Maximilian

Wie funktioniert eine Shared Desk Software?

Eine Shared Desk Software ist ein nützliches Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Räumlichkeiten effektiver zu nutzen und die Effizienz im Büro zu steigern. Es gibt viele verschiedene Arten von Softwares auf dem Markt. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche Funktionen am besten für sie geeignet sind. Aber wie funktioniert eine solche Software überhaupt?

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit einer Shared Desk Software können Mitarbeitende bequem online einen Arbeitsplatz im Büro buchen.  
  • Dafür wird ein digitaler Raumkatalog des Unternehmens angelegt & buchbare Ressourcen angelegt.
  • So lässt sich hybrides Arbeiten einfach im Unternehmen einführen. So lässt sich langfristig für Unternehmen Büroflächen effizienter nutzen.

Was ist eine Shared Desk Software?

Eine Shared Desk Software, auch Arbeitsplatz-Buchungssoftware genannt, ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, um die Verwaltung ihrer Arbeitsplätze zu vereinfachen. Es ermöglicht Mitarbeitern, Arbeitsplätze online zu buchen und zu reservieren, anstatt sich an den Empfang oder eine andere Person zu wenden.

Eine Buchungssoftware besteht in der Regel aus einer Online-Plattform, auf der Mitarbeiter ihre Arbeitsplatzreservierungen vornehmen können. Diese Plattform ist über einen Webbrowser oder eine mobile App zugänglich und erfordert in der Regel eine Anmeldung.

Einmal angemeldet, können Mitarbeiter auf eine Übersicht der verfügbaren Arbeitsplätze zugreifen. Diese Übersicht zeigt an, welche Arbeitsplätze zu welchen Zeiten verfügbar sind und welche bereits reserviert sind. Mitarbeiter können dann einen Arbeitsplatz auswählen und eine Reservierung vornehmen.

Sie bietet zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Konferenzräume zu reservieren, Meetings zu planen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Reservierung genehmigt oder abgelehnt wird.

Wie funktioniert einer Shared Desk Software?

Die Integration einer Shared Desk Software erfolgt meist in die bestehende Systemlandschaft. Damit sich Arbeitsplätze und andere Ressourcen buchen lassen, werden folgende Funktionen und Informationen hinterlegt:

  1. Raumkatalog: Die Software enthält einen Katalog aller verfügbaren Räume, inklusive Informationen wie Größe, Ausstattung und Verfügbarkeit. Benutzer können einen Raum suchen und filtern, um den perfekten Raum für ihre Bedürfnisse zu finden.
  1. Buchungsprozess: Sobald ein Benutzer einen geeigneten Raum gefunden hat, kann er diesen buchen. Dieser Prozess ist in der Regel sehr einfach und benutzerfreundlich, und erfordert nur wenige Schritte. Nach der Buchung erhält der Benutzer eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.
  1. Raumverwaltung: Die Software ermöglicht es Administratoren, Räume zu verwalten und zu organisieren. Sie können zum Beispiel Räume hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sowie die Verfügbarkeit von Räumen ändern.
  1. Berichtsfunktionen: Einige Arbeitsplatz-Buchungssoftware bieten Berichtsfunktionen, die es Administratoren ermöglichen, die Nutzung der Räumlichkeiten zu überwachen und zu analysieren. Dies kann helfen, Muster in der Nutzung der Räumlichkeiten zu erkennen und die Effizienz im Büro weiter zu steigern.
  1. Integrierbarkeit: Einige Arbeitsplatz-Buchungssoftware ist mit anderen Tools wie Kalender- und E-Mail-Anwendungen integriert. Dies ermöglicht es Benutzern, ihre Buchungen direkt in ihren Kalender einzutragen und erinnert sie automatisch an bevorstehende Buchungen.

Seatti als intuitive Shared Desk Software in Microsoft Teams

Mit Seatti als Shared Desk Software lässt sich dein Unternehmen in nur kürzester Zeit auf das hybride Arbeitsmodell umstellen. Um Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchbar zu machen, wird dein Unternehmen anhand des Grundrisses digitalisiert und buchbare Ressourcen angelegt.  

Dank der einfachen Integration in Microsoft 365 kannst du bereits existierende Nutzergruppen und Rechte schnell und einfach übernehmen. Zusätzlich bewegen sich deine Mitarbeitenden in ihrem gewohnten Umfeld in MS-Teams und brauchen somit keinerlei Schulungen. So gelingt die Umstellung auf hybrides Arbeiten in nur kürzester Zeit.  

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