Desk Sharing Betriebsrat: Was gehört in die Betriebsvereinbarung? Checkliste und Muster BV

Eine Betriebsvereinbarung zu Desk Sharing regelt in der Regel Zweck, Geltungsbereich, Buchungsregeln, erhobene Daten, Auswertungen, Zugriffsrechte, Löschfristen, Arbeitsplatzausstattung und die Überprüfung nach einer Pilotphase. Sie entsteht gemeinsam mit dem Betriebsrat und sollte juristisch geprüft werden.

Der Anlass ist meist derselbe: Ihr Unternehmen will Desk Sharing mit einer Buchungssoftware in Microsoft 365 einführen, und der Betriebsrat verlangt dafür eine Betriebsvereinbarung. Projektleitung, HR, IT, Datenschutz und Betriebsrat brauchen jetzt eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, die Zuständigkeiten klärt und Datenschutz sauber abbildet. Dieser Ratgeber liefert dafür eine Checkliste für die Vorbereitung und die Bausteine einer Muster-Betriebsvereinbarung mit Formulierungsbeispielen. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Wann Desk Sharing den Betriebsrat in der Regel betrifft

Desk Sharing berührt in der Regel mehrere Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Nicht die Entscheidung für ein neues Flächenkonzept steht dabei im Mittelpunkt, sondern die konkrete Ausgestaltung: Regeln für die Arbeitsplatznutzung und der Einsatz eines Buchungssystems. Die Mitbestimmung des Betriebsrats betrifft deshalb meist Teilbereiche der Einführung. Welche Rechte im Einzelfall greifen und wo ein Mitbestimmungsrecht besteht, sollte juristisch geprüft werden.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen. Ein digitales Buchungssystem, das erfasst, wer wann welchen Arbeitsplatz reserviert, fällt in der Regel darunter. Maßgeblich ist dabei die Eignung des Systems, nicht die Absicht des Arbeitgebers.

§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG kann bei Regeln zur Ordnung im Betrieb berührt sein. Beim Desk Sharing sind das zum Beispiel Buchungsregeln, Aufräumregeln, Clean-Desk-Regeln und Vorgaben zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände. Unterschieden wird dabei in der Regel zwischen Ordnungsverhalten und Arbeitsverhalten: Vorgaben zur Ordnung im Büro können mitbestimmungspflichtig sein, Vorgaben zur eigentlichen Arbeitsleistung werden meist anders bewertet.

§ 90 BetrVG sieht in der Regel vor, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat bei der Planung von Arbeitsplätzen, Büroflächen und Arbeitsabläufen rechtzeitig unterrichtet und mit ihm berät. Beispiele sind der Umbau auf Desk Sharing Zonen, neue Teambereiche oder veränderte Raumkonzepte für Teamarbeit und konzentriertes Arbeiten.

Wie weit die Mitbestimmung reicht, zeigt ein Beschluss des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 6. August 2024 (Az. 21 TaBV 7/24): Desk Sharing und die Clean Desk Policy sind danach nicht als Ganzes mitbestimmungspflichtig. Für zwei Teilbereiche, darunter Regeln zum Umgang mit persönlichen Gegenständen der Beschäftigten, setzte das Gericht jedoch eine Einigungsstelle ein. Ob und in welchem Umfang ein Mitbestimmungsrecht tatsächlich besteht, klärt im Einzelfall die Einigungsstelle. Die juristische Prüfung bleibt deshalb notwendig.

In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln. Prüfen Sie dort die Rechtslage gesondert.

Wer die Einführung von Desk Sharing plant, braucht vor der ersten Verhandlung eine strukturierte Vorbereitung mit Betriebsrat und Datenschutz. Die folgende Checkliste hilft dabei.

Checkliste: Was vor der ersten Verhandlung mit dem Betriebsrat geklärt sein sollte

Ziel der Checkliste ist, alle relevanten Themen zu klären, bevor der Entwurf einer Betriebsvereinbarung auf dem Tisch liegt. Die Prüffragen sind so formuliert, dass Sie sie im Projekt konkret beantworten können.

