Desk Sharing Software auswählen: 12 Kriterien. Welche sollten Sie prüfen?

Bei der Auswahl einer Desk Sharing Software zählen in der Regel zwölf Kriterien, von der Integration in Microsoft Teams und Outlook über Microsoft Entra ID, Datenschutz und Rollen bis zu Rolloutdauer, Gesamtkosten und belastbaren Nutzungsdaten für Flächenentscheidungen. Die Angebote verschiedener Anbieter wirken auf den ersten Blick ähnlich. Die Unterschiede zeigen sich erst, wenn Sie Integration, Datenschutz, Rollout und die Qualität der Nutzungsdaten konkret prüfen.

Bevor Sie Anbieter ansehen: Anforderungen klären

Bevor Sie Demos vereinbaren und Angebote einholen, sollten Sie intern die folgenden Punkte klären.

• Ziel definieren: Büroflächen effizient nutzen, Beschwerden über Platzmangel reduzieren, Transparenz über die tatsächliche Auslastung für Geschäftsführung und Real Estate schaffen.
• Rahmenbedingungen beschreiben: Wie viele Standorte und Gesellschaften betreiben Sie? Welche Büroanwesenheitstage sind typisch (zum Beispiel Dienstag und Mittwoch)? Welches hybride Arbeitsmodell gilt?
• Desk Sharing Regeln skizzieren: Wie viele Mitarbeitende sollen sich einen Schreibtisch teilen (Desk Sharing Quote)? Welche Buchungsregeln und welche Clean Desk Policy sollen gelten? Die Software sollte diese Regeln später abbilden können.
• Ressourcen benennen: Welche Ressourcen soll die Software abdecken? Arbeitsplätze und Shared Desks, Meetingräume, Parkplätze, ggf. Services wie Catering, Reinigung oder Technik-Support.
• Auswahlteam zusammenstellen: Facility Management, IT, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, HR und Budgetverantwortliche. Frühe Einbindung aller Beteiligten beschleunigt die Abstimmung.
• Technische Umgebung: Microsoft 365, Microsoft Teams und Outlook sind als feste Umgebung gesetzt. Die Synchronisation über Microsoft Entra ID sollte von Beginn an mitgedacht werden.

Excel-Listen oder einfache Kalender liefern einen ersten Überblick. Für skalierbares Desk Sharing in Unternehmen mit mehreren Standorten und Gesellschaften kommen sie aber schnell an ihre Grenzen: bei Buchungsregeln, Berechtigungen, Datenschutz und vor allem bei belastbaren Nutzungsdaten für Flächenentscheidungen.

Die 12 Kriterien im Überblick

Die folgende Tabelle fasst alle zwölf Kriterien mit einer konkreten Prüffrage und einem Hinweis auf typische Fallstricke zusammen. Sie eignet sich als Ein-Seiten-Überblick für Management und Einkauf. Die Details zu jedem Kriterium folgen im nächsten Abschnitt.

Die Kriterien im Detail

Die folgenden Abschnitte geben Ihnen konkrete Prüfpunkte für das Auswahlgespräch und die Demo im eigenen Microsoft 365 Tenant. Für jedes Kriterium erfahren Sie, warum es für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden relevant ist, welche Fragen Sie stellen sollten und woran Sie eine tragfähige Lösung erkennen.

1 Integration in Microsoft Teams und Outlook

Desk Sharing Software wird nur dann konsequent genutzt, wenn die Arbeitsplatzbuchung dort stattfindet, wo Mitarbeitende bereits arbeiten: in Microsoft Teams und Outlook. Eine native Integration bedeutet, dass die Buchung direkt aus einem Teams-Tab oder dem Outlook-Kalender heraus gestartet wird, ohne Browser-Wechsel oder separaten Login.

Fragen Sie im Termin: Läuft die Buchung als Teams-App oder nur als eingebettetes Webportal? Sind Deskbuchungen mit Outlook-Terminen verknüpfbar? Können Mitarbeitende sehen, welche Kolleginnen und Kollegen an einem bestimmten Tag vor Ort sind?

Reine Webportale oder Insellösungen erfordern häufig zusätzlichen Schulungsaufwand und senken in der Regel die Akzeptanz, besonders bei Mitarbeitenden, die nur gelegentlich buchen. Eine tiefe Integration reduziert die Klicks auf ein Minimum und macht die Buchung so selbstverständlich wie einen Kalendereintrag. Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme ist entscheidend für die Benutzerakzeptanz. Die Auswahl der passenden Desk Sharing Software beeinflusst direkt, ob Teams die Lösung annehmen oder umgehen.

