So optimierte Medialine die Verwaltung hybrider Arbeit mit Seatti

Zum Unternehmen

Die Brüder Martin und Stefan Hörhammer haben den Einfluss der IT früh erkannt: Sie gründeten Medialine in 1999 und bauten das Unternehmen zu einem Full-Service-IT Dienstleister aus. Abgestimmt auf die realen Anforderungen von Mittelständlern und Großunternehmen umfasst das Leistungsspektrum heute IT-Infrastruktur, Cloud Services und Business Solutions. Heute betreuen sie eine Gruppe von mittelständischen Unternehmen, die an mehr als 20 Standorten in Deutschland, Österreich und Rumänien vertreten sind.

Stefan Hörhammer, COO von Medialine berichtet über die Optimierung hybrider Arbeit im Unternehmen.

Challenge

Im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmen, die aufgrund der Corona-Pandemie hybrides Arbeiten einführen und anpassen mussten, hatte Medialine bereits einige Jahre vor der Pandemie mit hybriden Arbeitsformen gearbeitet. Medialine ist ein vorausschauendes und innovatives Unternehmen, das auf die Idee gekommen ist, hybride Arbeitsformen einzuführen, lange bevor dies cool (und notwendig) war. Aber auch schon vor Corona gab es Herausforderungen, denen sich das Unternehmen bei der Entscheidung für diese Umstellung stellen mussten.

Medialine ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen. Bereits 2015 wurden erste hybride Arbeitskonzepte eingesetzt. Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Herausforderungen an die Organisation der Arbeitsplätze. Desk Sharing führte immer wieder zu Irritationen, wer wann welchen Schreibtisch nutzen würde und es wurde klar, dass eine effiziente Lösung gefunden werden musste. So suchte Medialine nach einem Tool zur Unterstützung der Hybrid Work Strategie.

„Wenn wir die Wünsche der Mitarbeitenden nach einer Veränderung ihrer Arbeitsweise ablehnen, verweigern wir ihnen im Grunde ihr Bedürfnis nach Wohlbefinden.“

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Lösung

Wie half Seatti als Arbeitsplatz-Buchungssoftware im Unternehmen?

Medialine beschloss, direkt aus den auftretenden Konflikten zu lernen und sie mit den eigenen Stärken zu bewältigen: Vorausdenken, Innovation und Kollektivität. Neben einer klaren Kommunikationsstrategie und einem offenen Ohr für Feedback beschloss das Unternehmen in eine Desk Sharing Software zu investieren, dass bei der Organisation und Koordination von Arbeitsplätzen und Meetings unterstützen würde. Seatti konnte Medialine auf unterschiedlichen Wegen helfen:

Zusammenarbeit

Da im Wechselmodell nicht mehr alle Mitarbeitenden zur selben Zeit im Büro sind, kann es beim hybriden Arbeiten dazu kommen, dass Teams weniger persönlich miteinander an Projekten arbeiten. Um die Kollaboration bewusst zu fördern und Kolleg:innen wieder ins Büro zu holen, hilft die Standortübersicht von Seatti dabei, sich als Team zu treffen. Teammitglieder können auf einem Blick sehen, wer plant, wann ins Büro zu kommen. Und Remote-Mitarbeitende können filtern, wer in der Nähe arbeitet, um sich zu verabreden. Das förderte nicht nur die Teamdynamik, sondern erleichterte auch die Organisation der Büroflächen.  

Organisation

Medialine weiß, dass der Vorteil der Arbeit in einer hybriden Struktur die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist. Um Mitarbeitenden Planungssicherheit zu geben, erlaubt Seatti es Medialines Mitarbeitenden Arbeitsplätze im Voraus zu planen. Das stärkt die Selbstorganisation und Flexibilität von Mitarbeitenden und unterstützt den kollaborativen Ansatz des Wechselmodells.  

Corona-Beschränkungen

Die Corona-Pandemie stellte auch Medialine vor riesige Herausforderungen hinsichtlich des Infektionsschutzes. Um einen besseren Überblick zu erhalten, wer zu welcher Zeit im Büro war, half erneut die Standortübersicht von Seatti. Infektionsketten konnten so besser nachverfolgt und Quarantäne-Maßnahmen direkt umgesetzt werden. Zudem ermöglichte es Seatti Arbeitsplätze individuell buchbar zu machen oder zu deaktivieren. So konnten Abstandsregeln und Hygienemaßnahmen im Büro besser umgesetzt werden.  

„Wir haben eine deutlich größere Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Bürobesuch, weil sie wissen, wo sie sitzen werden."  

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Impact

Welchen Einfluss hat das hybride Arbeitsmodell auf das Unternehmen?

Auch vor der Pandemie hatte das hybride Arbeitsmodell zahlreiche Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen. Vor allem Mitarbeitende werden hinsichtlich der Work-Life-Balance enorm entlastet. Lange Anfahrtswege entfallen durch die Nutzung des Homeoffices, flexible Arbeitszeiten erleichtern die Vereinbarung zwischen Familie und Beruf. Das hat einen positiven Effekt auf die Attraktivität von Medialine als Arbeitgeber und die Bindung zum Unternehmen.

Aber auch die Teamdynamik konnte durch die verbesserte Kollaboration verbessert werden. Mitarbeitende können nun selbstständig ihren Arbeitsalltag planen, sich absprechen und so gezielt an Projekten arbeiten.  

Um vor allem das konzentrierte und kollaborative Arbeiten zu fördern, musste auch das hybride Büro umgestaltet werden. Dazu gehört beispielsweise ein Open Space im Büro, wo alle Mitarbeitenden zusammensitzen und arbeiten können - so auch die Führungsebene. Außerdem wurde das Equipment der einzelnen Arbeitsplätze für das hybride Set-up anzupassen. Dazu gehörten Monitore, Docking Stations oder höhenverstellbare Tische.

„Die Mitarbeitenden müssen sich im Unternehmen zu Hause und mit dem Unternehmen verbunden fühlen.“

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