Seatti vs desk.ly: Welches Workspace Management passt zu Ihrem Microsoft 365 Büro?

Seatti und desk.ly sind beide Lösungen für die Arbeitsplatzbuchung im hybriden Büro, unterscheiden sich aber klar in drei Punkten: der Tiefe der Nutzungsauswertung, der Art der Anwesenheitserkennung und der Staffelung von Enterprise-Funktionen wie API und Multi-Tenancy. Die kurze Antwort auf „seatti vs desk.ly“: Seatti kombiniert Arbeitsplatzbuchung mit Office Intelligence und IP-basierter Anwesenheitserkennung in Microsoft 365, desk.ly bietet Buchung, Auslastungsanalyse und weitere Funktionen in drei Stufen (Corporate, Enterprise, Enterprise Plus).

Wenn Sie desk.ly und Seatti auf der Shortlist haben, stellt sich die Frage, welches Tool den eigenen Anforderungen an Desk Sharing, Büroauslastung, Datenschutz und datenbasierte Flächenentscheidungen am nächsten kommt. Dieser Vergleich richtet sich an Verantwortliche in IT, Real Estate, Facility Management und Geschäftsführung in Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365, die hybride Arbeitsmodelle effizient steuern und dabei Flächeneffizienz und Compliance sichern wollen. Er behandelt Pakete, Funktionen und Kosten beider Lösungen, die Unterschiede bei Auswertung und Anwesenheitserkennung, Integrationsfragen für IT sowie Datenschutz- und Betriebsratsaspekte.

Die kompakte Gegenüberstellung mit Kurzfazit, Rechenbeispiel und Wechselplan finden Sie auf unserer Vergleichsseite Seatti vs desk.ly. Dieser Artikel geht tiefer in Pakete, Auswertung und Prüffragen.

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Welche Desk-Sharing-Pakete bieten Seatti und desk.ly und was ist jeweils enthalten?

Hybrides Arbeiten braucht mehr als eine Software mit Features zur Buchung von Schreibtischen. Wer Seatti und desk.ly im Blick hat, vergleicht zwei Anbieter, die ihre Funktionen unterschiedlich staffeln. Dieser Abschnitt ordnet die Paketlogik beider Lösungen ein, bevor die Vergleichstabelle die Stufen gegenüberstellt.

Seatti gliedert sein Angebot in zwei Module mit je drei Stufen: Das Modul Workspace Management deckt die operative Buchung und Koordination von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Services ab (Essentials, Pro, Enterprise). Das Modul Office Intelligence liefert Auslastungsdaten, Trends und Einsparpotenziale auf Basis von Buchungen und IP-basierter Anwesenheit (Essentials, Pro, Enterprise). Beide Module lassen sich unabhängig oder als Bundle kombinieren. Seatti richtet sich an Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit Enterprise-Strukturen.

desk.ly bündelt seine Funktionen in drei Paketen: Corporate als Einstieg mit Arbeitsplatzbuchung, Auslastungsanalyse und Single Sign-on (Microsoft und Google), Enterprise mit zusätzlichen Funktionen wie Meetingräumen inklusive Catering, Parkplätzen, Serienbuchungen, Wartelisten, White-Label-Funktion, Kiosk-Modus, User Tags, mobiler App (iOS und Android) und persönlichem Kundensupport, sowie Enterprise Plus mit Besuchermanagement, SCIM-Synchronisation, HRIS-Integration, RESTful API, Heatmap Analytics und Multi-Tenancy (desk.ly Preisseite, Stand 13.10.2026).

Vergleichstabelle: Seatti vs desk.ly Pakete im Überblick

Die Tabelle stellt die Funktionen beider Lösungen Stufe für Stufe gegenüber. Lesen Sie die Zeilen als Prüfkriterien, die Sie in Ihrem internen Anforderungskatalog gewichten können.

Die Unterschiede liegen vor allem in der Staffelung von Enterprise-Funktionen. Seatti legt API-Zugang und Multi-Tenant-Administration in das Paket Workspace Enterprise und bietet Office Intelligence als eigenes Modul. Desk.ly bündelt Funktionen wie SCIM, RESTful API und Multi-Tenancy in Enterprise Plus. Beide Lösungen unterstützen Desk Sharing und hybride Arbeitsmodelle.

Wie unterscheiden sich Auswertung und Anwesenheitserkennung?

Wer ein Büro betreibt, trifft jeden Tag Entscheidungen über Fläche und Betriebskosten, meist ohne belastbare Nutzungsdaten. Ein Buchungstool allein beantwortet nur die operative Frage. Seatti verbindet Workspace Management und Office Intelligence in einem System, das nativ in Microsoft 365 läuft und zeigt, wie viel Fläche ein Unternehmen wirklich braucht.

