Das Wichtigste in Kürze
- DGUV Vorschrift 2 gilt in der Neufassung seit dem 1. Januar 2026: Bis zu einem Drittel der Betreuung darf digital erfolgen; der Schwellenwert für vereinfachte Betreuungsmodelle steigt von 10 auf 20 Beschäftigte.
- DGUV Regel 115-401 „Branche Bürobetriebe“ (Januar 2026) adressiert erstmals ausdrücklich Desk Sharing und flexible Raumkonzepte.
- ASR A6 „Bildschirmarbeit“ (gültig seit 1. Juli 2024) bildet den ergonomischen Unterbau und erfasst Desk-Sharing-Plätze ausdrücklich.
- Die Gefährdungsbeurteilung wird zum lebenden Dokument: nicht mehr „Passt der Platz für Frau Müller?“, sondern „Passt jeder Platz für jede:n potenzielle:n Nutzer:in?“.
- Ein höhenverstellbarer Tisch macht nicht konform – nachweisbar nutzbar und genutzt muss er sein.
- Bußgelder reichen von 5.000 € (fehlerhafte GBU-Dokumentation) bis 30.000 € (Zuwiderhandlung gegen behördliche Anordnung); bei vorsätzlicher Gefährdung wird es strafrechtlich relevant.
Was hat sich 2026 rechtlich wirklich geändert?
Drei Regelwerke prägen die Diskussion – und es lohnt sich, sie sauber auseinanderzuhalten:
1. DGUV Vorschrift 2 (Neufassung seit 1. Januar 2026). Sie regelt die arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung – also wer betreut und in welchem Umfang. Bis zu einem Drittel der vorgeschriebenen Betreuungszeit darf nun digital erbracht werden (Video, Telefon, Online-Workshop), und der Schwellenwert für vereinfachte Betreuungsmodelle steigt von 10 auf 20 Beschäftigte. Eine rein digitale Betreuung bleibt unzulässig; Betriebsarzt und Sifa müssen jeweils mindestens 20 % der Betreuungszeit übernehmen.
2. DGUV Regel 115-401 „Branche Bürobetriebe“ (Januar 2026). Diese Branchenregel aktualisiert die Vorgängerfassung von Mai 2018 und legt den Fokus erstmals ausdrücklich auf neue Arbeitsformen – darunter Desk Sharing, flexible Raumkonzepte und psychische Belastungen. Sie ist keine Vorschrift im engeren Sinne, sondern konkretisiert, wie die staatlichen Anforderungen praktisch erfüllt werden.
3. ASR A6 „Bildschirmarbeit“ (gültig seit 1. Juli 2024). Hier liegt der eigentliche ergonomische Hebel. Die ASR A6 erfasst Desk-Sharing-Arbeitsplätze ausdrücklich und macht klar: Einstellmöglichkeiten müssen tatsächlich nutzbar sein und genutzt werden. Wichtig zur Einordnung – das ist keine 2026-Neuerung, sondern gilt bereits seit Mitte 2024.
Der Kern: Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung ist alt. Neu ist, dass Desk Sharing nicht mehr als Sonderfall, sondern als Regelfall behandelt wird – und damit systematisch bewertet werden muss.
Warum die klassische Gefährdungsbeurteilung bei Desk Sharing nicht mehr reicht
Eine klassische Gefährdungsbeurteilung war im Kern ein Foto: Schreibtisch X, Stuhl Y, Bildschirm Z – für eine konkrete Person, fertig. Sie ist arbeitsplatzbezogen. Bei Desk Sharing, wo Mitarbeitende täglich den Platz wechseln, trägt diese Logik nicht mehr.
Die entscheidende Verschiebung geht vom Einzelplatz zur Systembewertung. Die Frage lautet nicht mehr „Passt dieser Platz für Frau Müller?“, sondern „Passt jeder Platz für jede:n potenzielle:n Nutzer:in?“. Genau dieses „Rotationsrisiko“ wird in den aktualisierten Vorgaben benannt.
Die Konsequenz: Die Gefährdungsbeurteilung wird zu einem dynamischen Dokument, das laufend mit Daten gefüttert werden muss – statt einmal im Jahr abgeheftet zu werden.
Reicht ein höhenverstellbarer Tisch, um konform zu sein?
Kurze Antwort: nein. Die Eignung des Möbels ist notwendig, aber nicht hinreichend.
Die Regelwerke fordern, dass die Anpassbarkeit auch nutzbar ist – und dass das nachvollziehbar ist. Ein höhenverstellbarer Tisch, dessen Bedienung niemand kennt, ist faktisch ein Standardtisch. Es braucht also drei Dinge zusätzlich zum richtigen Möbel: Einweisung, Sichtbarkeit (z. B. Hinweise am Platz, Selbst-Checks) und Nachvollziehbarkeit, ob das tatsächlich passiert.