Organisation: Zielbild und Geltungsbereich

Ohne ein dokumentiertes Desk-Sharing-Modell oder die klare Beschreibung des Konzepts kann der Betriebsrat weder bewerten, welche Mitbestimmungsrechte berührt sind, noch sinnvolle Regelungen verhandeln.

• Für welche Standorte, Etagen oder Bereiche soll Desk Sharing in der ersten Stufe gelten?
• Welche Arbeitsmodelle sollen unterstützt werden, zum Beispiel hybrides Arbeiten mit festen Präsenztagen oder gemischte Teams?
• Welche Bereiche behalten zunächst feste Arbeitsplätze, und wie ist das Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitenden geplant?
• Welche betrieblichen Ziele verfolgen Sie mit dem Desk Sharing Modell, zum Beispiel eine angepasste Bürofläche zum Ende des Mietvertrags, geringere Kosten oder mehr Flexibilität, und wie wägen Sie diese Vorteile gegen Akzeptanz- und Umsetzungsfragen ab?

Arbeitsplätze und Ausstattung

Desk Sharing braucht klare Regeln zur Arbeitsplatznutzung und gleiche Mindeststandards an jedem geteilten Arbeitsplatz. Gemeinsam genutzte Bereiche dienen dabei nicht nur der Arbeit, sondern auch dem Austausch. Ergonomie, Hygiene und sichere Ausstattung sind die zentralen Prüfpunkte. Ausnahmen sollten von Anfang an festgehalten werden, damit besonders schutzbedürftige Beschäftigte berücksichtigt sind.

• Welche Mindestausstattung gilt für jeden geteilten Arbeitsplatz, zum Beispiel höhenverstellbarer Schreibtisch, externer Monitor und Anschluss für Laptops?
• Wie werden Arbeitsplätze für besonders schutzbedürftige Beschäftigte geregelt, etwa für schwerbehinderte Menschen oder bei ärztlich bestätigtem Bedarf?
• Welche Rückzugsräume für vertrauliche Gespräche, konzentriertes Arbeiten und Telefonate sowie welche Bereiche für den Austausch stehen zur Verfügung, und wie werden sie gebucht?
• Wo bewahren Mitarbeitende persönliche Gegenstände auf, wenn sie sich Schreibtische teilen, zum Beispiel in verschließbaren Spinden, wobei gerade solche Regeln in Teilbereichen mitbestimmungspflichtig sein können?

Software und Daten

Bei der Auswahl der Desk Sharing Software im Microsoft 365 Umfeld stehen Datenschutz nach DSGVO, Datensparsamkeit und die Rechtssicherheit der späteren Regelungen im Vordergrund. Diese Punkte gehören später ausdrücklich in die Betriebsvereinbarung.

• Welche Desk Booking Lösung soll eingesetzt werden, und wie ist sie in Microsoft Teams und Outlook eingebunden?
• Welche personenbezogenen Daten benötigt das System wirklich, zum Beispiel Name, Buchungszeitraum und Standort, und auf welche Daten verzichten Sie bewusst, obwohl sie technisch erfassbar wären?
• Welche Auswertungen sind geplant, zum Beispiel Auslastung pro Fläche oder Tage mit Engpässen, und wie stellen Sie sicher, dass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Personen möglich ist?
• Welche Lösch- und Anonymisierungsfristen sollen für Buchungsdaten gelten, und wie werden historische Daten behandelt?

Beschäftigte und Kommunikation

Die Einführung von Desk Sharing verunsichert viele Mitarbeitende und oft die gesamte Belegschaft. Im Kontext von New Work mit Homeoffice und flexibler Präsenz schafft frühe und offene Kommunikation Akzeptanz und verhindert, dass der Betriebsrat später vor allem Konflikte moderiert.