Die Auswertung der Büroauslastung und die Art der Anwesenheitserkennung sind die Bereiche, in denen sich Seatti und desk.ly am deutlichsten unterscheiden. Für Real Estate, IT und Geschäftsführung ist dieser Unterschied entscheidend, weil er bestimmt, welche Daten für Flächenentscheidungen zur Verfügung stehen.

desk.ly: Auslastungsanalyse und Heatmap Analytics

Desk.ly bietet laut Preisseite bereits ab der Stufe Corporate eine Auslastungsanalyse. In der Stufe Enterprise Plus sind zusätzlich Heatmap Analytics enthalten. Für den Einsatz im eigenen Unternehmen empfiehlt es sich, folgende Prüffragen an desk.ly zu stellen:

• Wie werden die Auslastungsdaten genau erfasst: ausschließlich über Buchungen und manuelle Check-ins oder zusätzlich über automatisierte Anwesenheit ohne Hardware?
• Welche Granularität haben Heatmaps in Enterprise Plus (pro Bereich, pro Tisch, pro Standort) und wie lange werden Daten gespeichert?
• Gibt es Einschränkungen bei der Auswertung über mehrere Standorte oder Tenants hinweg?

Seatti: Office Intelligence in drei Stufen

Seatti bietet Office Intelligence als eigenes Modul an, das mit Workspace Management kombiniert werden kann. Das Modul nutzt IP-basierte Anwesenheit: Die Anwesenheit von Mitarbeitenden wird automatisch über die vorhandene Netzwerk-Infrastruktur erkannt, ohne zusätzlichen Check-in und ohne Geolokalisierung.

Die drei Stufen im Überblick:

• Intelligence Essentials (ab 1,00 € pro Nutzer und Monat): IP-basierte Anwesenheit und KI-Analytics liefern ein realistisches Nutzungsbild, das über reine Buchungsdaten hinausgeht.
• Intelligence Pro (ab 2,00 € pro Nutzer und Monat): Seatti Signals zeigen die Nutzung pro Bereich und Tisch und liefern Grundlagen für Entscheidungen zur Umverteilung und Neugestaltung von Flächen.
• Intelligence Enterprise (individuell): vollumfängliche Nutzungsanalyse für strategische Flächenentscheidungen.

Office Intelligence macht Belegung, Trends und Einsparpotenziale sichtbar, ohne Live-Überwachung und ohne Arbeitszeiterfassung. Die Daten sind pseudonymisiert und aggregiert.

Praxisrelevanz für Real Estate, IT und Betriebsrat

Für Real Estate und Facility Management ist die Kombination aus Buchungsdaten und IP-basierter Präsenz aussagekräftiger als reine Buchungsdaten. Eine Buchung zeigt nur, dass ein Platz reserviert wurde. Die Anwesenheitserkennung zeigt zusätzlich, ob er tatsächlich genutzt wird, und das ist die Grundlage für Entscheidungen zu Fläche und Betriebskosten.

Wie sich diese Art von Office Management und Intelligence in der Praxis auswirken kann, zeigen zwei Beispiele aus Kundenprojekten. Die IKB hat durch Desk Sharing und Auslastungsanalyse rund 34 % ihrer Bürokosten gespart. Sartorius setzt Seatti für 14.000 Mitarbeitende ein und kommt seit 2021 auf über 200.000 Bürotage. Das eine Beispiel steht für die Kosten, das andere für die Größenordnung im Alltag. Insgesamt setzen über 100 Unternehmen auf Seatti, weitere Case Studies finden Sie in den Referenzen.

Damit solche Auswertungen im Unternehmen akzeptiert werden, muss auch der Datenschutz stimmen. Seatti erkennt Anwesenheit über die vorhandene Netzwerk-Infrastruktur, ohne zusätzliche Sensorik und ohne Geolokalisierung, und wertet die Daten pseudonymisiert und aggregiert aus. Das erleichtert das Gespräch mit Datenschutz und Betriebsrat, auf das der nächste Abschnitt zurückkommt.

Was kosten Seatti und desk.ly?

Preise sind für den Business Case zentral, aber sie müssen immer im Kontext der enthaltenen Funktionen je Stufe gesehen werden. Die folgenden Angaben stammen aus den jeweiligen Preisseiten beider Anbieter.