Merksatz: Ein höhenverstellbarer Tisch macht euch nicht konform. Konform werdet ihr erst, wenn er auch verstellt wird – und ihr das belegen könnt.
Wie weise ich nach, dass mein Desk-Sharing-System ergonomisch funktioniert?
Wenn ein Sicherheitsbeauftragter heute fragt „Wie belege ich das überhaupt?“, hilft ein Modell aus drei Bausteinen:
- Möbel-Audit – Sind alle buchbaren Plätze universell nutzbar? (Höhe, Sitzdynamik, Monitor, Eingabegeräte)
- Prozess-Nachweis – Werden Mitarbeitende eingewiesen? Gibt es Coaching, Selbst-Checks, Hinweise am Platz?
- Nutzungsnachweis – Welche Plätze werden wie oft genutzt? Gibt es „tote“ Bereiche oder überlastete Zonen?
Die ersten beiden Bausteine lassen sich organisatorisch lösen. Der dritte – der Nutzungsnachweis – ist in der Praxis der schwierigste, weil er bisher meist auf Annahmen beruht. Genau hier setzt Seatti an: Buchungsdaten, IP-basierte Präsenz und Auslastungsanalysen machen sichtbar, welche Plätze wie genutzt werden. Damit wird der Nutzungsnachweis datenbasiert belegbar – und die Gefährdungsbeurteilung speist sich aus echten Daten statt aus Schätzungen. Risiko-Hotspots und Unternutzung werden so überhaupt erst erkennbar.
Marc Burghoff empfiehlt deshalb gezielt Office Intelligence Plattformen wie Seatti, die helfen, den Nutzungsnachweis datengetrieben zu erbringen.
Digitale Begehung 2026: neue Möglichkeit, neue Doku-Pflichten
Eine der praktisch relevantesten Neuerungen: Beratungen dürfen jetzt teilweise digital erfolgen – bis zu ein Drittel der Betreuungszeit. Für verteilte Teams und Multi-Site-Unternehmen ist das eine spürbare Entlastung.
Wo digital sinnvoll ist: Schulungen, ergonomisches Coaching, ASA-Sitzungen, Folge-Konsultationen, Dokumentationsreviews.
Wo Vor-Ort weiter Pflicht bleibt: Erstbegehung, Bewertung neuer oder umgebauter Flächen, Unfallanalysen und die Gefährdungsbeurteilung mit Raumbezug. Voraussetzung für die digitale Variante ist, dass der Experte die Betriebsverhältnisse bereits persönlich kennt – ein erster Vor-Ort-Eindruck bleibt Pflicht. Praktisch heißt das: Erstbegehung physisch, Folgebegehungen können hybrid laufen.
Diese 5 Punkte müssen in der Doku stehen, damit die Aufsicht digital anerkennt
- Format & Dauer – Wann, wie lange, welches Medium (Video, Telefon, Online-Workshop)?
- Teilnehmerkreis – Wer war anwesend? Rolle, Funktion, Standort.
- Inhalt & Schwerpunkte – Welche Themen wurden behandelt?
- Ergebnis & Maßnahmen – Was wurde besprochen, welche Schritte folgen, wer ist verantwortlich?
- Zeitkonto – Anteil digital vs. vor Ort; die Ein-Drittel-Grenze muss nachweisbar eingehalten werden.
Häufigste Fehler: keine separate Erfassung der digitalen Zeit, fehlender Bezug zu konkreten Arbeitsplätzen und generische Protokolle, die auf jede beliebige Begehung passen würden.
Was kostet Non-Compliance konkret?
Die unangenehme Seite – aber wichtig, präzise zu bleiben statt zu dramatisieren:
- Fehlerhafte oder fehlende GBU-Dokumentation: Bußgeld bis zu 5.000 € (Ordnungswidrigkeit nach § 25 ArbSchG i. V. m. den einschlägigen Verordnungen).
- Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung: bis zu 30.000 € (§ 25 Abs. 2 ArbSchG).
- Bei beharrlicher Wiederholung oder vorsätzlicher Gefährdung von Leben und Gesundheit: Straftat nach § 26 ArbSchG – Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr.
Oft größer als das Bußgeld sind die indirekten Kosten: berufsgenossenschaftliche Regressforderungen bei Arbeitsunfällen, wenn die GBU lückenhaft war (§ 110 SGB VII bei grober Fahrlässigkeit), zivilrechtliche Haftung – und Verzögerungen: Ein ungeklärter Mitbestimmungsstreit mit dem Betriebsrat kann Workplace-Projekte monatelang blockieren.
Betriebsrat & Mitbestimmung: Compliance-Doku oder Leistungsüberwachung?
