Eine Desk Sharing Software lässt sich fair vergleichen, wenn Sie Funktionen, Integration in Microsoft 365, Datenschutz und das Preismodell nach denselben Kriterien prüfen und die Gesamtkosten für Ihre Nutzerzahl berechnen. Viele Angebote unterscheiden sich weniger im Grundprinzip der Arbeitsplatzbuchung als in der Tiefe der Integrationen, im Umfang der Auswertungen und in der Art der Abrechnung.
Wenn Sie als Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365 arbeiten und eine Shortlist für eine Buchungssoftware für Arbeitsplätze erstellen, stehen Sie vor einem konkreten Problem: Jeder Anbieter rechnet anders ab, verteilt Funktionen auf unterschiedliche Tarifstufen und nennt verschiedene Begriffe für ähnliche Leistungen. Dieser Artikel liefert Ihnen die Struktur für einen sachlichen Vergleich von Arbeitsplatzverwaltungstools und zeigt, auf welche Funktionen und Preisbestandteile es ankommt.
Kurzvergleich: drei Lösungstypen
Bevor Sie einzelne Funktionen und Preise vergleichen, hilft eine grobe Einordnung. Desk Sharing Software lässt sich in drei Lösungstypen unterteilen: die Eigenlösung auf Basis vorhandener Tools, die reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze und die Plattform, die Workspace Management und Office Intelligence in einem System verbindet. Seatti gehört zur dritten Kategorie. Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mit Microsoft 365 ist in der Regel Typ zwei oder drei relevant. Simple Lösungen wie Excel-Listen werden in der Regel nur für sehr kleine, einfache Setups ohne Enterprise-Anforderungen genügen.
Lösungstypen im Überblick
| Kriterium | Eigenlösung (Excel, einfache Kalender) | Reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze | Plattform für Workspace Management plus Office Intelligence |
|---|---|---|---|
| Funktionsumfang | Einfache Liste oder Kalenderansicht, manuell gepflegt | Arbeitsplatzbuchung, häufig interaktive Raumpläne, teilweise Ausstattungsfilter | Umfassende Arbeitsplatzverwaltung mit Buchung, Koordination und Analytics |
| Integration in Teams und Outlook | Meist ohne tiefe Integration | Teilweise über Add-ins, Web-Zugang oder Teams-App | Häufig nativ in Microsoft Teams und Outlook integriert |
| Nutzerverwaltung über Entra ID | Manuell, kein Single Sign-on | Teilweise, je nach Anbieter und Tarif | In der Regel automatisiert mit Entra-ID-Sync und Single Sign-on |
| Auswertung der tatsächlichen Nutzung | Nur rudimentär, manuelle Auswertung | Häufig Basis-Reports zur Buchungsauslastung | Office Intelligence mit IP-basierter Anwesenheit, Auslastungsansichten und Trendanalysen |
| Datenschutz | Hoher Eigenaufwand, in der Regel ohne Zertifizierung | DSGVO-Fokus, Hosting und Zertifizierungen variieren | Bei Seatti: ISO 27001, Rechenzentren in der EU, pseudonymisierte Daten, DSGVO-konform |
| Aufwand für Einführung | Zunächst gering, später hoher Pflegeaufwand | Mittleres Setup, je nach Integrationstiefe | Strukturierter Rollout, oft standardisiert (bei Seatti in der Regel unter zwei Wochen: Kick-off, Konfiguration, Schulung, Go-Live) |
| Typisches Preismodell | Keine Lizenzkosten, dafür interner Aufwand | Häufig pro Nutzer und Monat | Modulare Preise für Workspace Management und Office Intelligence |
| Passt für | Kleine Teams unter 250 Mitarbeitenden ohne Enterprise-Anforderungen | Einfache Desk-Booking-Szenarien mit überschaubaren Standorten | Unternehmen mit mehreren Standorten, komplexen Regelwerken und Bedarf an belastbaren Nutzungsdaten |
Die Angaben beruhen auf öffentlich zugänglichen Daten zum Erstellungszeitpunkt und können sich ändern.
