Webinar: Büros bereit machen für Desk Sharing &  hybrides Arbeiten

Unser erster Virtual Roundtable mit Sprecherinnen von Sixt und Osram war ein großer Erfolg! Wir glauben, dass wir nicht die einzigen sind, die aus der Diskussion zwischen Chris Bieri, CEO von Seatti, Anna Schmitt, Senior Property Manager bei Osram und Anica Willman, Executive of New Work bei Sixt, viel gelernt haben.

Wie praktisch alle anderen Unternehmen mussten Sixt und Osram, zwei unserer größten Kunden, während der Pandemie auf Remote Work umsteigen. Die typische Präsenzkultur vor der Pandemie und die 1:1-Arbeitsplätze wurden komplett umgestaltet, da MitarbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten mussten.

Als sich aber diese Vorschriften änderten, fanden beiden Unternehmen, wie viele andere auch, Wege, die neu entdeckte Vorliebe für Remote Work mit den Vorteilen des Büros zu verbinden.

Der Austausch, der von unserem Co-Founder, Chris, moderiert wurde, umfasste Themen wie New-Work-Taskforces, das Set-Up von Home-Offices und hybride Arbeitskommunikation. Und obwohl wir ein Unternehmen sind, das sich darauf spezialisiert hat, die Zukunft der Arbeit durch Desksharing und flexibles Büromanagement zu gestalten, haben auch wir einige neue Tipps und Tricks von unseren Sprecherinnen gelernt.

Und da wir bei Seatti alles andere als egoistisch sind, möchten wir mit euch teilen, was wir gelernt haben, damit ihr es an euer eigenes neues hybride Arbeitsmodell anpassen könnt.

1. Versucht die „Spirit Kultur“ zurückzubringen

Viele MitarbeiterInnen schätzen die typische Bürokultur: herumstehen und eine Tasse Kaffee trinken, mit KollegInnen Mittag essen, gemeinsam zur U-Bahn laufen. Durch COVID haben sie auch viele Events verloren, die viel Begeisterung und Spaß zur Arbeit bringen.

Deshalb ist es sehr wichtig, sich bei der Umstellung auf Hybrid Work darauf zu konzentrieren, die „Spirit Kultur“ in einem Unternehmen wiederherzustellen. Das bedeutet, darüber nachzudenken, wie man MitarbeiterInnen motivieren kann, sich wieder für die Arbeit zu begeistern – und noch wichtiger, sie für die Zusammenarbeit zu begeistern.

Vielleicht bedeutet das, in ein Tool zu investieren, das „virtuelle Büroräume“ ermöglicht, in denen man virtuell mit KollegInnen zusammenarbeiten kann. Oder sich mehr auf die Organisation von (Corona-sicheren) Events im Büro zu konzentrieren. Vielleicht bedeutet es auch, kleine Outings für Teams zu organisieren.

2. Gibt eurem Team und euch selbst Zeit

Veränderungen sind in der Regel schwierig und brauchen immer Zeit. Vor allem braucht man Geduld, um alle Beteiligten an eine neue Situation zu gewöhnen. Vielleicht fühlt ihr euch selbst  überfordert und überlastet mit dieser neuen Einstellung. Denkt deshalb daran, euch Zeit für die Anpassung zu geben.

Dazu gehört auch eine offene Kommunikation mit dem gesamten Team – einschließlich aller MitarbeiterInnen aus allen Abteilungen. Fragt das Team: Wie kommen sie mit dieser Umstellung zurecht? Was können ihr tun, um den Übergang zu erleichtern? Was fehlt dem Management noch, um die Umstellung zu erleichtern?

Schafft eine offene Kommunikationslinie, in der MitarbeiterInnen Feedback über die aktuelle Situation geben können. Und was noch wichtiger ist: Bevor die Umstellung anfängt, solltet ihr alle MitarbeiterInnen fragen, wie sie sich die neue Struktur vorstellen – was sind ihre Wünsche, Forderungen, Bedürfnisse? Denkt daran, ein möglichst vielfältiges und breites Spektrum einzubeziehen, denn jeder hat andere Bedürfnisse, an die ihr vielleicht gar nicht gedacht habt.

