Wie Schmitz Cargobull Desk Sharing an vier Standorten einführte

Das Wichtigste in Kürze

Schmitz Cargobull, Traditionsunternehmen aus dem Münsterland mit knapp 6.000 Mitarbeitenden, ersetzte nach der Pandemie seine temporären Homeoffice-Regelungen durch ein dauerhaftes hybrides Arbeitsmodell mit Desk Sharing. Die Suche nach einer Buchungssoftware endete 2022 bei Seatti, weil die Lösung direkt in Microsoft Teams läuft, ohne Schulung nutzbar ist und sich vom Pilotstandort Horstmar auf Altenberge, Münster und Vreden ausrollen ließ. Betriebsrat und HR trugen die Entscheidung, und über rollenbasierte Rechte gestalten die Standorte ihre Bereiche selbst. Hybrides Arbeiten ist heute fester Teil der Unternehmenskultur und ein Argument bei der Suche nach Fachkräften.

Von Corona-Zwischenlösungen zur dauerhaften Regel

Schmitz Cargobull stand während der Pandemie vor der Frage, wie der Bürobetrieb dauerhaft weiterlaufen sollte. Die Logistikbranche hatte stark mit den Schutzmaßnahmen zu kämpfen, teilweise stand sie still. Das Unternehmen richtete sich nach den politischen Vorgaben und setzte sie mit immer neuen temporären Lösungen um. Als die Pandemie abflaute, sollte eine langfristige Lösung her: Desk Sharing als Zwischenmodell, in dem Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wählen können.

Im Management gingen die Meinungen dazu auseinander, doch das Homeoffice war für viele Mitarbeitende nicht mehr wegzudenken. Betriebsrat und Human Resources entschieden sich in einem schnellen Prozess für das hybride Modell. Damit die Spielregeln im Unternehmen einheitlich gelten und jede Abteilung trotzdem Freiraum behält, suchte Michael Schöller, Head of IT Infrastructure & Services, mit seinem Team nach einer Buchungssoftware.

Fünf Anforderungen an das Tool

Schnell, einfach und unkompliziert sollte es gehen, damit das Wechselmodell im Alltag funktioniert. Daraus ergaben sich fünf Anforderungen.

Warum eine SaaS-Lösung statt Eigenentwicklung?

Um schnell loszulegen, verwarf Schmitz Cargobull die Idee einer eigenen Inhouse-Software früh. Die IT war sich sicher, dass ein SaaS-Tool besser geeignet ist, als erst Monate mit der Entwicklung zu verbringen. Das System sollte sich schnell in die bestehende Landschaft integrieren lassen und von einem externen Team aufgesetzt und betreut werden.

Warum kam nur eine Integration in Microsoft Teams infrage?

Der Satz „Nicht noch ein neues Tool!“ sollte im Unternehmen gar nicht erst fallen. Da Schmitz Cargobull im Microsoft-Umfeld arbeitet, kam nur eine Lösung infrage, die sich nahtlos in Microsoft Teams einfügt. Mitarbeitende müssen dadurch nicht geschult werden und buchen direkt in der gewohnten Umgebung. Für die IT hatte das einen zweiten Vorteil: Nutzer werden nicht erneut angelegt, sondern samt Rollen und Rechten über die Schnittstellen der Microsoft-Integration übernommen.

Was macht ein Tool ohne Schulung nutzbar?

Das Interface sollte Mitarbeitende sofort verstehen lassen, denn Workshops und Anleitungen im Intranet wollte Schmitz Cargobull weitgehend vermeiden. Benutzerfreundlichkeit hieß dabei auch Sicherheit: Niemand sollte sich morgens umsonst auf den Weg ins Büro machen und vergebens nach einem Arbeitsplatz, Parkplatz oder Meetingraum suchen. Wer einmal reserviert hat, sollte sich darauf verlassen können, einen Platz zu haben.

Wie erkennt man, ob das hybride Modell funktioniert?

Schmitz Cargobull wollte nachvollziehen, wie die Büros tatsächlich genutzt werden. Gefragt war eine Auswertung der Auslastung einzelner Tische, Stockwerke oder ganzer Bürokomplexe, anonym und DSGVO-konform, damit sich das Nutzungsverhalten besser verstehen lässt.

Wie skaliert Desk Sharing über mehrere Standorte?

Von Anfang an war geplant, Desk Sharing über mehrere Standorte und für insgesamt 3.000 Mitarbeitende anzubieten. Auf die Pilotphase am Hauptstandort Horstmar folgten drei weitere Standorte: Altenberge, Münster und Vreden.