2 Identität und Nutzerverwaltung über Microsoft Entra ID

Für IT und Informationssicherheit ist Single Sign-on über Microsoft Entra ID in der Regel Voraussetzung. Automatische Synchronisation von Nutzenden, Gruppen und Standorten stellt sicher, dass neue Mitarbeitende sofort Zugang erhalten und ausgeschiedene Mitarbeitende automatisch deaktiviert werden.

Prüffragen: Nutzt die Software Microsoft Entra ID für Authentifizierung? Werden Gruppen und Berechtigungen automatisch synchronisiert, oder müssen Admins Nutzende manuell anlegen? Wie wirkt sich das Offboarding im Entra ID auf den Softwarezugang aus?

Ohne direkte Anbindung entsteht doppelte Stammdatenpflege. Das bedeutet manuelles Anlegen und Löschen von Nutzenden in zwei Systemen, separate Rollenpflege und ein Sicherheitsrisiko beim Offboarding, wenn Zugänge vergessen werden. In Unternehmen mit mehreren Standorten und Gesellschaften potenziert sich dieser Aufwand.

3 Abgedeckte Ressourcen (Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze, Services)

Desk Sharing läuft in der Praxis selten isoliert. Mitarbeitende buchen am selben Tag einen Arbeitsplatz, einen Meetingraum für ein Projekt und einen Parkplatz. Bei größeren Meetings kommt Catering hinzu. Wenn jeder Ressourcentyp in einem anderen System oder einer anderen Tabelle verwaltet wird, steigt der Koordinationsaufwand. Eine Arbeitsplatzbuchungssoftware sollte diese Buchungen zentral koordinieren.

Fragen Sie: Können Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Services in einem System geplant und gebucht werden? Gibt es Einschränkungen bei bestimmten Ressourcentypen? Desk Sharing Software sollte eine visuelle Karte für Buchungen bieten; interaktive Grundrisse fördern die visuelle Orientierung im Büro und erleichtern die Platzwahl, damit Mitarbeitende sehen, welcher Platz verfügbar ist und welchen Arbeitsplatz sie in der Nähe ihrer Kolleginnen und Kollegen auswählen können.

Kalender- oder Excel-basierte Lösungen bilden in der Regel nur einen Ressourcentyp ohne übergreifende Logik ab. Echtzeit-Verfügbarkeit der Arbeitsplätze ist dabei besonders wichtig, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Eine mobile App erhöht die Flexibilität bei der Arbeitsplatzbuchung; mobile Nutzung sollte auch spontane Buchungen abdecken.

4 Mehrere Standorte und Gesellschaften

Unternehmen mit mehreren Standorten, Niederlassungen oder Gesellschaften benötigen unterschiedliche Desk Sharing Regeln und Flächenkonzepte. Gleichzeitig ist Desk Sharing ein standortübergreifendes Organisationsmodell, das Regeln, Zonen und Buchungslogiken je nach Büro unterschiedlich abbilden sollte. Ein Standort in München hat andere Feiertage als einer in Hamburg, andere Hybrid Policies und möglicherweise eine andere Sprache für internationale Gesellschaften.

Prüffragen: Lassen sich Standorte mit eigenen Bereichen, Sprachen und Regelwerken abbilden? Können Nutzende standortübergreifend buchen? Ist eine zentrale Administration bei dezentraler Steuerung möglich?

Homezones bieten Orientierung für Mitarbeitende ohne feste Plätze und lassen sich pro Standort unterschiedlich konfigurieren. Abteilungen können dabei feste Zonen erhalten, in denen die Mitglieder ihren Arbeitsplatz frei wählen. Team- und Bereichsmanagement ist nötig für eine strukturierte Büroorganisation über Standortgrenzen hinweg. Eine zentrale Administration mit lokaler Steuerbarkeit verhindert, dass Facility Management an jedem Standort eigene Prozesse aufbauen muss.

5 Rollen und Berechtigungen

Differenzierte Rollen sind in größeren Organisationen keine Komfortfunktion, sondern eine Governance-Anforderung. Globale Admins, Standortverantwortliche, Teamleads und Supportrollen brauchen jeweils genau den Zugriff, den ihre Aufgabe verlangt.

