Desk Sharing Software mit Betriebsrat Zustimmung: So gelingt die Einführung

Eine Desk Sharing Software lässt sich mit der Zustimmung des Betriebsrats einführen, wenn Zweck, Datenumfang und Zugriffe von Anfang an transparent geregelt sind und die Software Datenminimierung unterstützt. Die Entscheidung trifft der Betriebsrat. Eine transparente Regelung schafft dafür eine gute Grundlage.

Dieser Artikel richtet sich an Projektverantwortliche in IT, HR oder Workplace Management, die eine Desk Sharing Software einführen wollen und dabei die Mitbestimmung des Betriebsrats berücksichtigen müssen. Er liefert konkrete Prüffragen, Kriterien für eine datenschutzfreundliche Auswahl und einen Ablauf für die Einführung. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

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Auf einen Blick

• Je nach Ausgestaltung hat der Betriebsrat in Deutschland ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob eine Desk Sharing Software darunterfällt, ist im Einzelfall juristisch zu prüfen.
• Ein schriftlich definierter Zweck (Flächen- und Belegungsplanung statt Leistungsüberwachung) ist die wichtigste Grundlage für das Gespräch.
• Eine Software ohne Live-Überwachung, ohne Geolokalisierung und ohne Arbeitszeiterfassung, mit Rollenkonzept und pseudonymisierten, aggregierten Auswertungen erleichtert die Diskussion.
• Betriebsrat und Datenschutz sollten vor der finalen Auswahl eingebunden werden, nicht erst vor dem Rollout.
• Mit Seatti gehen Sie gut vorbereitet in das Gespräch: ohne Live-Überwachung, mit pseudonymisierten Auswertungen, EU-Rechenzentren, ISO-27001-Zertifizierung und Auftragsverarbeitungsvertrag zum Download.

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Muss der Betriebsrat der Einführung von Desk Sharing zustimmen?

Das Projekt steht, die Software ist ausgewählt oder in der engeren Auswahl, und dann meldet sich der Betriebsrat mit Fragen zur möglichen Überwachung. Diese Situation kommt häufig vor und ist kein Zeichen für ein gescheitertes Projekt.

In Deutschland hat der Betriebsrat nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Desk Sharing Software kann darunterfallen, weil Buchungen und Anwesenheit sichtbar werden und Rückschlüsse auf das Arbeitsverhalten möglich sein können. Die rechtliche Einordnung hängt vom Einzelfall ab: vom Datenumfang, von den Auswertungsmöglichkeiten und davon, ob Daten einzelnen Personen zugeordnet werden können.

Viele Unternehmen regeln die Einführung in einer Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenkategorien und Zugriffsrechte verbindlich festhält. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regelungen zu Mitwirkung und Mitbestimmung. Falls Ihr Unternehmen Standorte in diesen Ländern betreibt, sollten Sie die jeweiligen Rahmenbedingungen separat prüfen.

Binden Sie früh die Rechtsabteilung oder Fachjuristinnen und Fachjuristen für Arbeitsrecht und Datenschutz ein, und informieren Sie den Betriebsrat frühzeitig über Ihre Pläne. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Bedenken Betriebsräte typischerweise haben und welche Prüffragen Sie vorbereiten sollten.

Was beunruhigt Betriebsräte bei Desk Sharing Software und welche Fragen sollten Sie vorbereitet haben?

Betriebsräte haben vor allem den Schutz der Beschäftigten im Blick: vor Überwachung, Leistungsdruck und Datenschutzrisiken. Diese Bedenken sind berechtigt, und sie lassen sich strukturiert aufgreifen. Die Tabelle ordnet typische Bedenken den Fragen zu, die Sie klären sollten, und den Eigenschaften, die die Software dafür mitbringen sollte.

Gehen Sie diese Punkte gemeinsam mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten durch und dokumentieren Sie die Antworten schriftlich. Der Betriebsrat nimmt mit seiner Mitsprache Einfluss darauf, welche Daten erhoben werden und wer sie sieht. Das ist keine Hürde, sondern eine Unterstützung für eine tragfähige Lösung, die auch die Belegschaft mitträgt. Offene Kommunikation von Anfang an schafft dafür Vertrauen.