• Wie informieren Sie Mitarbeitende über das Zielbild, die Rolle des Betriebsrats und die nächsten Schritte, zum Beispiel über Betriebsversammlung, Intranet oder Microsoft Teams, und wie stellen Sie sicher, dass sie früh alle relevanten Informationen zu Zielbild und Regeln erhalten?
• Welche Gruppen brauchen Ausnahmen oder ergänzende Regelungen, zum Beispiel Außendienst, Schichtarbeit oder Bereiche mit erhöhter Vertraulichkeit?
• Wie stellen Sie sicher, dass Buchungsregeln und Aufräumregeln allen bekannt sind und nicht nur in der Vereinbarung stehen?
• Wie werden Rückmeldungen und Beschwerden gesammelt und dem Betriebsrat zugänglich gemacht?

Projekt und Pilot

Eine klar definierte Pilotphase mit gemeinsamer Auswertung gehört in die Betriebsvereinbarung. Dafür braucht das Projekt feste Rollen, dokumentierte Kriterien und gemeinsame Maßstäbe der Parteien. Der Betriebsrat sollte in dieser Phase ausdrücklich die Möglichkeit haben, eigene Vorschläge zur Pilotgestaltung einzubringen.

• Welche Standorte oder Bereiche starten im Pilot, und über welchen Zeitraum?
• Welche Rollen sind festgelegt, zum Beispiel Projektleitung, IT, Datenschutz, Betriebsrat und Facility Management, und wie treffen sie Entscheidungen gemeinsam?
• Nach welchen Kriterien wird der Pilot bewertet, zum Beispiel Zufriedenheit der Nutzenden, dokumentierte Probleme und beobachtete Engpässe?
• Wie wird das Vorgehen dokumentiert, damit die Ergebnisse in eine angepasste, dauerhafte Betriebsvereinbarung einfließen?

Muster-Betriebsvereinbarung Desk Sharing: Die Bausteine

Die folgende Tabelle zeigt eine Gliederung mit Formulierungsbeispielen für eine Betriebsvereinbarung zu Desk Sharing. Alle Beispiele sind unverbindlich und keine Rechtsberatung. Sie dienen als Diskussionsgrundlage für Betriebsrat, Datenschutz und Projektleitung. Beim Desk Sharing sollten neben Buchung und Daten regelmäßig auch Regeln zur Clean Desk Policy sowie Reinigungs- und Hygieneregeln ausdrücklich in der Betriebsvereinbarung festgehalten werden.

Wie Sie mit der Mustergliederung arbeiten

Nutzen Sie die Gliederung als Diskussionsgrundlage in der Projektgruppe mit Betriebsrat, Datenschutz und IT. Lassen Sie bei Unklarheiten zu Mitbestimmungsfragen auch aktuelle gerichtliche Entscheidungen, zum Beispiel Beschlüsse von Landesarbeitsgerichten, juristisch prüfen und arbeiten Sie sie bei Bedarf in die Mustergliederung ein. Erstellen Sie den Entwurf gemeinsam und planen Sie die Anlagen von Anfang an mit:

• Datenkatalog mit Datenart, Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.
• Rollen- und Berechtigungskonzept mit Zuordnung nach Standorten und Gesellschaften.
• Löschkonzept, das auch Daten aus dem Pilot einbezieht.

Lassen Sie die Betriebsvereinbarung und ihre Anlagen vor der Unterzeichnung juristisch prüfen.

Einwand: Reicht eine Betriebsvereinbarung, um Überwachung auszuschließen?

Betriebsrat und Datenschutz fragen zu Recht, ob eine schriftliche Vereinbarung genügt, wenn das System Anwesenheit sichtbar macht. Nicht alles, was ein System technisch anzeigen kann, darf auch ausgewertet werden. Die Antwort liegt im Zusammenspiel von vier Ebenen.