Seatti Workspace Management (Seatti Preise ansehen):

• Essentials: ab 1,90 € pro Nutzer und Monat
• Pro: ab 2,90 € pro Nutzer und Monat
• Enterprise: individuell

Seatti Office Intelligence:

• Essentials: ab 1,00 € pro Nutzer und Monat
• Pro: ab 2,00 € pro Nutzer und Monat
• Enterprise: individuell

Seatti rechnet jährlich ab. In der Regel fallen keine Implementierungskosten an, Schulungen, Raumpläne und Support sind inklusive.

desk.ly (desk.ly Preisseite, Stand 13.10.2026):

• Corporate: ab 1,65 € pro Nutzer und Monat
• Enterprise: ab 2,75 € pro Nutzer und Monat
• Enterprise Plus: individueller Preis

Zu Abrechnungsmodus (jährlich oder monatlich) und Implementierungskosten bei desk.ly sind auf der Preisseite keine Angaben ersichtlich. Diese Punkte sind mit der IT und dem Einkauf zu klären.

Beispielrechnung für 250 abgerechnete Nutzende

Die Jahreskosten berechnen sich nach der Formel: Nutzende × Preis pro Monat × 12 Monate.

• desk.ly Corporate: 250 × 1,65 € × 12 = 4.950 € pro Jahr
• desk.ly Enterprise: 250 × 2,75 € × 12 = 8.250 € pro Jahr
• Seatti Workspace Management Essentials: 250 × 1,90 € × 12 = 5.700 € pro Jahr
• Seatti Workspace Management Pro: 250 × 2,90 € × 12 = 8.700 € pro Jahr

Die Beispielrechnung stellt einzelne Stufen gegenüber. Office Intelligence muss bei Seatti zusätzlich kalkuliert werden (ebenfalls Nutzende × Preis × 12). Die Funktionsumfänge je Stufe sind unterschiedlich, deshalb trifft dieser Vergleich keine Aussage darüber, welcher Anbieter günstiger oder teurer ist.

Bundle-Überlegung: Workspace Management plus Office Intelligence

Für den Business Case empfiehlt es sich, direkt ein Bundle aus Workspace Management und Office Intelligence zu kalkulieren, anstatt nur das Buchungsmodul zu betrachten. Seatti bietet Funktionen für Desk Booking, Meetingraum- und Parkplatzbuchung im Workspace-Modul und verbindet diese mit Analytics im Intelligence-Modul.

Typische Kombinationen (Summe der Listenpreise, der Bundle-Vorteil ist nicht eingerechnet):

• Workspace Essentials + Intelligence Essentials: Einstieg mit Arbeitsplatzbuchung und automatischer Anwesenheitserkennung, ab 2,90 € pro Nutzer und Monat.
• Workspace Pro + Intelligence Pro: Desk Booking, Räume, Parkplätze und detaillierte Nutzungsanalyse pro Bereich und Tisch, ab 4,90 € pro Nutzer und Monat.

Bei mehreren Gesellschaften oder größeren Nutzerzahlen lohnt es sich, bei Seatti einen individuellen Preis anzufragen: Bundle-Preis anfragen. Für die interne Kalkulation in IT oder Controlling empfiehlt sich eine Betrachtung der Gesamtkosten über mehrere Jahre, die neben den Lizenzkosten auch Einführungsaufwand und mögliche Einsparungen bei Büroflächen berücksichtigt.

Die Angaben zu desk.ly beruhen auf der öffentlichen Preisseite (Stand 13.10.2026) und können sich ändern.

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Was prüfen IT, Betriebsrat und Real Estate?

Die Entscheidung für eine Workspace-Management-Lösung fällt oft nicht allein in einer Abteilung. IT, Betriebsrat und Real Estate haben jeweils eigene Prüfpunkte. Dieser Abschnitt strukturiert die wichtigsten Fragen je Rolle.

IT: Integration, Sicherheit und Betrieb

Seatti läuft nativ im Microsoft-365-Umfeld und integriert sich in Microsoft Teams, Outlook (ab Workspace Pro) und Microsoft Entra ID. Microsoft Entra Sync synchronisiert Nutzer, Gruppen und Zugänge automatisch, die Anmeldung erfolgt per Single Sign-on mit den Microsoft-Zugangsdaten, ohne doppelte Datenpflege. Im Paket Workspace Enterprise steht ein API-Zugang bereit, um Zugangskontrollsysteme, HRIS und weitere Bürosysteme anzubinden. Seatti ist nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform.

Fragen an desk.ly:

• Wie ist die SCIM-Synchronisation im Detail umgesetzt und ab welcher Stufe steht sie zur Verfügung (laut Preisseite Enterprise Plus)?
• Welche Systeme sind über die RESTful API von desk.ly angebunden und wie werden Microsoft-365-Ressourcen konkret integriert?