Sobald „digitale Sicherheitschecks“ und Nutzungsdaten ins Spiel kommen, ist der Betriebsrat zu Recht hellhörig – Stichwort Leistungsüberwachung. Die Grenze ist klar gezogen:
- Mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) wird es, sobald Verhalten oder Leistung einzelner Mitarbeitender überwacht werden können. Personenbezogene Daten (wer war wann wo) brauchen eine Betriebsvereinbarung.
- In der Regel unkritisch sind aggregierte, anonymisierte Auslastungsdaten (welche Zone, welcher Platz, welche Tageszeit).
Saubere Praxis heißt deshalb: Zweckbindung dokumentieren (Daten dienen Ergonomie und Auslastung, nicht der Leistungskontrolle), den Betriebsrat früh einbinden und die Datenarchitektur transparent machen. Eine Plattform muss dafür DSGVO- und mitbestimmungskonform konfigurierbar sein – aggregierbar, anonymisierbar, mit klaren Lösch- und Zugriffsregeln. Genau so ist Seatti aufgebaut: Auslastung lässt sich anonymisiert und aggregiert auswerten, ohne Einzelne zu überwachen.
In 3 Schritten zur Desk-Sharing-konformen Gefährdungsbeurteilung
Schritt 1 – Bestandsaufnahme. Möbel-Audit (sind alle Plätze universell nutzbar?) plus Prozess-Audit (Einweisung, Kommunikation, Hilfsmittel).
Schritt 2 – Dateneinbindung. Auslastungs- und Belegungsdaten erheben via Seatti (Buchungen, IP-Präsenz, ggf. Sensorik), um Risiko-Hotspots und Unternutzung zu identifizieren.
Schritt 3 – GBU dynamisieren. Die Gefährdungsbeurteilung als lebendes Dokument anlegen, das mindestens jährlich auf Basis der Nutzungsdaten überprüft wird – und den Betriebsrat einbinden.
Realistischer Zeithorizont: Bestandsaufnahme in Q2 2026, Umsetzung in Q3/Q4. Wer jetzt anfängt, hat vor Jahresende eine prüfungssichere Dokumentation.
Fazit
Compliance bei Desk Sharing entsteht nicht durch ergonomische Möbel allein. Sie entsteht aus dem Zusammenspiel von Ausstattung, Prozess und Nachweis – und der Nachweis ist nur so gut wie die Daten, auf denen er beruht.
Zum Interviewpartner: Marc Burghoff begleitet als Experte von Büroart Unternehmen bei der ergonomischen und arbeitsschutzkonformen Gestaltung moderner Büroflächen. Dieser Beitrag basiert auf einem gemeinsamen Video-Interview von Büroart und Seatti.
Sie betreiben Desk Sharing und wollen Ihre Gefährdungsbeurteilung prüfungssicher aufstellen? Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie sich Nutzungs- und Präsenzdaten als belastbarer Nachweis einsetzen lassen.
Häufig gestellte Fragen
Die Pflicht selbst ist nicht neu. Neu ist, dass Desk Sharing mit der DGUV Regel 115-401 (Januar 2026) erstmals ausdrücklich adressiert wird und die Gefährdungsbeurteilung systemisch statt arbeitsplatzbezogen gedacht werden muss: Jeder buchbare Platz muss für jede:n potenzielle:n Nutzer:in geeignet sein.
Nein. Das Möbel muss geeignet sein – aber zusätzlich muss nachweisbar sein, dass die Anpassbarkeit nutzbar ist und genutzt wird (Einweisung, Hinweise am Platz, Nutzungsnachweis).
Teilweise ja. Nach der Neufassung der DGUV Vorschrift 2 darf bis zu ein Drittel der Betreuungszeit digital erfolgen, sofern der Experte die Betriebsverhältnisse bereits persönlich kennt. Erstbegehungen und raumbezogene Bewertungen bleiben Vor-Ort-Termine.
Eine fehlerhafte Dokumentation kann mit bis zu 5.000 € geahndet werden; bei Zuwiderhandlung gegen eine behördliche Anordnung bis zu 30.000 €. Bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben oder Gesundheit wird es nach § 26 ArbSchG strafrechtlich relevant.
Aggregierte, anonymisierte Auslastungsdaten sind in der Regel unkritisch. Personenbezogene Daten (wer war wann wo) sind nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig und brauchen eine Betriebsvereinbarung. Entscheidend sind Zweckbindung und Konfigurierbarkeit der eingesetzten Plattform.
Seatti liefert den dritten Baustein des Nachweises – die belastbare Nutzungs- und Auslastungsdatenbasis. Buchungsdaten, IP-Präsenz und Analysen machen sichtbar, welche Plätze wie genutzt werden, anonymisiert und aggregiert konfigurierbar – damit die Gefährdungsbeurteilung datenbasiert statt auf Annahmen beruht.