Wie unterscheiden sich Desk Sharing Software und reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Dinge. Eine reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze konzentriert sich auf die Reservierung von Schreibtischen: Verfügbarkeit prüfen, Platz buchen, fertig. Desk Sharing Software als umfassende Arbeitsplatzverwaltungslösung geht weiter und umfasst Regelwerke, Teamsichtbarkeit, Zonen, Analysen zur Flächennutzung und tiefe Integration in Microsoft Teams.
Ab 250 Mitarbeitenden reicht eine reine Buchungslösung häufig nicht mehr aus. Strukturierte Workflows, rollenbasierte Verwaltung und Office Intelligence werden dann entscheidend, um den Bürobetrieb effizient zu steuern und Flächenentscheidungen datenbasiert zu treffen. Hybrides Arbeiten braucht ein Arbeitsplatzbuchungssystem, das Verfügbarkeit, Regeln und Auswertung zusammenbringt.
Desk Sharing Software als Teil von Workspace Management
Desk Sharing Software ist kein isoliertes Buchungstool, sondern ein Bestandteil eines umfassenden Workspace-Management-Ansatzes und damit auch Teil moderner Software für die Arbeitsplatzverwaltung. Neben der reinen Arbeitsplatzbuchung spielen Meetingraumbuchung, Parkplatzbuchung, Datenanalysen und weitere Services eine Rolle. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze direkt in Microsoft Teams, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
Die Kombination beantwortet sowohl die operative Frage nach der effizienten Bürosteuerung als auch die strategische Frage nach dem tatsächlichen Flächenbedarf.
Reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze
Reine Buchungssoftware bietet typischerweise eine Kalenderansicht, einfache Reservierungsfunktionen und eine geringe Einstiegshürde. Lösungen dieser Art bieten interaktive Arbeitsplatzbuchungen und eignen sich für kleinere Teams oder Pilotbereiche, in denen keine tiefen Integrationen, Rollenmodelle oder Analysen benötigt werden. Im Markt wird Desk Sharing Software dabei oft auch als Workplace Management Software geführt, obwohl ihr Funktionsumfang je nach Anbieter deutlich schlanker sein kann als der eines umfassenden Workspace-Management-Ansatzes.
Die Grenze zeigt sich, wenn Real Estate oder Facility Management belastbare Daten zur Auslastung brauchen. Ohne Auswertungen fehlt die Grundlage für Flächenentscheidungen, und der Leerstand bleibt unsichtbar.
Plattformen mit Workspace Management plus Office Intelligence
Plattformen dieser Kategorie kombinieren Desk Booking, Meetingraumbuchung, Parkplatzbuchung und Nutzungsanalysen in einem System. Office Intelligence verbindet Buchungsdaten, IP-basierte Präsenz und vorhandene Infrastruktur zu einem realistischen Bild der Auslastung.
Wer ein Büro betreibt, trifft jeden Tag Entscheidungen über Fläche und Betriebskosten, meist aber ohne belastbare Nutzungsdaten. Ein Buchungstool allein beantwortet nur die operative Frage. Seatti verbindet Workspace Management und Office Intelligence in einem System, das nativ in Microsoft 365 läuft, und schafft so die Möglichkeit, Flächen fundierter zu planen.
Welche Funktionen sollte eine Buchungssoftware für Arbeitsplätze mitbringen?
Die folgende Übersicht richtet sich an Facility Management, Real Estate und IT, die einen Anforderungskatalog für ihre Software für die Arbeitsplatzbuchung erstellen. Die Funktionen sind nach Gruppen strukturiert: Buchung, Check-in und Anwesenheit, Integration, Administration und Analyse. Jede Zeile enthält eine Prüffrage, die Sie an potenzielle Anbieter stellen können. Viele Anbieter ermöglichen essenzielle Funktionen wie Check-in und No-Show-Management, der Unterschied liegt in der Tiefe und in den Tarifstufen.
