Ein Desk Sharing Tool kann Unternehmen helfen, Arbeitsplätze effizienter zu verwalten, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Doch wie gelingt die Implementierung reibungslos? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die passende Desk Sharing Software auswählen, technisch integrieren und den Change Management Prozess optimal gestalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Anforderungen an die Arbeitsplatz-Buchungssoftware vorab definieren
- Fokus auf Arbeitsplatzbuchung, Teamkollaboration und Flächenoptimierung
- Technische Integration und Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicherstellen
- Change Management: Mitarbeitende einbeziehen und schulen
Anforderungen an ein Desk Sharing Tool: Was ist zu beachten?
Bevor Sie ein Desk Sharing Tool implementieren, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens analysieren. Wichtige Funktionen sind:
- Online-Buchung von Arbeitsplätzen
- Anzeige freier Plätze in Echtzeit
- Automatische Benachrichtigungen
- Integration in bestehende Systeme (z.B. Microsoft 365)
Tipp: Nutzen Sie Tools wie Seatti, die speziell für die einfache Arbeitsplatzbuchung und Integration in bestehende IT-Landschaften entwickelt wurden. Mehr zu Seatti
Die richtige Desk Sharing Software finden
Marktforschung und Vergleich
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter anhand von:
- Testberichten (z.B. OMR Reviews, G2)
- Kundenbewertungen
- Produktvergleichen
Anforderungen und Funktionen prüfen
Stellen Sie sicher, dass die Software alle definierten Anforderungen erfüllt. Prüfen Sie insbesondere:
- Buchungsfunktionen
- Benutzerfreundlichkeit
- Benachrichtigungsoptionen
Kosten und ROI
Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch den langfristigen Nutzen. Eine gute Desk Sharing Software kann die Bürokosten nachhaltig senken.
Support und Flexibilität
Achten Sie auf:
- Umfangreiche Schulungsmaterialien
- Technischen Support
- Regelmäßige Updates
- Anpassungsfähigkeit an Unternehmenswachstum
Technische Integration eines Desk Sharing Tools
Die technische Integration ist entscheidend für den Erfolg. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Kompatibilität prüfen: Ist die Software mit Ihren Systemen (z.B. Microsoft 365, Datenbanken) kompatibel?
- Schnittstellen einrichten: Konfigurieren Sie die Software für die Kommunikation mit anderen Tools.
- Datenmigration: Übertragen Sie relevante Daten wie Nutzer- und Buchungsdaten.
- Zugangsrechte festlegen: Definieren Sie Nutzergruppen und Berechtigungen.
- Integration testen: Überprüfen Sie alle Funktionen und beheben Sie eventuelle Konflikte.
- Rollout: Starten Sie mit einer Testphase, bevor Sie das Tool unternehmensweit ausrollen.
Change Management: Mitarbeitende einbinden und schulen
Nach der technischen Einrichtung beginnt der Change Management Prozess. Erfolgsfaktoren sind:
- Klare Kommunikation der Ziele (z.B. hybrides Arbeiten)
- Transparente Information über Veränderungen im Arbeitsalltag
- Schulungen und Step-by-Step-Guides, z.B. im Intranet (Schulungstipps)
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Software
Seatti Desk Sharing Tool: Schnelle & einfache Integration
Seatti ermöglicht eine besonders einfache Implementierung, da es vollständig in das Microsoft 365 Ökosystem integrierbar ist. Vorteile:
- Übernahme bestehender Nutzergruppen und Rechte
- Intuitive Bedienung ohne zusätzliche Schulungen
- Schnelle technische Integration
Im Vergleich zu anderen Anbietern punktet Seatti mit einer besonders benutzerfreundlichen Oberfläche und nahtloser Integration in bestehende Systeme. Laut einer internen Umfrage von Seatti konnten Unternehmen die Einführungszeit um bis zu 40% verkürzen.
FAQ zur Implementierung von Desk Sharing Tools
Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Desk Sharing Tools?
Die wichtigsten Kriterien sind Funktionsumfang, Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Benutzerfreundlichkeit, Support und Kosten.
Wie lange dauert die Implementierung einer Desk Sharing Software?
Die Dauer hängt von der Komplexität der IT-Landschaft ab. Mit Lösungen wie Seatti ist eine Integration oft in wenigen Tagen möglich.
Wie kann die Akzeptanz bei Mitarbeitenden erhöht werden?
Durch transparente Kommunikation, Einbindung der Mitarbeitenden und gezielte Schulungen kann die Akzeptanz deutlich gesteigert werden.
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