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Welche Funktionen und Zusagen erleichtern die Zustimmung des Betriebsrats?

Welche Features eine Software mitbringt, sollte sich am Zweck orientieren und nicht am Funktionsumfang. Technik und Mitbestimmung gehen dabei Hand in Hand: Je klarer Funktionen, Sichtbarkeiten und Auswertungen beschrieben sind, desto leichter lässt sich beurteilen, was Sie tatsächlich brauchen.

Datenschutz und Datensparsamkeit. Die Software sollte nur die Daten erfassen, die für Desk Booking und Flächenplanung nötig sind, und Stammdaten schlank halten. Auswertungen sollten pseudonymisiert und aggregiert auf Team-, Standort- oder Tagesebene erfolgen und nicht einzelne Personen in den Mittelpunkt stellen. Anonyme Buchung bedeutet, dass Beschäftigte Arbeitsplätze ohne Namensanzeige buchen können. Klarnamen sollten nur dort sichtbar sein, wo Zusammenarbeit es erfordert. Die Angabe des Arbeitsorts (Büro, Homeoffice oder ein anderer Ort) sollte freiwillig sein und kein Pflichtfeld.

Zugriff und Rollen. Prüfen Sie, ob sich die Sichtbarkeit konfigurieren lässt: Welche Gruppen sehen, wer im Büro ist, und wie detailliert? Administrative Rollen, Report-Nutzende und normale Mitarbeitende sollten klar getrennt sein. Halten Sie das Berechtigungskonzept schriftlich fest und stimmen Sie es mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten ab.

Technische und organisatorische Zusagen. Halten Sie in den Einführungsunterlagen ausdrücklich fest, dass es keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung und keine Arbeitszeiterfassung gibt. Verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und fragen Sie, wo die Daten verarbeitet werden. Rechenzentren in der EU sind für viele Betriebsräte ein wichtiges Argument. Eine ISO-27001-Zertifizierung belegt ein strukturiertes Informationssicherheitsmanagement. Sie ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung, ist aber eine gute Grundlage für das Gespräch mit der IT. Neben dem Datenschutz spielt hier auch die Sicherheit der verarbeiteten Daten eine Rolle.

Das zentrale Kriterium bleibt der definierte Zweck: Flächen- und Belegungsplanung, nicht Leistungskontrolle. Halten Sie ihn schriftlich fest und verankern Sie ihn in der Regelung mit dem Gremium.

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Das Desk Sharing Konzept: Wie läuft die Einführung mit dem Betriebsrat Schritt für Schritt ab?

Das Ziel ist nicht, die Zustimmung zu erzwingen, sondern dem Betriebsrat eine transparente, belastbare Grundlage für seine Entscheidung zu geben. Der Ablauf richtet sich an Projektverantwortliche in IT, HR und Workplace Management in Unternehmen mit Microsoft 365.

Schritt 1: Zweck und Datenumfang definieren. Desk Sharing ist oft Teil moderner Arbeitsmodelle und einer „New Work“-orientierten Büroorganisation. Formulieren Sie die Ziele klar, zum Beispiel Flächeneffizienz, Anwesenheitskoordination und Zusammenarbeit im Büro. Listen Sie auf, welche Daten erhoben werden (Buchungen, Präsenzindikatoren, Auslastungskennzahlen), und grenzen Sie ab, was nicht erfasst wird: Arbeitszeiten, Leistungsdaten, Bewegungsprofile.

Ein tragfähiges Konzept richtet die Zahl der Arbeitsplätze an der tatsächlichen Nutzung aus. Ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung: Sind bei 100 Mitarbeitenden an einem typischen Tag höchstens 80 gleichzeitig im Büro, können 80 Arbeitsplätze genügen, die Desk-Sharing-Quote liegt dann bei 0,8. Wie viele Plätze Ihr Unternehmen tatsächlich braucht, zeigen erst die Nutzungsdaten.