Die Anforderungen an eine Arbeitsplatzbuchungssoftware unterscheiden sich je nach Bürokonzept. Prüfen Sie außerdem, ob eine Desksharing-Software die Verfügbarkeit in Microsoft Teams in Echtzeit anzeigt.
Buchung und Arbeitsplatz
| Funktion | Warum wichtig | Prüffrage |
|---|---|---|
| Arbeitsplatzbuchung | Kernfunktion jeder Desk-Sharing-Lösung, ermöglicht flexibles Teilen von Arbeitsplätzen nach Bedarf | Können Mitarbeitende einen Arbeitsplatz per Klick in Microsoft Teams, auf dem Desktop oder mobil buchen? |
| Interaktive Raumpläne | Interaktive Raumpläne erhöhen die Akzeptanz und vereinfachen die Orientierung im Büro | Prüfen Sie, ob die Software interaktive Grundrisse mit Echtzeit-Verfügbarkeit bietet. |
| Ausstattungsfilter | Mitarbeitende finden den Platz mit der passenden Ausstattung (Monitor, höhenverstellbarer Tisch) | Können Nutzende nach Ausstattung filtern, bevor sie buchen? |
| Feste Arbeitsplätze | Manche Mitarbeitende oder Rollen brauchen einen festen Platz neben flexiblen Bereichen | Prüfen Sie, ob feste und flexible Arbeitsplätze parallel verwaltet werden können. |
| Anonyme Buchungen | Datenschutzrelevant, erleichtert die Abstimmung mit dem Betriebsrat | Lässt sich einstellen, ob Buchungen namentlich oder anonym angezeigt werden? |
| Gruppen- und Teambuchung | Fördert die Zusammenarbeit und soziale Bindung, wenn Teams gemeinsam vor Ort sind | Können Teams gemeinsam Bereiche oder benachbarte Plätze in der Nähe voneinander buchen? |
| Parkplatzbuchung | Spart Verwaltung und macht Parkplätze als Ressourcen transparent | Ist Parkplatzbuchung als Funktion im System enthalten? (Bei Seatti: Workspace Essentials) |
| Meetingraumbuchung | Zentrale Buchung von Räumen neben Arbeitsplätzen, vermeidet Doppelbuchungen | Prüfen Sie, ob Meetingraumbuchung enthalten ist oder ein separates Tool erfordert. (Bei Seatti: Workspace Pro) |
Check-in und Anwesenheit
| Funktion | Warum wichtig | Prüffrage |
|---|---|---|
| Check-in per Teams-Bot | Bestätigung der Buchung, reduziert No-Shows und gibt Plätze automatisch frei | Gibt es einen automatisierten Check-in direkt in Microsoft Teams? |
| Automatische Anwesenheitserkennung per IP | Erkennt Anwesenheit über bestehende Netzwerk-Infrastruktur, ohne zusätzlichen Check-in, verbessert die Datenqualität | Prüfen Sie, ob IP-basierte Präsenzerkennung verfügbar ist. (Bei Seatti: Intelligence Essentials) |
Integration
| Funktion | Warum wichtig | Prüffrage |
|---|---|---|
| Microsoft-Teams-Integration | Reduziert Medienbrüche für Mitarbeitende | Läuft die Software als native App in Microsoft Teams? (Bei Seatti: Workspace Essentials) |
| Outlook-Kalender-Integration | Buchungen erscheinen automatisch im Kalender, keine doppelte Pflege | Prüfen Sie, ob Buchungen in Outlook synchronisiert werden. (Bei Seatti: Workspace Pro) |
| Entra ID und Single Sign-on | Nutzerverwaltung über vorhandene Identitätssysteme, kein separates Passwort | Wird Microsoft Entra ID mit automatischer Synchronisation unterstützt? |
| Automatisches Nutzermanagement | IT wird entlastet, neue Mitarbeitende erhalten automatisch Zugang | Werden Nutzer und Gruppen automatisch über Entra Sync gepflegt? |
| Open API | Anbindung von Zugangskontrollsystemen, HRIS und weiteren Bürosystemen | Prüfen Sie, ob eine offene API verfügbar ist und in welchem Tarif. (Bei Seatti: Workspace Enterprise) |
Administration