3. Erstellt ein New Work Task Force

Das führt uns direkt zu unserem dritten Punkt. Zur Bewältigung dieses neuen Übergangs ist es gut, eine Arbeitsgruppe einzurichten, die sich damit befassen kann. Aber diese Taskforce sollte nicht nur aus drei Personen aus einer Abteilung bestehen. Sie sollte so breit und vielfältig wie möglich aufgestellt sein.

Bezieht Leute aus verschiedenen Abteilungen ein – Facility-Management, IT, HR, Procurement usw., um wirklich eine umfassende Vorstellung davon zu haben, was geändert und getan werden muss. Verschiedene Abteilungen haben verschiedene Vorstellungen von den Anforderungen und Bedürfnissen der neuen und hybriden Arbeit. Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass eure Lösung so breit und umfassend wie möglich ist.

Versucht, monatliche Meetings abzuhalten, um die neue Umstellung zu besprechen, Feedback einzuholen und dieses Feedback auch analysieren. Bringt die Sorgen und Bedenken aller MitarbeiterInnen ein und entscheidet gemeinsam, wie sie angegangen werden soll.

4. Denkt über das optimale Büro Set-up nach

Für das neue Hybridmodell, muss man sicherstellen, dass die Büroeinrichtung für alle MitarbeiterInnen optimal ist. Zum Beispiel, was benötigt man in Besprechungsräumen, um hybride Besprechungen zu optimieren – Videokameras, Headsets, Mikrofone? Oder was für ein Set-Up braucht man für Desk Sharing?

Das bedeutet auch, zu überlegen, wie man MitarbeiterInnen, die Remote arbeiten, eine optimale Büroausstattung bieten kann. Heißt das für jeden ein Budget einzurichten, sodass jeder das kaufen kann, was sie brauchen? Oder sollte man lieber alles Notwendige selber kaufen und es den MitarbeiterInnen zur Verfügung stellen?

Es gibt auch die Möglichkeit, mobiles Arbeiten einzurichten, also den MitarbeiterInnen die Möglichkeit zu geben, von überall aus zu arbeiten und sie nicht auf ihr eigenes Büro zu Hause zu beschränken. Dies bringt jedoch auch die Notwendigkeit mit sich, z. B. eine drahtlose Einrichtung (Headset, Maus, Tastatur) zu kaufen.

5. Erstellt „Hybrid Hacks“ auf

Sobald dieses Feedback gesammelt wurde, könnt ihr auch „Hybrid Hacks“ aufstellen: bestimmte Regeln, die in das neue hybride Arbeitsmodell aufgenommen werden sollten. Zum Beispiel eine übergreifende Work Policy – wie viele Tage die MitarbeiterInnen ins Büro kommen sollen.

Sorgt dafür, dass diese Regeln für alle gleich sind. Für alle MitarbeiterInnen sollten die gleichen Richtlinien und Regelungen gelten. Dazu gehört auch die Vermeidung von „Proximity Bias“, die Bevorzugung derjenigen, die euch am nächsten sind, z. B. derjenigen, die öfter im Büro sind.

Und Regeln sind zwar gut, um Ordnung und Struktur zu halten, aber man muss auch lernen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Wenn etwas nicht zu funktionieren scheint, überlegt gemeinsam, was geändert werden muss. Wenn ein neuer Vorschlag auftaucht, überlegt, wie ihr ihn integrieren könnt. Habt immer ein offenes Ohr für Veränderungen.

Wir sind Anna und Anica sehr dankbar dafür, dass sie uns so wertvolle Einblicke in ihre neuen Arbeitsstrategien gewährt haben. Wir glauben, auf dem Weg in die Zukunft der Arbeit können wir von Vordenkern und innovativen Experten wie ihnen auf diesem Gebiet lernen, wie wir alle unsere neue Arbeitsstrategie zum Erfolg führen können.

Über Seatti

Wir sind ein Startup aus München und haben ein in Microsoft Teams integriertes Shared Desk Buchungstool entwickelt! Mit unserer Software können Nutzer auch ihre hybriden Arbeitsorte miteinander teilen, um sich öfter persönlich zu treffen 💪 Unser Ziel ist es durch flexibles Arbeiten eine Win-Win Situation für Unternehmen und Mitarbeitende zu schaffen!

Lust mit uns zu quatschen? Buche einen Termin mit unserem Gründer, Chris 👋

A portrait from Chris.