Die Entscheidung für Seatti

Was überzeugte Schmitz Cargobull an Seatti?

Die leichte Integration, das übersichtliche Interface und die einfache Bedienung überzeugten das Team. Dazu kam die schnelle, unkomplizierte Kommunikation mit dem Seatti-Team. In kurzer Zeit entstand ein Plan, die Büros mit der Software auszustatten und Schreibtische buchbar zu machen.

Vom Pilotstandort auf vier Standorte

Jeder Standort bei Schmitz Cargobull ist anders gestaltet. Manchmal gibt es größere Produktionsflächen, andernorts möchten Mitarbeitende lieber zugewiesene Plätze haben. Über das integrierte Admin Panel lässt sich hybrides Arbeiten global ermöglichen und gleichzeitig lokal administrieren. Die Arbeitsplatzbuchung gilt unternehmensweit, wie die Standorte und Abteilungen das Konzept ausgestalten, bleibt ihnen überlassen.

Damit das funktioniert, lassen sich in Seatti rollenbasierte Berechtigungen anlegen. Der globale Administrator vergibt Rechte und Rollen an andere IT-Administratoren, die die Lage vor Ort besser kennen und selbst verwalten. Diese geben ganze Stockwerke für hybrides Arbeiten frei oder schalten sie für feste Arbeitsplätze frei. Seatti passt sich so dem hybriden Set-up des Unternehmens an und nicht umgekehrt.

Was sich seit der Einführung verändert hat

Schon in den ersten Monaten konnten Michael Schöller, der Betriebsrat und die HR ein erstes Fazit ziehen, und nach drei Jahren hybrider Arbeit zeigt sich das Modell in drei Bereichen bewährt.

Schneller Wandel durch eine vertraute Oberfläche

Die intuitive Oberfläche und die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem verkürzten und beschleunigten das Change-Management. Die Bereitschaft für das neue Arbeitsmodell wuchs enorm, sodass sich hybrides Arbeiten nach einer kurzen Eingewöhnungsphase an weitere Standorte skalieren ließ.

Mehr Zusammenarbeit im Büro

Auch wenn das Modell auf Flexibilität beruht, hängt die Motivation, ins Büro zu kommen, vor allem davon ab, wer sonst noch vor Ort ist. Schmitz Cargobull setzte deshalb von Anfang an auf Transparenz. Im Meetup-Dashboard sehen alle Mitarbeitenden auf einen Blick, wer im Büro sein wird, und buchen sich direkt einen Platz daneben. Später kamen Gruppenbuchungen dazu, mit denen sich Arbeitsplätze für eine Gruppe oder ein festes Team buchen lassen und Teamtage einfacher planen lassen.

Vertrauen als Wettbewerbsvorteil bei der Fachkräftesuche

Schmitz Cargobull setzte auf flexible Arbeitsorte und Arbeitszeiten und schenkte seinen Mitarbeitenden damit Vertrauen. Dieser Vertrauensvorschuss kam gut an: Hybrid Work ist zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur geworden, hilft dabei, bestehende Mitarbeitende zu binden und neue Fachkräfte anzulocken, und lässt die Arbeit besser zum Privatleben passen. Beim Besetzen neuer Stellen zeigt sich deutlich, dass das Unternehmen gegenüber Wettbewerbern einen Vorteil hat.

Learnings aus der Einführung

Aus der Einführung bei Schmitz Cargobull lassen sich vier Erkenntnisse ableiten, die für jedes Unternehmen mit mehreren Standorten gelten.

Betriebsrat und HR früh einbinden

Weil Betriebsrat und HR das hybride Modell gemeinsam trugen, fiel die Entscheidung in einem schnellen Prozess, auch bei gegensätzlichen Meinungen im Management.

Einheitliche Regeln, lokaler Freiraum

Ein globaler Rahmen mit rollenbasierten Rechten lässt Standorte und Abteilungen ihr eigenes Konzept ausgestalten, ohne dass die Spielregeln auseinanderlaufen.

Dort einführen, wo ohnehin gearbeitet wird

Eine Lösung in Microsoft Teams braucht keine Schulung und keine zusätzlichen Nutzerkonten für die IT.

Von Anfang an für mehrere Standorte planen

Wer mit einem Pilotstandort startet und den Rollout auf 3.000 Mitarbeitende von Beginn an mitdenkt, kann Standort für Standort skalieren.