Betriebsrat und Datenschutz

Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung des Betriebsrats erleichtert wird. Der Datenschutzrahmen umfasst: DSGVO-Konformität, Rechenzentren in der EU, Auftragsverarbeitung nach Art. 28, Verschlüsselung mit TLS 1.2 und AES-256, pseudonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten, keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung, keine Arbeitszeiterfassung, anonyme Buchung möglich, Arbeitsortangabe optional. Details finden Sie unter Datenschutz bei Seatti. Bei Betriebsvereinbarungen empfehlen wir eine juristische Prüfung; dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.

Fragen an desk.ly:

• Wo werden die Daten von desk.ly gehostet, welche Zertifizierungen liegen vor und wie wird die DSGVO-Konformität dokumentiert?
• Welche Daten zu Anwesenheit und Nutzung können Betriebsrat und Datenschutz in Reports einsehen und in welcher Form werden diese pseudonymisiert oder anonymisiert?

Real Estate und Facility Management

Office Intelligence macht Belegung, Auslastung und Trends in einem System sichtbar und hilft, die Frage nach der benötigten Fläche datenbasiert zu beantworten. Beispiele aus Kundenprojekten (IKB, Sartorius) stehen im Abschnitt zur Auswertung.

Fragen an desk.ly:

• In welchem Detailgrad können Real Estate und Facility Management die Flächenauslastung in desk.ly-Reports auswerten, insbesondere über mehrere Standorte hinweg?
• Welche Auswertungen stehen in den verschiedenen Stufen (Corporate, Enterprise, Enterprise Plus) zur Verfügung und wie unterscheiden sie sich?

Wann passt welche Lösung?

Seatti passt besser, wenn Ihr Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden Microsoft 365 als strategische Basis nutzt, mehrere Standorte oder Gesellschaften zentral steuern muss und Anwesenheit ohne manuellen Check-in und ohne Geolokalisierung erfassen möchte. Seatti eignet sich besonders für Unternehmen mit hybriden Organisationsmodellen, die nicht nur Arbeitsplätze buchen, sondern Office Intelligence für datenbasierte Flächenentscheidungen nutzen wollen. Der Rollout erfolgt in der Regel unter zwei Wochen, Microsoft Teams und Outlook (ab Workspace Pro) sind die zentralen Oberflächen für die Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen. Multi-Tenant-Administration ist in Workspace Enterprise enthalten.

Desk.ly passt besser, wenn bei Ihnen zunächst die Buchung im Vordergrund steht und der Einstiegspreis der Stufe Corporate (ab 1,65 € pro Nutzer und Monat) sowie eine schrittweise Funktionsausweitung über Corporate, Enterprise und Enterprise Plus wichtig sind. Desk.ly ist ebenfalls eine Softwarelösung für Desk Sharing und hybrides Arbeiten und bietet bereits ab Corporate Single Sign-on mit Microsoft und Google, eine Microsoft Teams App und Auslastungsanalyse. Wenn Sie White-Label-Funktion, Wartelisten, Kiosk-Modus und persönlichen Kundensupport (Enterprise) oder Light-Lizenzen (Enterprise Plus) konkret brauchen oder neben Microsoft auch Google für Single Sign-on nutzen, sind das Punkte, die für desk.ly sprechen.

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung, und die Entscheidung hängt von Ihren eigenen Prioritäten ab.

Unser Rat: Nach Paketen entscheiden

Klären Sie zuerst, welche Fragen Sie mit den Daten beantworten wollen: Geht es um rein operative Buchung oder zusätzlich um strategische Flächenfragen wie die Konsolidierung von Standorten oder Etagen? Im zweiten Schritt priorisieren Sie Funktionen: Desks, Räume, Parkplätze, Besuchermanagement, Multi-Tenant, API, Anwesenheitserkennung, Analytics. Dann wählen Sie die passende Paketstufe und rechnen auf die eigene Nutzerzahl hoch, inklusive Office Intelligence, wenn Auslastungsdaten für Real Estate und Geschäftsführung relevant sind. Ein strukturierter Vergleich von Seatti Workspace Management plus Intelligence mit den desk.ly-Stufen lohnt sich, bevor intern entschieden wird. Lassen Sie sich beide Lösungen live zeigen und nehmen Sie die Prüffragen aus diesem Artikel mit.

Seatti im direkten Vergleich ansehen: Bringen Sie Ihre desk.ly-Fragen in den Walkthrough mit. Sie möchten sehen, wie Seatti in Ihrem Microsoft-365-Umfeld läuft? In einem Walkthrough von 30 Minuten zeigen wir, wie Seatti Ihre Office-Prozesse vereinfacht und Ihre Flächenentscheidungen datenbasiert absichert.

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Autor und Quellen

Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 14.10.2026.

Quellen: ISO 27001 Zertifikat, Datenschutz, Referenzen, IP-basierte Anwesenheitserfassung, Preise, Workspace Management, Office Intelligence, desk.ly Preisseite (Stand 13.10.2026)

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