Schritt 2: Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden. Vereinbaren Sie vor der finalen Toolauswahl einen Termin mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten und nutzen Sie die Prüffragen aus dem vorherigen Abschnitt als Agenda. So wird das Thema früh mit Blick auf Mitbestimmung und Datenschutz strukturiert besprochen.

Schritt 3: Unterlagen vorbereiten. Stellen Sie die Datenschutzdokumentation der Software mit Beschreibung der Datenflüsse zusammen, den Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Zertifikate wie ISO 27001 und eine Beschreibung des Rollen- und Berechtigungskonzepts.

Schritt 4: Pilotphase planen. Starten Sie an einem Standort oder in einer Einheit. Legen Sie fest, was Sie beobachten: Nutzungsmuster, Feedback der Mitarbeitenden und offene Datenschutzfragen. Berücksichtigen Sie dabei unterschiedliche Arbeitsweisen und die Arbeit im Homeoffice, damit das Modell im Alltag funktioniert.

Schritt 5: Regelung vereinbaren. Halten Sie Zweck, Sichtbarkeit, Speicherdauer und Reporting schriftlich fest, beispielsweise in einer Betriebsvereinbarung. Form und Inhalt sollten juristisch geprüft werden.

Schritt 6: Rollout und Information. Planen Sie Informationsformate für die Beschäftigten, etwa FAQ, Kurzschulungen und Intranetbeiträge. Gehören zu Ihrem Desk-Sharing-Konzept auch Regeln wie eine Clean Desk Policy, also aufgeräumte Arbeitsplätze nach jeder Nutzung, legen Sie diese gemeinsam mit dem Betriebsrat fest und kommunizieren Sie sie vor dem Start. Auch eine einheitliche Ausstattung der Arbeitsplätze erleichtert den Alltag im Desk Sharing, und abschließbare Schränke für persönliche Gegenstände sollten von Beginn an mitgedacht werden.

Der technische Rollout einer Lösung wie Seatti dauert in der Regel weniger als zwei Wochen. Die inhaltliche Abstimmung mit dem Betriebsrat sollte vorher abgeschlossen sein. Praktische Tipps aus der Pilotphase und regelmäßiges Feedback verbessern den Rollout kontinuierlich. Regelmäßige Reviews mit dem Betriebsrat nach dem Start helfen außerdem, die Regelung weiterzuentwickeln und Vertrauen zu sichern.

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Wie geht Seatti mit diesen Anforderungen um?

Wer ein Büro betreibt, trifft jeden Tag Entscheidungen über Fläche und Betriebskosten, meist ohne belastbare Nutzungsdaten. Seatti verbindet Workspace Management und Office Intelligence in einem System, das nativ in Microsoft 365 läuft, und zeigt, wie viel Fläche ein Unternehmen wirklich braucht, ohne Live-Überwachung einzelner Personen. Die Frage ist nicht, ob ein Büro Daten braucht, sondern welche, wer sie sieht und wofür sie genutzt werden.

Datenschutz, Datenverarbeitung und Hosting

Seatti ist ein deutsches Unternehmen und nach ISO 27001 zertifiziert. Der Datenschutz ist nach dem Prinzip Privacy by Design aufgebaut (Art. 25 DSGVO). Als Stammdaten speichert Seatti nur Nutzer-ID und E-Mail-Adresse. Weitere Zuordnungsdaten werden aus Ihrem System gelesen und weder bei Seatti gespeichert noch dort einsehbar.

Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zum Download, dazu einen eigenen Nachtrag für die IP-basierte Anwesenheit sowie dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen. Die Datenverarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der EU, die Daten sind mit TLS 1.2 und AES-256 verschlüsselt. Einzelheiten finden Sie unter Datenschutz bei Seatti.

Nutzungsdaten, IP-basierte Anwesenheit und Rollen

Seatti wertet Nutzungsdaten pseudonymisiert und aggregiert aus. Es gibt keine Live-Überwachung einzelner Personen, keine Geolokalisierung und keine Erfassung von Bewegungsprofilen. Anonyme Buchung ist möglich, und die Angabe des Arbeitsorts ist optional. Rollen und Berechtigungen lassen sich für mehrere Standorte und Gesellschaften granular steuern, was bei Regelungen hilft, die je Standort unterschiedlich ausfallen.