Fragen Sie: Welche Standardrollen bietet die Software? Lassen sich Berechtigungen granular steuern, zum Beispiel wer für wen buchen darf, wer Reports sieht, wer Ressourcen freigibt? Wie werden externe Dienstleistende oder temporäre Mitarbeitende mit eingeschränktem Zugriff abgebildet? Ebenso wichtig ist, ob sich Rechte für Mitarbeitende mit unterschiedlichen Buchungs- oder Sichtbarkeitsrechten sauber trennen lassen.

Einfache Tools kennen häufig nur „Admin oder User“. Mögliche Folge: Standortverantwortliche erhalten entweder Zugriff auf alle Standorte oder gar keinen Zugriff auf Berichte. Die Software sollte Buchungsregeln unterstützen, um Fairness zu gewährleisten, und gleichzeitig ermöglichen, dass diese Regeln je Rolle unterschiedlich konfiguriert werden.

6 Datenschutz und Hosting in der EU

Desk Sharing Software verarbeitet personenbezogene Daten und Aufenthaltsinformationen. DSGVO-Konformität ist damit nicht optional, sondern Voraussetzung für die Rechtssicherheit. Die Datenschutzbeauftragten werden eine Reihe konkreter Fragen stellen, und die Antworten entscheiden darüber, ob die Lösung freigegeben wird.

Prüffragen: Wo werden Daten gehostet (konkreter EU-Standort)? Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor? Welche Verschlüsselung wird für Transport und Ruhezustand eingesetzt? Gibt es ein dokumentiertes Löschkonzept? Können Auswertungen anonymisiert und aggregiert bereitgestellt werden, sodass sie nicht auf individuelles Verhalten einzelner Personen zurückführbar sind?

Hosting außerhalb der EU, unklare AV-Verträge oder fehlende Verschlüsselung können zu rechtlichen Risiken führen. Die Bewertung sollte gemeinsam mit den Datenschutzbeauftragten und ggf. der Rechtsabteilung erfolgen.

7 Sicherheit und Zertifizierung

ISO 27001 ist der etablierte Rahmen für Informationssicherheitsmanagement. Die Zertifizierung belegt, dass ein Anbieter ein systematisches Sicherheitskonzept betreibt, regelmäßig auditiert wird und definierte Prozesse für Vorfälle hat.

Fragen Sie: Liegt eine ISO 27001 Zertifizierung vor? Welche Verschlüsselung wird für Transport und ruhende Daten genutzt? Gibt es regelmäßige Penetrationstests oder externe Sicherheitsaudits?

Ohne ein nachvollziehbares Sicherheitskonzept erteilt die IT-Abteilung für ein neues SaaS-System in der Regel keine Freigabe. Integrität und Verschlüsselung sind Mindestanforderungen. Prüfen Sie, ob der Anbieter ein Trust Center oder vergleichbare Dokumentation bereitstellt.

8 Mitbestimmung und Transparenz für Mitarbeitende

Desk Sharing Software berührt in der Regel Fragen der Mitbestimmung, zum Beispiel bei der Nutzung von Buchungsdaten, der Sichtbarkeit von Anwesenheit und der Frage, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

Prüffragen: Welche Transparenz haben Mitarbeitende über ihre Daten? Gibt es Optionen für anonyme Buchungen oder reduzierte Detailtiefe? Werden Nutzungsdaten nur aggregiert und anonymisiert ausgewertet?

Klare Kommunikationsfunktionen, die erläutern, welche Daten wofür genutzt werden, erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat. Empfehlung: Betriebsvereinbarungen zu Softwareeinsatz, Datenschutz und Auswertungen frühzeitig mit dem Betriebsrat besprechen und juristisch prüfen lassen. Die konkrete Ausgestaltung hängt von den betrieblichen Gegebenheiten ab.

9 Nutzungsdaten und Auswertungen für Flächenentscheidungen

Flächen- und Betriebskostenentscheidungen basieren ohne belastbare Nutzungsdaten auf Annahmen. Analytics und Reports sind notwendig für das Flächenmanagement im Büro. Ein gutes Dashboard liefert Einblick in die tatsächliche Büroauslastung, nicht nur in die Zahl der Buchungen.

