Tipps für die Implementierung von Hybrid Work

Das hybride Arbeitsmodell setzt sich immer weiter durch und scheint für viele Unternehmen die Zukunft der Zusammenarbeit zu sein. So möchten knapp 62 % der Unternehmen in Deutschland künftig einen hybriden Ansatz verfolgen und Mitarbeitenden mehr Flexibilität ermöglichen - unabhängig davon ob Start-up oder Großkonzern. Neben flexiblen Arbeitszeiten und Orten gehört aber auch die Bekämpfung des Fachkräftemangels und Kosteneinsparungen zu den Hauptmotiven der Unternehmen. Aber wie lässt sich Hybrid Work langfristig etablieren?

Das Wichtigste in Kürze

  • Laut einer neuesten Studie setzen 62 % der deutschen Unternehmen künftig auf hybrides Arbeiten. Im Vorjahr waren es lediglich 36 %.
  • Motive für die Einführung sind vor allem die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, positive Effekte mit Remote Work & Pläne zur Kosteneinsparung im Büro.
  • Um hybrides Arbeiten erfolgreich zu implementieren, müssen Unternehmen Faktoren wie Technologie, Kommunikation, Unternehmenskultur und ein neues Raumnutzungskonzept beachten.
  • Dabei ist die richtige Technologie & die richtige Organisation zentral für die Transformation.
Einführung von hybrider Arbeit

Hybrides Arbeiten setzt sich durch

Nach 2 Jahren Pandemie haben nach Wegfall verschiedener Schutzmaßnahmen verschiedene Modelle den Weg in die Unternehmen gefunden. Die Angst zu viel Homeoffice würde die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und Betriebszugehörigkeit mindern hatte sich nicht bestätigt. Viele verschiedene Studien widerlegten das. Dennoch wollten Mitarbeitende die neue Flexibilität nicht aufgeben, aber dennoch soziale Kontakte im Unternehmen suchen. Der Kompromiss war das Wechselmodell hybrides Arbeiten, welches sich langsam, aber sicher durchsetzt.  

So wollen laut einer aktuellen IDC-Studie 62 % der 300 befragten Unternehmen diesen Ansatz verfolgen. Ein Jahr zuvor waren es gerade einmal die Hälfte. Die Motive dafür sind laut der Studie klar erkennbar:

  • Mitarbeitererfahrung verbessern
  • Positiven Erfahrungen mit Remote Work fortzuschreiben
  • Kosteneinsparungen vornehmen

Was ist beim Umstieg zu beachten?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Jedes Unternehmen ist anders und hat individuelle Probleme im unterschiedlichen Umfang. Einige Problemstellungen sind aber typisch. Um den Übergang und die Transformation in das neue Arbeitsmodell zu fördern, solltest du folgende dir Ziele stecken und folgende Faktoren im Auge behalten:

  • Technologie
  • Kommunikation
  • Unternehmenskultur
  • Raumnutzungskonzept

Technologie: Passendes Tool für die Zusammenarbeit

Da viele verschiedene Faktoren ineinandergreifen, braucht es eine zentrale Plattform für die Kommunikation und Organisation, die alle Mitarbeitenden abholt und auch wirklich genutzt wird. Diese Plattform sollte im besten Fall nicht nur zum Kommunizieren untereinander geeignet sein, sondern auch die Organisation von Arbeitsplatzbuchungen einschließen. Denn hybrides Arbeiten bedeutet auch, das Büro neu zu denken und physische Arbeitsplätze zu teilen. Für all das braucht es ein zentrales System, welches beispielsweise von der IT-Abteilung implementiert wird.

Das erleichtert nicht nur die Organisation, sondern fördert den Austausch und die Kollaboration innerhalb der Belegschaft. Denn auch wer nicht im Büro ist, sollte an Meetings oder Veranstaltungen teilnehmen können. Die passende Technik kann diese Herausforderung meistern und die Transformation in das neue Arbeitsmodell vereinfachen.