| Funktion | Warum wichtig | Prüffrage |
|---|---|---|
| Admin-Panel | Zentrale Verwaltung für den Administrator, ohne IT-Ticket für jede Änderung | Gibt es ein eigenständiges Admin-Panel für Facility und Workplace Management? |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Verschiedene Rollen (Administrator, Teamlead, Benutzer) sehen nur, was sie sehen sollen | Prüfen Sie, ob das System granulare Rollen und Berechtigungen bietet. Wer hat Zugriff auf welche Auswertungen? |
| Zonen und Teambereiche | Bereiche lassen sich Teams zuordnen, die Zuordnung steuert, wer wo buchen kann | Können Zonen und Teambereiche konfiguriert werden? |
| Multi-Tenant-Verwaltung | Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften oder Standorten, die zentral administriert werden | Prüfen Sie, ob Multi-Tenant-Administration unterstützt wird. (Bei Seatti: Workspace Enterprise) |
Analyse
| Funktion | Warum wichtig | Prüffrage |
|---|---|---|
| Auslastungs-Dashboard | Nutzungsanalysen helfen bei der Optimierung von Büroflächen und der Kostensenkung | Bietet das Tool ein Dashboard mit Auslastungsdaten in Echtzeit? |
| Heatmaps | Visuelle Darstellung der Flächennutzung, zeigt Muster und Leerstand | Prüfen Sie, ob Heatmaps zur Auslastung verfügbar sind. |
| Rohdaten-Export | Ermöglicht eigene Auswertungen, z. B. in BI-Systemen | Können Rohdaten exportiert werden? |
| Aggregierte Auswertung je Bereich und Tisch | Detailtiefe für Flächenentscheidungen, zeigt Nutzung einzelner Bereiche | Prüfen Sie, ob Auswertungen pro Bereich und Tisch möglich sind. (Bei Seatti: Seatti Signals in Intelligence Pro) |
Welche Preismodelle gibt es und wie vergleichen Sie sie fair?
Die Preise verschiedener Anbieter direkt zu vergleichen ist schwierig, weil die Abrechnungsmodelle grundlegend voneinander abweichen. Einige Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere pro aktivem Nutzer, wieder andere pro Ressource. Dazu kommen Unterschiede bei jährlicher versus monatlicher Abrechnung, Staffelpreisen, Zusatzmodulen und Einmalkosten.
Preise pro Nutzer, pro aktivem Nutzer und pro Ressource sind nicht direkt vergleichbar, sondern müssen auf eine einheitliche Basis umgerechnet werden.
Pro Nutzer und Monat: Alle potenziellen Anwendenden werden lizenziert, unabhängig davon, wie oft sie buchen. Das ist transparent bei hoher Desk-Sharing-Quote, aber potenziell ineffizient bei geringer Aktivität.
Pro aktivem Nutzer und Monat: Nur wer sich tatsächlich anmeldet oder bucht, wird berechnet. Das ist sinnvoll bei schwankender Nutzung, aber die Definition von „aktiv“ variiert zwischen Anbietern.
Pro Ressource: Die Abrechnung erfolgt je Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz, unabhängig von der Nutzerzahl. Das ist vorteilhaft, wenn viele Nutzende wenige Plätze teilen.
Formel für den fairen Preisvergleich
Um Angebote vergleichbar zu machen, empfiehlt sich folgende Formel:
Jahreskosten = (Nutzende oder Ressourcen) × Preis × 12 + Einmalkosten + Zusatzmodule
Normieren Sie alle Angebote auf dieselbe Nutzerzahl und denselben Zeitraum von 12 Monaten. Prüfen Sie im Kleingedruckten, wie der jeweilige Anbieter „aktiver Nutzer“ definiert, und übernehmen Sie diese Definition in Ihre Vergleichsrechnung. Für den Business Case empfiehlt es sich, eine Tabelle mit zwei bis drei Szenarien zu erstellen: heutige Nutzerzahl, Wachstumsfall und Reduktionsfall.