Prüffragen: Welche Auswertungen bietet die Software (Auslastung je Standort, Tag, Bereich, Team)? Werden Daten anonymisiert und aggregiert bereitgestellt? Erfasst die Lösung den Unterschied zwischen gebuchten und tatsächlich genutzten Arbeitsplätzen?

Der Unterschied zwischen einer Buchungsstatistik und einem realistischen Nutzungsbild ist erheblich. Buchungen allein sagen wenig, wenn No-Shows und Spontan-Anwesenheiten nicht berücksichtigt werden. Nutzungsanalysen helfen, die Effizienz von Büroflächen zu optimieren und die Desk Sharing Quote, also das Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitenden, fundiert anzupassen. Die strategische Frage lautet: Wie viel Fläche und welche Bürotypen werden perspektivisch wirklich benötigt? Ohne Daten bleibt die Antwort eine Schätzung.

10 Schnittstellen zu weiteren Bürosystemen

Offene Schnittstellen ermöglichen die Anbindung von Zugangssystemen, HR-Systemen und bestehender Infrastruktur. Integration von Hardware und Zugangskontrolle verbessert die Automatisierung im Desk Sharing: beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden, bei der Zugangsvergabe und bei der Datensynchronisation mit HR-Systemen.

Fragen Sie: Gibt es eine dokumentierte Open API? Welche Standardintegrationen stehen zur Verfügung (HRIS, Zugangskontrolle, Kalender)? Welche Exportformate werden unterstützt?

Schnittstellen reduzieren doppelte Datenpflege. Systeme ohne offene API enden in Datensilos, die manuellen Pflegeaufwand erzeugen und Inkonsistenzen begünstigen. Erweiterbarkeit erleichtert die Integration zusätzlicher Funktionen, wenn sich Anforderungen ändern, und bestehende Technologie im Büro lässt sich weiter nutzen.

11 Rolloutdauer und Einführungsaufwand

Die Dauer bis zum Go Live und der Projektaufwand für IT, Facility Management und Change Management sind ein zentrales Entscheidungskriterium. Desk-Sharing-Software sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können, damit ein späterer Wechsel nicht erneut Schulungs- und Rolloutaufwand erzeugt.

Prüffragen: Wie läuft ein typischer Rollout ab (Phasen, Verantwortlichkeiten)? Welche Schritte übernimmt der Anbieter, was bleibt intern? Wie wird das Onboarding der Mitarbeitenden organisiert?

Typische Stolpersteine: aufwendige manuelle Flächenanlage, fehlende Schulung für Admins, keine klare Onboarding-Strategie. Häufige Fehler bei Einführung und Anbieterauswahl sind zudem eine unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden oder Entscheidungen ohne Testphase. Eine Testphase kann helfen, die Benutzerfreundlichkeit im Echtbetrieb zu prüfen, bevor der Rollout auf alle Standorte ausgeweitet wird. Ein geplanter Umzug oder Flächenumbau kann ein sinnvoller Zeitpunkt für die Einführung sein, weil Zonen und Regeln ohnehin neu festgelegt werden. Auch Support und Schulungsmaterial sind wichtige Kriterien bei der Auswahl; prüfen Sie, ob der Anbieter ein Customer Success Team bereitstellt, das die Einführung begleitet.

12 Gesamtkosten und Preismodell

Preismodelle (pro Nutzendem, pro aktivem Nutzendem, pro Ressource, nach Funktionspaketen) sind als unterschiedliche Abrechnungsmodelle in der Regel nicht direkt vergleichbar. Kosten und Wirtschaftlichkeit sind wichtige Gesichtspunkte, aber der Lizenzpreis allein sagt wenig über den tatsächlichen Aufwand.

Fragen Sie: Welche Bestandteile umfasst der Preis (Lizenzen, Adminfunktionen, Support, Updates)? Entstehen Implementierungskosten oder Mindestlaufzeiten? Welche Funktionen sind in welchem Tarif enthalten, auch bei gestaffelten Tarifen oder Paketen?

Empfehlung: Betrachten Sie die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer: Lizenzen, interner Einführungsaufwand, Schulung und den Wert der Datenbasis für Flächenentscheidungen. Bringen Sie IT, Einkauf und Fachbereiche an einen Tisch, um nicht nur den Lizenzpreis, sondern den Nutzen für Flächen- und Kostentransparenz zu bewerten; Einsparpotenziale bei Fläche und Miete sollten Sie dabei gegen die Nutzungsqualität an Spitzentagen abwägen.

