen von Meetings oder Online-Whiteboards sind hier essenziell für die hybride Zusammenarbeit. Jeder muss nachlesen können, was besprochen wurde, um die eigenen Rückschlüsse auf die jeweilige Arbeiten schließen zu können.  

Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle

Führungskräfte können das volle Potenzial jedes dieser Modi nutzen, indem sie ihre Mitarbeiter unterstützen, ihre Arbeitszeiten und -orte flexibler zu gestalten und die richtigen Tools und Technologien bereitstellen, um erfolgreich zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob sie zur gleichen Zeit und am gleichen Ort sind.

Asynchrone Kommunikation ist besonders wichtig in hybrider Zusammenarbeit, da sie es ermöglicht, dass Teammitglieder ihre Arbeit erledigen und Feedback geben können, ohne auf die Anwesenheit anderer Teammitglieder angewiesen zu sein. Tools wie E-Mail, Instant Messaging und Projektmanagement-Software erleichtern die asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit.

Insgesamt erfordert die hybride Zusammenarbeit und die asynchrone Kommunikation eine Umstellung der Denkweise und eine Anpassung an die sich ändernden Arbeitsbedingungen.

5 Tipps für eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit

Diese Herausforderungen hybrider Zusammenarbeit lassen sich durch kleine Maßnahmen überwinden:  

  1. Nutzung der richtigen Tools: Um eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit zu ermöglichen, sind Chatprogramme, Cloud-Lösungen und Projektmanagement-Tolls besonders wichtig für die asynchrone Kommunikation.
  1. Kommunikation erleichtern: Um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen, sollten Regeln für die Erreichbarkeit festgelegt werden. Außerdem sollte Zeit und Raum für informelle Treffen eingeräumt werden, um die zwischenmenschliche Kommunikation zu fördern.
  1. Face-to-Face Kommunikation fördern: Der persönliche Austausch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften ist wichtig und sollte auch auf Distanz nicht vernachlässigt werden. Regelmäßige Meetings und die Beobachtung der Teamdynamik durch die Führungskraft sind wichtig, um sicherzustellen, dass niemand zurückfällt oder sich abkapselt.
  1. Meetings strukturieren: Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden sich eingebunden fühlen, sollte die Kamera immer eingeschaltet sein und es sollte eine klare Struktur und Zeitrahmen festgelegt werden. Regelmäßige Pausen sind außerdem wichtig.
  1. Teambuilding-Maßnahmen durchführen: Teambuilding-Maßnahmen sind wichtig, um das Teamgefühl aufrechtzuerhalten und zu stärken, auch wenn die Teammitglieder physisch getrennt arbeiten.  

Mit Seatti hybrides Arbeiten vereinfachen

Um das volle Potenzial dieser Arbeitsformen auszuschöpfen, müssen Führungskräfte jedoch sicherstellen, dass sie ihre Mitarbeiter unterstützen, indem sie ihnen die richtigen Tools und Technologien bereitstellen und dafür sorgen, dass die Erwartungen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, die Arbeitsbedingungen sicher und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter gewahrt bleibt.

Eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware wie Seatti kann hier ein zentrales Organisationstool darstellen. Durch die Integration in Microsoft 365 können Mitarbeitende schnell und einfach Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchen. So lässt sich hybrides Arbeiten schnell und effizient organisieren.  

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