Was kostet Desk Sharing Software bei Seatti?
Seatti rechnet in der Regel jährlich pro aktivem Nutzer ab, in Sonderfällen über bestehende Ressourcen. Die Abrechnung pro aktivem Nutzer kann für viele Unternehmen sinnvoll sein, weil nur tatsächlich aktive Mitarbeitende die Kosten bestimmen. Welche Aktivität als „aktiv“ zählt, klären wir mit Ihnen im Angebot.
Workspace Management: Preise pro Nutzer und Monat
- Workspace Essentials ab 1,90 € pro Nutzer und Monat: Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung sowie Microsoft-Teams-Integration.
- Workspace Pro ab 2,90 € pro Nutzer und Monat: zusätzlich Raumbuchung, erweiterte Buchungsregeln, Outlook-Integration und Compliance-Rollen.
- Workspace Enterprise individuell bepreist: Multi-Tenant-Administration, Gastzugänge, API-Zugang und individuelle Integrationen für Unternehmen mit Enterprise-Strukturen.
Office Intelligence: Preise pro Nutzer und Monat
- Intelligence Essentials ab 1,00 € pro Nutzer und Monat: IP-basierte Anwesenheitserkennung und KI-Analytics.
- Intelligence Pro ab 2,00 € pro Nutzer und Monat: Seatti Signals mit Nutzung pro Bereich und Tisch, Funktionen zur Umverteilung und Neugestaltung.
- Intelligence Enterprise individuell bepreist: vollumfängliche Nutzungsanalyse und Anbindung eigener Datenquellen.
Office Intelligence ist auch ohne Workspace Management nutzbar. Wer beide Module kombiniert, erhält einen Bundle-Vorteil. Der konkrete Preis steht im individuellen Angebot. Seatti Preise ansehen
Beispielrechnung für 250 Nutzende
Für 250 Nutzende über 12 Monate ergeben sich folgende Listenpreise:
| Modul | Berechnung | Jahreskosten |
|---|---|---|
| Workspace Essentials | 250 × 1,90 € × 12 | 5.700 € |
| Workspace Pro | 250 × 2,90 € × 12 | 8.700 € |
| Intelligence Essentials | 250 × 1,00 € × 12 | 3.000 € |
| Intelligence Pro | 250 × 2,00 € × 12 | 6.000 € |
Die Summe der reinen Listenpreise für Workspace Pro plus Intelligence Essentials beträgt 11.700 € über 12 Monate. Der Bundle-Vorteil ist dabei noch nicht eingerechnet. Außerdem ist Besuchermanagement ein optionales Add-on. Falls Sie hierzu mehr erfahren möchten, können Sie unverbindlich einen Bundle-Preis anfragen.
Wo liegen versteckte Kosten und Tarifgrenzen?
Ein häufiger Einwand lautet: „Excel oder ein einfaches Tool reicht uns doch.“ In der Praxis entstehen versteckte Kosten oft genau dort: bei manueller Pflege, bei Abstimmungen zwischen Teams über E-Mail und Telefon und bei Flächenentscheidungen ohne Daten.
Checkliste: Versteckte Kosten im Vergleich
- Einrichtung und Raumpläne: Die Digitalisierung der Grundrisse und die Konfiguration von Zonen und Buchungsregeln erfordern interne Projektzeit. Prüfen Sie, ob dieser Aufwand im Angebot enthalten ist.
- Schulung: Admin-Schulungen und Endnutzer-Onboarding verursachen Aufwand. Prüfen Sie, ob Schulungen im Angebot enthalten sind.
