Wie bonprix Büroflächen schafft, die wirklich genutzt werden

Das Wichtigste in Kürze

bonprix, Modehändler der Otto Group mit über 1.000 Mitarbeitenden auf seinem Hamburger Campus, hat nach der Pandemie seine Büroflächen für hybrides Arbeiten neu gestaltet und festgestellt, dass gutes Design allein niemanden ins Büro bringt. Mit Seatti buchen die Mitarbeitenden ihre Arbeitsplätze direkt in Microsoft Teams, sehen vorab, wer vor Ort ist, und bonprix nutzt die Nutzungsdaten, um Flächen nach dem tatsächlichen Bedarf umzugestalten. Zwischen September 2025 und August 2026 hat sich die Zahl der geplanten Bürotage gegenüber dem Vorjahr fast verdoppelt.

Neue Flächen allein füllen kein Büro

bonprix arbeitete schon vor der Pandemie flexibel, doch der breite Umstieg ins Homeoffice ließ viele Flächen auf dem Hamburger Campus ungenutzt. Das Ziel war keine Rückkehr zu festen Plätzen und keine Präsenzpflicht, sondern ein Campus, der freiwillig und gern genutzt wird und dabei effizient bleibt. Erste Pilotflächen mit Lounges, Mooswänden und flexiblen Wandelementen machten schnell deutlich, dass neben dem Design auch Ausstattung, Organisation und Transparenz über Anwesende entscheiden.

„Uns war klar: Es muss sich lohnen, ins Büro zu kommen. Der Ort muss einladen, aber auch funktionieren.“

– Frank Dombrowski, New Office Project Manager bei bonprix

Drei Hürden zwischen Umbau und Nutzung

bonprix stieß nach dem Umbau auf drei Hürden, die verhinderten, dass die neuen Flächen angenommen wurden.

Warum bleiben neu gestaltete Büroflächen leer?

Die Pilotflächen bei bonprix wurden trotz hoher Investitionen in das Design deutlich seltener genutzt als geplant. Optisch ansprechende Bereiche waren im Alltag oft nicht praktikabel, etwa weil Screens, Steckdosen oder akustische Rückzugsorte fehlten.

Warum braucht hybride Zusammenarbeit Transparenz über Anwesenheit?

Bei bonprix wusste niemand verlässlich, wer wann im Büro ist, und genau das erschwerte spontane Zusammenarbeit. Wer nicht weiß, ob das eigene Team vor Ort ist, bleibt im Zweifel zu Hause.

Wann sollte die IT bei einem Büroumbau eingebunden werden?

IT und Technikteams wurden bei bonprix anfangs zu spät in die Flächenplanung einbezogen, sodass technische Anforderungen erst im Betrieb auffielen. Ein Umbau für hybrides Arbeiten braucht die IT von Anfang an am Tisch.

„Design vor Funktion ist ein Trugschluss. Erst wenn alles funktioniert, kommt das Design zur Geltung.“

– Frank Dombrowski, New Office Project Manager bei bonprix

Einfach, nutzerorientiert und transparent

bonprix hat sich für Seatti entschieden, weil die Lösung einfach zu bedienen ist, sich an den Nutzenden orientiert und Transparenz über Anwesenheit und Flächennutzung schafft.

Wie gelingt Desk Sharing ohne zusätzliche App?

Bei bonprix buchen die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz in wenigen Sekunden direkt in Microsoft Teams, am Desktop oder auf dem Smartphone. Die Arbeitsplatzbuchung läuft damit in einer Anwendung, die ohnehin jeden Tag offen ist, und das war ein wesentlicher Grund für die schnelle Akzeptanz.

Wie plant man gemeinsame Bürotage ohne Präsenzpflicht?

Das Meetup Dashboard zeigt den Mitarbeitenden von bonprix vorab, welche Kolleginnen und Kollegen an welchem Tag vor Ort sind. Davon profitieren vor allem projektbasierte und abteilungsübergreifende Teams, die ihre gemeinsamen Präsenztage so bewusst planen, ohne dass jemand kommen muss.

Wie erkennt man, welche Büroflächen wirklich genutzt werden?

Seatti liefert bonprix Nutzungsdaten zu Arbeitsplätzen, Zonen und Flächen und zeigt damit, welche Bereiche angenommen werden und welche nicht. Diese Auswertungen zur Flächennutzung sind die Grundlage für jede weitere Planungsentscheidung auf dem Campus.

Eingeführt dort, wo ohnehin gearbeitet wird

Die Einführung von Seatti bei bonprix ging schnell, weil sich die Mitarbeitenden über ihr bestehendes Microsoft-Konto anmelden und keine neue Oberfläche lernen müssen. Die Integration in Microsoft Teams und Entra ID hielt den Aufwand für die IT gering und machte Seatti vom ersten Tag an zu einem Teil des Arbeitsalltags.

Flächen, die sich nach der Nutzung richten

Bei bonprix ist Seatti heute fester Bestandteil des Büroalltags, und das zeigt sich an drei Stellen.

Höhere Flächenauslastung durch einfache Buchung

Seit der Einführung von Seatti sind die Flächen auf dem Campus von bonprix stärker ausgelastet, weil die Buchung ohne Hürde direkt in Microsoft Teams passiert. Wer ins Büro kommen will, findet in Sekunden einen passenden Platz, und die neu gestalteten Bereiche werden genutzt, statt leer zu stehen.

Zufriedene Mitarbeitende durch transparente Büroplanung

Die Mitarbeitenden von bonprix planen ihre Bürotage heute transparenter, weil sie vorher sehen, wer vor Ort ist. Das macht den Weg ins Büro planbar und lohnend.

Flächenentscheidungen auf Basis echter Nutzungsdaten

bonprix hat auf Basis der Nutzungsdaten aus Seatti und auf Wunsch der Mitarbeitenden eine als Ruhezone geplante Fläche komplett umgestaltet. Flächenentscheidungen stützen sich damit nicht mehr auf Annahmen, sondern auf das, was im Büro tatsächlich passiert.

Learnings aus dem Umbau

Frank Dombrowski fasst die Erfahrungen von bonprix in vier Erkenntnissen zusammen, die für jedes Unternehmen gelten, das hybrides Arbeiten mit einem Umbau verbindet.

Funktion vor Design

Attraktive Räume reichen nicht, erst funktional ausgestattete Arbeitsplätze werden regelmäßig genutzt.

Ein Core-Team von Anfang an

Wenn Facility, Future Work, IT und Einkauf gemeinsam planen, entstehen Lösungen, die technisch und organisatorisch tragen.

Feedback gezielt einholen

Konkrete Fragen an Vielnutzende und Teamleads führen zu umsetzbaren Verbesserungen statt zu einer langen Wunschliste.

Digitale Tools bewusst einsetzen

Die richtige Technologie erleichtert Buchungen, macht Anwesenheit sichtbar und liefert die Daten, um Flächen dauerhaft zu optimieren.

„Ein Techniker ist nicht immer ein Nerd, aber oft der Einzige, der weiß, was später wirklich funktioniert.“

– Frank Dombrowski, New Office Project Manager bei bonprix