So bewerten Sie die Angebote

Die zwölf Kriterien liefern die Struktur; jetzt brauchen Sie ein Verfahren, das über Bauchgefühl und reine Lizenzpreise hinausgeht.

Schritt 1: Kriterien gewichten. Nicht jedes Kriterium hat für jedes Unternehmen dieselbe Priorität. IT gewichtet Integration und Datenschutz höher, Real Estate legt den Schwerpunkt auf Nutzungsdaten und Flächenauswertungen. Legen Sie gemeinsam fest, welche Kriterien welches Gewicht erhalten (zum Beispiel auf einer Skala von 1 bis 3).

Schritt 2: Bewertungsskala definieren. Bewerten Sie jede Lösung pro Kriterium auf einer Skala von 1 bis 5. Definieren Sie klar, was „1“ bedeutet (Kriterium nicht erfüllt) und was „5“ bedeutet (Kriterium vollständig und nachweisbar erfüllt).

Schritt 3: Gesamtwert berechnen. Beispiel-Formel (klar als Beispiel gekennzeichnet, jedes Unternehmen legt eigene Gewichte und Bewertungen fest):

Gesamtwert Anbieter = Summe aus (Gewicht je Kriterium × Bewertung je Kriterium)

Ein Anbieter, der bei drei hoch gewichteten Kriterien eine 5 erhält, kann trotz höherem Lizenzpreis den besseren Gesamtwert erreichen als ein günstigerer Anbieter mit Lücken bei Datenschutz oder Nutzungsdaten.

Schritt 4: Demo im eigenen Microsoft 365 Tenant. Testen Sie jede Lösung in Ihrer Umgebung: Buchung über Teams und Outlook, Synchronisation über Entra ID, Auswertungen auf Basis Ihrer Standortstruktur. Die Benutzerfreundlichkeit sollte eine möglichst geringe Einarbeitungszeit erfordern.

Schritt 5: Referenzen prüfen. Fragen Sie nach Referenzen mit ähnlicher Unternehmensgröße, Branche oder Standortstruktur. Erfragen Sie konkrete Nutzungsfälle und Ergebnisse.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse in einer strukturierten Bewertungsmatrix, die als Anhang der Entscheidungsvorlage dient.

Einwand: Reicht für den Anfang nicht eine einfache Buchungslösung?

Dieser Einwand kommt in Budget- und IT-Runden regelmäßig, wenn Kosten und Projektaufwand diskutiert werden. Drei Argumente, die Sie in der Entscheidungsvorlage aufgreifen können:

Argument 1: Eine einfache Buchungslösung beantwortet die operative Frage „Wer sitzt wann wo?“. Die strategische Frage „Wie viel Fläche und welche Betriebskosten brauchen wir wirklich?“ bleibt unbeantwortet. Desk Sharing kann Mietkosten und Energieverbrauch senken, wenn die Datengrundlage für diese Entscheidung stimmt. Diese Vorteile lassen sich aber nur dann belastbar quantifizieren, wenn reale Nutzungsdaten vorliegen.

Argument 2: Ohne belastbare und anonymisierte Nutzungsdaten bleiben Entscheidungen zu Mietverträgen, Flächenabbau oder Umbau Schätzungen. Wie viele Arbeitsplätze Sie tatsächlich brauchen, zeigen erst Daten, die über reine Buchungsstatistiken hinausgehen. Für die Büroflächeneffizienz kann zudem eine Clean Desk Policy mitentscheidend sein, weil nur zuverlässig freigegebene Arbeitsplätze planbar sind.

Argument 3: Ein späterer Wechsel von einer einfachen Lösung auf eine Plattform mit Nutzungsanalysen bedeutet erneut Onboarding, Kommunikationsaufwand und technische Umstellung. Eine Garantie, dass sich eine umfassendere Lösung immer rechnet, gibt es nicht; die Abwägung gehört in die Entscheidungsvorlage.

Tabellen und Kalender sind ein möglicher Einstieg. Einfache Buchungstools bilden die Arbeitsplatzbuchung ab. Lösungen mit Nutzungsanalysen liefern zusätzlich die Datenbasis für Flächen- und Kostenentscheidungen. Der Unterschied liegt nicht in der Bewertung „gut oder schlecht“, sondern in der Frage, ob die gewählte Lösung die Daten liefert, die Facility Management für den Business Case braucht.