- Integrationen: Die Anbindung an Microsoft Entra ID, Single Sign-on und vorhandene Zutritts- oder HR-Systeme kann Zusatzkosten verursachen, insbesondere bei API-Nutzung.
- Zusatzmodule: Besuchermanagement und erweiterte Analysen sind häufig nicht im Basispreis enthalten. Prüfen Sie, ob diese Leistungen inklusive oder kostenpflichtige Add-ons sind.
- Mindestlaufzeit und Abrechnung: Monatliche versus jährliche Abrechnung, Mindestabnahmen und Staffelungen beeinflussen die Kosten.
- Definition aktiver Nutzer: Prüfen Sie genau, wann ein Benutzer als aktiv zählt und wie sich das auf die Kosten auswirkt. Fordern Sie dazu schriftliche Informationen an.
- Support: Laufender Support, Updates und Wartung sollten im Preis enthalten sein.
- Tarifgrenzen bei Analyse und Administration: Erweiterte Analysen, Multi-Standort-Administration und APIs sind häufig erst in höheren Stufen enthalten. Verhandeln Sie diese Punkte bewusst.
Fehlende Transparenz über Nutzungsdaten kann zu teuren Fehlentscheidungen bei Fläche und Betriebskosten führen. Analysen zur Flächennutzung sind eine häufige Funktion von Desk-Sharing-Software, aber die Datenqualität entscheidet über den Nutzen. Eine Buchungssoftware schafft Transparenz bei Buchungen, während eine Excel-Liste bestenfalls den Ist-Zustand als Momentaufnahme abbildet.
Was bei Seatti im Preis enthalten ist
Bei Seatti fallen in der Regel keine Implementierungskosten an. Im Preis enthalten sind technische Konfiguration, Konzeption, Erstellung der Raumpläne, individuelle Anpassungen, Schulungen für Admins und Endnutzende sowie laufender Support.
Der Seatti-Rollout erfolgt in der Regel unter zwei Wochen: Tag 1 Kick-off und technische Installation, Woche 1 Admin-Schulung und Konfiguration der Büros, Woche 2 User Onboarding und Go-Live. Upgrades und Add-ons sind jederzeit möglich.
Was prüfen IT, Betriebsrat und Real Estate im Vergleich?
Die Entscheidung für eine Desk Sharing Software betrifft meist mehrere Rollen. Drei davon prüfen unterschiedliche Aspekte: IT, Betriebsrat und Real Estate.
IT: Microsoft-365-Integration, Sicherheit und Betrieb
Die IT prüft vor allem, wie sich die Software in die bestehende Microsoft-365-Landschaft einfügt. Microsoft Entra ID mit automatischer Synchronisation, Single Sign-on und automatisiertem Nutzermanagement über Entra Sync entlasten den Betrieb und vermeiden doppelte Datenpflege. Seatti ist nach ISO 27001 zertifiziert, verarbeitet Daten in Rechenzentren in der EU und verschlüsselt mit TLS 1.2 und AES 256. Der Rollout in der Regel unter zwei Wochen erleichtert Pilotprojekte und reduziert den Aufwand für die IT.
Betriebsrat: Datenschutz, Transparenz, Mitbestimmung
Betriebsräte vertreten die Interessen der Arbeitnehmer und achten besonders auf Datenschutz und Transparenz. Eine offene Kommunikation mit dem Betriebsrat von Beginn an erleichtert die Abstimmung. Seatti nutzt pseudonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten, sieht keine Live-Überwachung, keine Geolokalisierung und keine Arbeitszeiterfassung vor und ermöglicht anonyme Buchungen. Seatti ist so gebaut, dass die Mitbestimmung erleichtert wird. Bei Betriebsvereinbarungen empfehlen wir, frühzeitig Entwürfe zu besprechen und eine juristische Prüfung einzuholen.
