Maximilian

Was ist ein Arbeitsplatz-Buchungssystem?

Eine Arbeitsplatz-Buchungssystem, ist eine Art von Software, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Arbeitsplätze und Räumlichkeiten in einem Unternehmen zu buchen und zu verwalten. Diese Software ist besonders nützlich für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und wenig verfügbaren Räumlichkeiten. Aber was zeichnet ein gutes Tool aus?

Das Wichtigste in Kürze  

  • Eine Arbeitsplatz-Buchungssystem, ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsplätze & Räumlichkeiten im Büro zu buchen und zu verwalten.  
  • Diese Software funktioniert meist über ein Online-Portal oder eine mobile App und zeigt verfügbare Arbeitsplätze und Räumlichkeiten in einer Kalenderansicht.  
  • Sie bietet viele Vorteile wie Zeitersparnis, Effizienzsteigerung, Übersicht, Flexibilität und Organisation.

Wie funktioniert eine Arbeitsplatz-Buchungssystem?

Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem, auch Arbeitsplatz-Buchungssoftware genannt, funktioniert in der Regel über ein Online-Portal oder eine mobile App. Mitarbeitende können sich anmelden und Arbeitsplätze oder Räumlichkeiten buchen, indem sie den gewünschten Zeitraum und den gewünschten Ort auswählen. In der Regel wird eine Kalenderansicht angezeigt, die die verfügbaren Arbeitsplätze und Räumlichkeiten anzeigt.

Welche Vorteile hat eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware?

Die Integration eines Buchungssystems für Arbeitsplätze hat viele Vorteile, darunter:

Zeitersparnis

Ein wichtiger Vorteil einer Software-Lösung ist die Zeitersparnis. Mitarbeitende müssen nicht mehr manuell nach verfügbaren Arbeitsplätzen suchen, sondern können dies einfach über das Online-Portal oder die mobile App tun. Dies spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Missverständnisse und Unstimmigkeiten, die durch manuelle Planung entstehen können.

Effizienzsteigerung

Ein weiterer Vorteil von Arbeitsplatz-Buchungssystemen ist die Effizienzsteigerung. Da die Software sicherstellt, dass nur eine Person einen bestimmten Arbeitsplatz oder Raum zu einem bestimmten Zeitpunkt buchen kann, gibt es keine Doppelbuchungen mehr. Dies reduziert Verschwendung und sorgt dafür, dass die Ressourcen des Unternehmens besser genutzt werden.

Übersicht

In dem Interface der meisten Buchungssystem haben Mitarbeitende eine klare Übersicht über die Verfügbarkein von Arbeitsplätzen & Meetingräumen. Dies erleichtert die Planung und koordiniert Meetings, die Nutzung von Arbeitsplätzen und stellt sicher, dass alle Mitarbeitende am Tag einen Schreibtisch zur Verfügung haben. Das ist insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern essentiell.

Flexibilität

Besonders für Mitarbeitende steht beim hybriden Arbeiten die Flexibilität als enormer Vorteil im Vordergrund. Auch ein Arbeitsplatz-Buchungssystem sollte diese neugewonnene Freiheit unterstützen. Bei den meisten Software-Lösungen können Mitarbeitende von überall und zu jeder Zeit Arbeitsplätze buchen, was es ihnen ermöglicht, ihre Arbeit unabhängig von ihrem Standort oder der Uhrzeit zu erledigen.

Organisation

Eine gute Buchungssoftware verfügt über eine Kalenderansicht, die die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten anzeigt. Es sollte auch die Möglichkeit geben, Buchungen zu verwalten oder zu stornieren. Benachrichtigungen über bevorstehende Buchungen und Erinnerungen an anstehende Meetings sind ebenfalls ein Vorteil, um aus Unternehmenssicht die Kapazität von Büros zu analysieren und Flächenoptimierung zu betreiben. So lassen sich aktiv die Bürokosten senken.


Welche Funktionen sollte ein gutes Arbeitsplatz-Buchungssystem haben?

Ein gutes Buchungssystem sollte eine Vielzahl von Funktionen haben, um die Arbeitsplatzverwaltung und -buchung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Einige wichtige Funktionen, die eine solche Software aufweisen sollte, sind:

Kalenderansicht

Eine Kalenderansicht ist eine der wichtigsten Funktionen einer Arbeitsplatz-Buchungssystem. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten schnell und einfach zu überprüfen und Buchungen zu tätigen. Eine Kalenderansicht sollte übersichtlich und benutzerfreundlich sein, um die Planung und Buchung von Meetings und Arbeitsplätzen zu vereinfachen.

Buchungen verwalten

Eine weitere wichtige Funktion eines Arbeitsplatz-Buchungssystems ist die Möglichkeit, Buchungen zu verwalten und zu stornieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Buchungen jederzeit anzupassen oder zu stornieren, falls ihre Pläne sich ändern. Eine solche Funktion hilft dabei, Doppelbuchungen zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten zu optimieren.

Standortübersicht

Damit auch die soziale Interaktion im Unternehmen nicht zum Erliegen kommt, sollte eine passende Software auch den Fokus auf die Kommunikation im Team legen. Denn viele Mitarbeitenden kommen in das Büro, um andere Kolleg:innen zu treffen. Eine Standortübersicht, wer sich wann im Büro findet, kann die Kollaboration im Team fördern und die Unternehmenskultur verbessern.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen und Check-In-Funktionen sind weitere wichtige Funktionen eines Arbeitsplatz-Buchungssystems. Sie erinnern Mitarbeitende an bevorstehende Buchungen und anstehende Meetings. Dies hilft dabei sicherzustellen, dass alle Beteiligten rechtzeitig über die geplanten Aktivitäten informiert sind.

Integration

Die Integration eines guten Arbeitsplatz-Buchungssystem sollte auch die Möglichkeit bieten, sie mit anderen Tools wie E-Mail- und Kalendersystemen zu integrieren. Dies erleichtert die Kommunikation und die Planung von Meetings und Arbeitsplatznutzung und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

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Das bietet Mitarbeitenden die nötige Sicherheit, jeden Tag die richtige Ausstattung für den Bürotag zu bekommen. Und damit das soziale Leben in deinem Unternehmen nicht zum Erliegen kommt, können Mitarbeitende unsere Standortübersicht nutzen, um sich zu verabreden und den Tag zu verbringen.

Außerdem können Unternehmen mit unserem Analyse Dashboard die Büroauslastung anhand von anonymisierten Buchungsdaten auswerten und datengetriebene Entscheidungen über die zukünftige Gestaltung und Investition von Büroflächen treffen.

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