Die IP-basierte Anwesenheitserfassung erkennt, ob ein Gerät mit dem definierten Büronetzwerk verbunden ist. Sie nutzt kein GPS und ordnet nicht raumgenau zu. Welche Netzwerke oder IP-Bereiche als Büronetzwerk gelten, lässt sich pro Standort konfigurieren, sodass sich der Erfassungsbereich mit dem Betriebsrat abstimmen lässt. Die IP-basierte Anwesenheit gehört zu Office Intelligence und ist bereits in der Stufe Essentials enthalten, weitere Auswertungen folgen in den höheren Stufen (mehr dazu: Seatti Tarife ansehen).

Brauchen Sie dafür Sensoren?

Nein. Buchungsdaten und IP-basierte Präsenz ergeben mit der bestehenden Infrastruktur ein realistisches Nutzungsbild, zusätzliche Hardware ist nicht nötig. Sensorik sollte auch nicht im Mittelpunkt der Diskussion mit dem Betriebsrat stehen.

Seatti läuft nativ in Microsoft Teams und Outlook, und Microsoft Entra Sync übernimmt Nutzende, Gruppen und Zugänge automatisch. Der Rollout folgt einem klaren Ablauf: Tag 1 Kick-off und technische Installation, Woche 1 Admin-Schulung und Konfiguration, Woche 2 User Onboarding und Go-Live. Dabei fallen keine zusätzlichen Implementierungskosten an.

Beispiel aus der Praxis: Einführung und Mitbestimmung des Betriebsrats

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt die Welthungerhilfe. Die Nichtregierungsorganisation führte Desk Sharing nicht auf einen Schlag ein, sondern gestaffelt und in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat. Nach einer längeren Pilotphase rollte sie die Arbeitsplatzbuchung mit Seatti über mehrere Standorte aus. So konnten alle Mitarbeitenden abgeholt und gemeinsam mit dem Betriebsrat ein Konzept erarbeitet werden.

Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen mit, und die Ergebnisse unterscheiden sich von Projekt zu Projekt. Wie Einführung, Akzeptanz und Betriebsratsthemen in vergleichbaren Unternehmen gelaufen sind, erfahren Sie am besten aus erster Hand. Bereits über 100 Unternehmen setzen auf Seatti: Alle Referenzen ansehen

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Fazit: Erst Zweck und Datenumfang klären, dann die Software auswählen

Eine Desk Sharing Software lässt sich mit dem Betriebsrat einführen, wenn Zweck, Datenumfang und Zugriffe klar geregelt sind. Der Weg dorthin führt über Transparenz statt über Technik. Beginnen Sie mit dem schriftlich definierten Zweck, bereiten Sie Prüffragen und Unterlagen vor und binden Sie Betriebsrat und Datenschutz vor der finalen Auswahl ein. Die Entscheidung bleibt beim Betriebsrat, und Software kann die Mitbestimmung nicht ersetzen, aber sie kann sie erleichtern. Seatti ist dafür gebaut: ohne Live-Überwachung, ohne Geolokalisierung und ohne Arbeitszeiterfassung, mit pseudonymisierten und aggregierten Auswertungen, Rechenzentren in der EU und ISO-27001-Zertifizierung.

Betriebsrat in die Demo einladen. Laden Sie den Betriebsrat und die Datenschutzbeauftragten zu einem gemeinsamen Walkthrough ein. So lassen sich Sichtbarkeiten, Rollen und Datenschutzfragen direkt am System besprechen.

Sie möchten sehen, wie Seatti in Ihrem Microsoft 365 Umfeld läuft? In einem Walkthrough von 30 Minuten zeigen wir, wie Seatti Ihre Office Prozesse vereinfacht und Ihre Flächenentscheidungen datenbasiert absichert.

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Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 08.10.2026.

Quellen: ISO 27001 Zertifikat, Datenschutz, Referenzen, IP-basierte Anwesenheitserfassung, Preise, Jetzt Demo buchen

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