Real Estate: belastbare Daten für Flächenentscheidungen
Real Estate braucht belastbare Nutzungsdaten, um Entscheidungen zu Fläche und Bürokosten fundiert zu treffen. Seatti verbindet Buchungsdaten, IP-basierte Präsenz und vorhandene Infrastruktur zu einem realistischen Bild der Auslastung. Die IP-basierte Anwesenheit ist in Intelligence Essentials enthalten, Seatti Signals (Nutzung pro Bereich und Tisch) in Intelligence Pro, die vollumfängliche Nutzungsanalyse und die Anbindung eigener Datenquellen in Intelligence Enterprise. Aus diesen Daten lassen sich Szenarien für Flächenkonsolidierung und Kostensenkung ableiten.
Welche Lösung passt zu welcher Situation?
Funktionsumfang, Preismodelle und die Anforderungen der Beteiligten bestimmen, welcher Lösungstyp passt. Die richtige Lösung hängt von Unternehmensgröße und Bedarf ab.
Kleinere Teams unter 250 Mitarbeitenden ohne Enterprise-Anforderungen
Für einen einzelnen Standort mit wenigen Zonen und geringer Regulierung kann eine einfache Buchungslösung oder eine gut gepflegte Excel-Liste ausreichen. Die Grenzen sind schnell erreicht, wenn hybride Arbeitsmodelle zunehmen, weitere Standorte hinzukommen oder der Betriebsrat verbindliche Regeln zur Arbeitsplatzbuchung fordert.
Unternehmen mit Microsoft 365 und mehreren Standorten
Hier ist eine Desk Sharing Software mit Microsoft-Teams-Integration, Entra-ID-Anbindung und zentraler Administration sinnvoll. Workspace Management in einem System hilft, Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze über Standorte hinweg zu steuern. Seatti bildet Enterprise-Strukturen mit Rollen und Berechtigungen ab und ist als Desk Sharing App nativ in Teams und Outlook verfügbar.
Unternehmen mit Bedarf an belastbaren Nutzungsdaten
Unternehmen mit Mietvertragsenden oder Flächenkonsolidierungen benötigen Office Intelligence. Eine Plattform, die Buchungsdaten und IP-basierte Präsenz verbindet, sichert Flächenentscheidungen datenbasiert ab.
Zahlen aus Kundenprojekten zeigen, was sich mit belastbaren Nutzungsdaten bewegen lässt. Zwei Beispiele machen das greifbar, eines zu den Kosten und eines zur Größenordnung:
IKB hat durch Desk Sharing und Auslastungsanalyse mit Seatti rund 34 % Bürokosten gespart. Für Real Estate und Finance zeigt das Beispiel, wie aus Nutzungsdaten eine Entscheidungsgrundlage für Fläche und Bürokosten wird. Das Ergebnis hängt vom Einzelfall ab und ist kein Versprechen für jedes Unternehmen.
Bei einer großen Belegschaft stellt sich eine andere Frage: Trägt die Lösung auch im täglichen Betrieb? Sartorius setzt Seatti für 14.000 Mitarbeitende ein, mit über 200.000 Bürotagen seit 2021. Für IT und Workplace Teams ist das ein Hinweis darauf, dass die Lösung auch bei einer großen Belegschaft über längere Zeit im Alltag genutzt wird.
Weitere Beispiele aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen finden Sie in unseren Referenzen. Alle Referenzen ansehen
Fazit: Desk Sharing Software Vergleich für Ihr Unternehmen
Welche Desk Sharing Software zu Ihnen passt, entscheidet sich an drei Fragen: Wie tief muss die Integration in Microsoft 365 reichen, wie komplex sind Ihre Standorte und Gesellschaften, und brauchen Sie belastbare Nutzungsdaten für Flächenentscheidungen? Ein gemeinsames Verständnis von Zweck und Funktionsumfang erleichtert die Entscheidung im Team. Für kleine Teams ohne Enterprise-Anforderungen kann eine einfache Lösung genügen. Wer mehrere Standorte, die Anbindung an Entra ID und eine Datenbasis für Flächenentscheidungen braucht, findet in Seatti eine Plattform, die Workspace Management und Office Intelligence verbindet. Rechnen Sie alle Angebote auf dieselbe Nutzerzahl und zwölf Monate um, dann wird der Vergleich auch belastbar.