Kommunikation: Stetiger Austausch mit Mitarbeitenden

Der regelmäßige Kontakt innerhalb der Teams, Abteilungen und des gesamten Unternehmens ist wichtig. Damit hybrides Arbeiten gelingt, sind viele kleine Kommunikationskanäle wichtig, um den Teamgeist zu fördern und den Austausch untereinander zu befeuern. Strukturierte, aber auch informelle Kommunikationskanäle sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

Wichtige Informationen sollten bewusst auf spezifischen Kanälen kommuniziert werden. So wissen alle, egal ob remote oder vor Ort, was gerade im Unternehmen ansteht. Daneben sollten wöchentliche Meetings ein weiteres Kommunikationsmittel bilden. Aber auch Zeit für informelle Treffen sollte immer gegeben werden. Das unterstützt zusätzlich den Austausch untereinander, fördert die Bindungen unter Mitarbeitenden und stärkt den Teamgeist.  

Unternehmenskultur: Alle Mitarbeitenden abholen

Kollektive Normen und Werte sind ein zentrales Element einer Unternehmenskultur. Um diese Werte nun für alte und zukünftig neue Mitarbeitenden in den virtuellen Raum zu befördern, bedarf es ein wenig Zeit und Kreativität. Denn eine Unternehmenskultur online zu vermitteln, zu etablieren und zu erhalten, bedeutet Arbeit.

Wichtig ist es jedoch, alle Mitarbeitenden abzuholen, egal, wo sie sich befinden. Die Kommunikation über gemeinsame Werte kann im Büro stattfinden, ist aber nicht zwingend an einen physischen Ort gebunden. Teamevents oder informale Treffen untereinander sind hier der Schlüssel - vor allem, wenn es um das Onboarding neuer Mitarbeitende geht.  

So können in regelmäßigen Abständen Events stattfinden. Wichtig ist es dabei Routinen, Rituale und Traditionen zu schaffen, an denen Mitarbeitende gerne teilnehmen. Das kann ein online Pub Quiz oder ein Team-Outing sein.

Organisation: Raumnutzungskonzept

Der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro hat auch Auswirkungen auf die Büroflächen. Das Konzept von Hybrid Work kann die Reduzierung von Flächen und Schreibtischen ermöglichen. Daraufhin müssen mehrere Mitarbeitende sich einen Platz an verschiedenen Tagen teilen. Damit jeder Mitarbeitende die Sicherheit hat, am Arbeitstag einen garantierten Schreibtisch zu haben, steigt hier mitunter der Organisationsaufwand.

Auch hier kann Technologie helfen, diesen Aufwand extrem zu verringern. Mit einem zentralen Tool lassen sich fast alle Ressourcen in Büros buchbar und die Kapazitäten im Büro sichtbar machen. Das bedeutet unglaubliches Potenzial nicht nur für Mitarbeitende, sondern auch für Unternehmen. Denn so lässt sich das Mitarbeiterverhalten beobachten und daraufhin Büroflächen reduzieren oder umgestalten.  

Seatti als zentrales Tool zur Arbeitsplatzbuchung einführen

Damit die Transformation in das hybride Arbeitsmodell gelingt, spielt Technologie eine entscheidende Rolle. Sie vereinfach die Kommunikation und Organisation innerhalb des Unternehmens enorm.  

Mit Seatti kannst du hybrides Arbeiten schnell und unkompliziert in deine bisherige Systemlandschaft wie Microsoft Teams implementieren. Damit ermöglichst du deinen Mitarbeitenden nicht nur Desk Booking, sondern auch die Buchung von Meetingräumen und Parkplätzen. Zudem können Mitarbeitende mit der Standortübersicht sehen, welche Kolleg:innen gerade ins Büro kommen. So förderst du aktiv soziale Interaktion und Kollaboration im Unternehmen.  

Lass uns gerne mal quatschen!

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A portrait from Chris.