• Zweckbindung schriftlich festlegen: Die Vereinbarung legt fest, dass Daten nur für Flächenplanung und Arbeitsplatzorganisation genutzt werden. Jede Verwendung zur Bewertung einzelner Personen ist ausdrücklich ausgeschlossen.
• Technische Grenzen im System: Das Buchungssystem sollte so eingerichtet sein, dass Auswertungen über einzelne Personen gar nicht erst entstehen. Datensparsame Erhebung, anonymisierte Auswertungen und der Verzicht auf Ortung schützen über das Papier hinaus.
• Kontrollrechte des Betriebsrats: Der Betriebsrat erhält Einblick in Einrichtung, Datenkatalog und Auswertungen und kann bei Abweichungen Anpassungen verlangen. Diese Rechte sollten in der Vereinbarung konkret beschrieben sein.
• Evaluation nach dem Pilot: Eine gemeinsame Überprüfung zeigt, ob die vereinbarten Ziele zu Datenschutz und Mitbestimmung eingehalten werden. Erst danach entscheiden beide Seiten über den dauerhaften Betrieb.

Eine Betriebsvereinbarung und passende technische Einstellungen begrenzen Überwachung wirksam, eine absolute Garantie bieten sie nicht. Die Prüfung im Einzelfall bleibt notwendig.

Wie Seatti die Umsetzung der Vereinbarung unterstützt

Seatti ist die Desk Sharing Plattform für das moderne Büro und läuft nativ in Microsoft Teams und Outlook. Sie ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird. Die Tabelle ordnet die Bausteine der Betriebsvereinbarung den Eigenschaften von Seatti zu.

Die IP-basierte Anwesenheit, mit der Office Intelligence Buchungen und bestehende Infrastruktur zu einem Nutzungsbild verbindet, erfasst nur die Netzwerkanmeldung, ohne Ortung und ohne Bewegungsprofile.

Unabhängig von der Vereinbarung bleibt eine Frage offen: Täglich fallen Entscheidungen über Fläche und Betriebskosten, oft ohne verlässliche Nutzungsdaten. Ein Buchungstool allein regelt nur, wer wann wo sitzt. Seatti verbindet Workspace Management und Office Intelligence in einem System nativ in Microsoft 365 und zeigt, wie viel Fläche Ihr Unternehmen tatsächlich braucht. Entscheidend ist also nicht, ob Sie Nutzungsdaten brauchen, sondern wie lange Sie Flächenentscheidungen noch ohne sie treffen wollen.

Nächster Schritt: Erst der Entwurf, dann die Demo mit dem Betriebsrat

Die Checkliste klärt die Vorarbeit, die Mustergliederung strukturiert die Verhandlung, und die Software muss die vereinbarten Regeln anschließend abbilden können. Erstellen Sie deshalb zuerst mit Betriebsrat, Datenschutz und IT einen Entwurf auf Basis der Bausteine. Danach folgt eine gemeinsame Demo mit Betriebsrat und Datenschutz, in der Sie prüfen, ob die Software die vereinbarten Regeln abbildet.

Sie möchten sehen, wie Seatti in Ihrem Microsoft 365 Umfeld läuft? In einem Walkthrough von 30 Minuten zeigen wir, wie Seatti Ihre Office Prozesse vereinfacht und Ihre Flächenentscheidungen datenbasiert absichert.

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Weiterlesen: Desk Sharing Software mit Zustimmung des Betriebsrats und Büroauslastung DSGVO-konform messen.

Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 11.11.2026.

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine juristische Prüfung im Einzelfall.

Quellen:

• Betriebsverfassungsgesetz (§ 87, § 90, § 111)
• DSGVO (Art. 5, Art. 28)
• Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Beschluss vom 06.08.2024, Az. 21 TaBV 7/24, und Arbeitsgericht Heilbronn, Beschluss vom 31.05.2024, Az. 7 BV 2/24, zur Mitbestimmung bei Desk Sharing und Clean-Desk-Regelungen
• IP-basierte Anwesenheitserfassung
• Datenschutz
• ISO 27001 Zertifikat
• Seatti Integration
• Beitrag zur Betriebsvereinbarung für hybrides Arbeiten