Nächste Schritte: Angebote auf Ihre Nutzerzahl rechnen
- Erstellen Sie eine Anforderungsliste mit Funktionen und Integrationen anhand der Prüffragen aus diesem Artikel.
- Normieren Sie alle Preismodelle auf Jahreskosten für Ihre eigene Nutzerzahl.
- Führen Sie eine Demo im eigenen Microsoft-365-Umfeld durch, um die Integration und die Nutzerakzeptanz zu testen.
Sie möchten sehen, wie Seatti in Ihrem Microsoft-365-Umfeld läuft? In einem Walkthrough von 30 Minuten zeigen wir, wie Seatti Ihre Office-Prozesse vereinfacht und Ihre Flächenentscheidungen datenbasiert absichert.
Jetzt Demo buchen | Bundle-Preis anfragen
Autor und Quellen
Autorin: Saskia Neuner, Chief of Staff bei Seatti. Stand: 09.10.2026.
Quellen: ISO 27001 Zertifikat, Referenzen, Workspace Management, Office Intelligence, Preise, Arbeitsplatzbuchungssystem, Meetingraumbuchung, Parkplatzbuchung, Datenanalysen, Preisanfrage
Häufig gestellte Fragen
Desk Sharing Software umfasst eine umfassende Arbeitsplatzverwaltung mit Zonen, Teamkoordination, Regelwerken und häufig Analysen zur Flächennutzung. Reine Buchungssoftware für Arbeitsplätze konzentriert sich primär auf die Reservierung von Schreibtischen. Die drei Lösungstypen, Eigenlösung, reine Buchungssoftware und Plattform mit Workspace Management plus Office Intelligence, unterscheiden sich vor allem in der Tiefe der Integration und im Umfang der Auswertungen. Eine Plattform mit Auswertung macht ungenutzte Arbeitsplätze sichtbar, reine Buchungstools oft nicht.
Mindestens enthalten sein sollten: Arbeitsplatzbuchung, interaktive Raumpläne, Microsoft-Teams-Integration, Entra ID mit Single Sign-on, rollenbasierte Administration und grundlegende Auslastungsberichte. Je nach Anforderung kommen Meetingraumbuchung, Parkplatzbuchung und erweiterte Analysen hinzu. Den vollständigen Funktionsvergleich mit Prüffragen finden Sie im entsprechenden Abschnitt dieses Artikels.
Die drei Hauptmodelle sind: pro Nutzer, pro aktivem Nutzer und pro Ressource. Seatti rechnet in der Regel pro aktivem Nutzer ab. Die faire Vergleichsformel lautet: Jahreskosten = Nutzende × Preis × 12 + Einmalkosten + Zusatzmodule. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, wie „aktiver Nutzer“ definiert ist, und rechnen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis um.
Workspace Essentials ab 1,90 €, Workspace Pro ab 2,90 €, Intelligence Essentials ab 1,00 € und Intelligence Pro ab 2,00 € pro Nutzer und Monat. Enterprise-Tarife sind individuell bepreist. Für 250 Nutzende betragen die Listenpreise für Workspace Pro plus Intelligence Essentials insgesamt 11.700 € über 12 Monate, ohne Bundle-Vorteil.
Normieren Sie alle Angebote auf eine einheitliche Nutzerzahl und eine Laufzeit von 12 Monaten. Rechnen Sie Einmalkosten und Zusatzmodule in die Gesamtkosten ein. Berücksichtigen Sie den Funktionsumfang, die Tiefe der Microsoft-365-Integration, den Datenschutz und den Rollout-Aufwand. Am Ende zählen die Gesamtkosten und der strategische Nutzen: Eine belastbare Datenbasis hilft, Flächenentscheidungen zu begründen, wie das Beispiel der IKB mit rund 34 % gesparten Bürokosten zeigt.
