Wie Bayer Desk Sharing an vielen Standorten mit Seatti einführt

Das Wichtigste in Kürze

Bayer arbeitet an vielen Standorten mit Desk Sharing. Nach einigen Jahren mit einer starren Buchungslösung suchte das Corporate Real Estate Team ein Tool, das sich an Bayer anpasst und nicht umgekehrt. Seatti überzeugte im Test vor allem durch Flexibilität und Geschwindigkeit. Seit dem 1. Januar 2026 läuft die Arbeitsplatzbuchung im Regelbetrieb, direkt in Microsoft Teams und auf dem Smartphone. Schon im ersten Monat buchten über 4.000 Mitarbeitende mindestens einen Arbeitsplatz. Aktuell folgen weitere Länder.

Ausgangslage: Desk Sharing braucht ein Buchungstool, das mitwächst

Warum ist ein Buchungstool für Desk Sharing bei Bayer Pflicht?

Nach Corona hat Bayer sein Arbeitsplatzmodell flexibilisiert. Heute gilt eine Richtlinie von zwei bis drei Tagen im Büro, mit Tendenz zu drei. Damit das Desk Sharing funktioniert und niemand ohne Platz dasteht, ist ein Buchungstool Voraussetzung. Es ist ein fester Bestandteil des Arbeitsplatzkonzepts, kein Zusatz.

Was hat bei der bisherigen Lösung gefehlt?

Das bisherige Tool lief mehrere Jahre, wurde aber kaum weiterentwickelt und ließ sich nur schwer an neue Anforderungen anpassen. Nach einer Ausschreibung, die auch Kosten und Marktlage berücksichtigte, blieben drei Anbieter im Rennen. Seatti setzte sich durch.

Auswahl: Warum Seatti gewonnen hat

Welche Kriterien waren bei der Anbieterwahl entscheidend?

Bayer bewertete Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit, etwa für das Parksystem, das später angebunden werden soll. Den Ausschlag gab die Flexibilität. Im Sommer 2025 startete der Test, und schon früh zeigte sich, wie schnell Seatti auf Feedback reagiert.

„Ich glaube, in zwei, drei Wochen wurde quasi das ganze Frontend geändert und da war uns schon klar: OK, das ist schon eine Flexibilität, die man woanders nicht findet.“

– Timo Freitag, Central Expert Corporate Real Estate bei Bayer

Auch Anforderungen aus der Mitbestimmung ließen sich kurzfristig umsetzen, zum Beispiel bei den Favoriten und bei der Sichtbarkeit von Kolleginnen und Kollegen. Seatti setzte diese Anpassungen im Dialog um, ohne dass Bayer vorab eine Zusage geben musste.

Rollout: Go-live ohne Dienstleister für die Raumpläne

Wie läuft der Rollout eines Buchungstools an vielen Standorten ab?

Bayer stellte im Dezember und Januar auf Seatti um, produktiv seit dem 1. Januar 2026. Die Vorbereitung übernahm ein kleines Team aus zwei bis drei Personen, die die Raumpläne mit dem Drag-and-drop-Editor selbst anlegten. Früher musste dafür ein externer Dienstleister zu hohen Kosten beauftragt werden. Mit Seatti gab es aus Sicht von Bayer praktisch keine Implementierung im klassischen Sinn.

Die einzige Hürde lag bei den Ausgangsdaten: Viele Raumpläne existierten nur als PDF. Das Seatti Team half bei der Umwandlung, und die Zusammenarbeit lief nach Aussage von Bayer reibungslos.

Wie sind die Mitarbeitenden gestartet?

Die Akzeptanz kam schnell. Ein Artikel im Intranet reichte als Ankündigung, Beschwerden gab es nur in den ersten zwei Wochen. Zwei Punkte kamen besonders gut an: die Buchung per Smartphone und die native Integration in Microsoft Teams.

Ergebnisse: Sichtbarkeit motiviert zum Buchen

Was hat sich im Büroalltag verändert?

Die Mitarbeitenden buchen ihren Arbeitsplatz und viele prüfen vorher, welche Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind. Diese Sichtbarkeit ist ein echter Grund, ins Büro zu kommen. Wer weiß, dass sein Team da ist, plant den Bürotag danach. Bayer misst den Erfolg über die Zahl aktiver Nutzerinnen und Nutzer und über Rückmeldungen aus den Standort-Clustern. Das Feedback ist positiv.

Wie nutzt Bayer die Daten aus Seatti?

Die tatsächliche Belegung erfasst Bayer vor allem über die WLAN-Nutzung, weil sie auch Personen abdeckt, die nicht buchen. Seatti liefert ergänzend die Buchungsdaten. Sie helfen im Betrieb, etwa bei schlecht gebuchten Plätzen: Ein Eckplatz mit technischem Problem, das nie gemeldet worden war, wurde so entdeckt, behoben und ist wieder gut ausgelastet. Mehr zu Auswertungen finden Sie unter Analytics und Dashboards.

Ausblick: Mehr Länder, mehr Module

Wie geht es weiter?

Als Nächstes folgen die spanischen Standorte, mit einem Train-the-Trainer-Ansatz und rund 350 Ressourcen, die abgebildet werden. Danach sind weitere Regionen vorgesehen, darunter Indien und Lateinamerika. Zusätzlich plant Bayer, Parken und Besuchermanagement auf Seatti zu verlagern. Im Blick auf die nächsten drei Jahre erwartet das Team mehr Präsenz im Büro.

„…dass man da selbst, wenn man Anpassungen hat, auf offene Ohren stößt und nicht auf verschlossene Türen.“

– Timo Freitag, Central Expert Corporate Real Estate bei Bayer

Learnings aus dem Rollout

Flexibilität schlägt Feature-Liste

Im Vergleich hat Bayer nicht die längste Funktionsliste überzeugt, sondern die Fähigkeit, Wünsche schnell umzusetzen. Große Anbieter passen langsam und teuer an, das gilt intern als Risiko.

Raumpläne früh klären

Wer Pläne nur als PDF hat, sollte früh mit der Umwandlung beginnen. Danach geht der Aufbau im Editor schnell.

Standort-Teams selbst befähigen

Wenn kleine lokale Teams die Pläne selbst pflegen, spart das Dienstleister, Zeit und Abstimmung.

Belegung mit mehreren Quellen messen

Buchungen zeigen, wer plant. Wer wissen will, wie ein Standort wirklich genutzt wird, ergänzt sie um Präsenzdaten wie WLAN oder IP.