Machen Sie in der Entscheidungsvorlage transparent, welche Risiken ein Verzicht auf Nutzungsdaten für künftige Flächenentscheidungen hat.

Wie Seatti zu den 12 Kriterien passt

Die folgende Tabelle ordnet die zwölf Kriterien den Eigenschaften von Seatti zu, einer Plattform für das moderne Büro, die nativ in Microsoft Teams und Outlook läuft.

Für Facility Management liegt der Kern der Auswahl in einer Frage, die eine Buchungsstatistik nicht beantwortet: Wie viel Fläche braucht das Unternehmen wirklich? Seatti bringt Workspace Management und Office Intelligence in einem System zusammen, das nativ in Microsoft 365 läuft, und zeigt dafür Auslastung, Trends und Einsparpotenziale. Ein Buchungssystem allein hält den Alltag am Laufen, die Flächenentscheidung bleibt dann eine Schätzung. Wer Desk Sharing unternehmensweit steuern will, braucht diese Daten. Bei der Auswahl lohnt es sich deshalb, Nutzungsdaten nicht als Zusatz, sondern als eigenes Kriterium mit hohem Gewicht zu bewerten.

Beleg aus der Praxis

Was bei der Auswahl zählt, zeigt das Beispiel bonprix. Der Modehändler hat seinen Hamburger Campus für hybrides Arbeiten neu gestaltet und musste feststellen, dass neue Flächen allein niemanden ins Büro bringen: Die Pilotflächen wurden deutlich seltener genutzt als geplant. bonprix entschied sich für Seatti, weil die Lösung einfach zu bedienen ist, sich an den Nutzenden orientiert und Transparenz über Anwesenheit und Flächennutzung schafft.

Heute buchen die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz in wenigen Sekunden direkt in Microsoft Teams und sehen vorab, wer vor Ort ist. Die Anmeldung läuft über das bestehende Microsoft-Konto, und die Integration in Microsoft Teams und Entra ID hielt den Aufwand für die IT gering. Die Nutzungsdaten zeigen, welche Bereiche angenommen werden und welche nicht. Auf dieser Basis hat bonprix eine als Ruhezone geplante Fläche komplett umgestaltet. Die Zahlen aus zwölf Monaten: 54.000+ geplante Bürotage, fast doppelt so viele Bürotage wie im Jahr davor und +66 % höhere Auslastung je Arbeitsplatz als im Vorjahr.

Von der Matrix zur Entscheidungsvorlage

Der strukturierte Kriterienkatalog erleichtert die Abstimmung mit IT, Datenschutz, Geschäftsführung und Betriebsrat. Für die interne Entscheidungsvorlage brauchen Sie drei Elemente:

Problem: Unklare Auslastung, Beschwerden über fehlende Plätze, ein auslaufender Mietvertrag oder Bürokosten, die auf dem Prüfstand stehen.

Erwartete Effekte: Flexiblere Flächennutzung, fundiertere Flächenentscheidungen auf Basis realer Nutzungsdaten, ein vereinfachter Buchungsalltag für Mitarbeitende.

Risikovergleich: Eine Lösung mit Office Intelligence liefert die Datenbasis für Mietvertrags- und Flächenentscheidungen. Ein reines Buchungstool liefert diese Daten nicht; die Entscheidung bleibt dann eine Schätzung.

Ihre nächsten Schritte:

• Zwölf Kriterien für das eigene Unternehmen priorisieren.
• Kurze Bewertungsmatrix erstellen und zwei bis drei Anbieter eintragen.
• Demos im eigenen Microsoft 365 Umfeld durchführen, Pilotbereich definieren.
• Entscheidungsvorlage mit Kriterienbewertung, Risiken und Empfehlung erstellen.

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Weiterlesen: Desk Booking einführen: Projektplan in 2 Wochen und Desk Sharing und DSGVO: Leitfaden für HR und IT.

Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 11.11.2026.

Dieser Ratgeber stellt keine Rechtsberatung dar.

Quellen:

• DSGVO (Art. 28)
• Seatti Datenschutz
• Seatti ISO 27001 Zertifikat
• Administration
• DSGVO-Konformität
• Seatti Preise
• Workplace Analytics
• Office Intelligence
• bonprix Case