Inzwischen wissen wir alle, was die Pandemie mit unserer Arbeitsweise gemacht hat und wie sie unsere Büroräume und das Remote Working revolutioniert hat. Wir wissen auch, dass sie ein neues Arbeitskonzept geschaffen hat, „Hybrid Work“, bei dem ArbeiterInnen entscheiden können, wann sie von zu Hause und wann sie im Büro arbeiten.
Und obwohl wir mit Erleichterung die Impfzahlen beobachtet haben und dachten, dass dies der letzte Schub in unserer Pandemie sein könnte, wissen wir, dass einige Infektionszahlen doch wieder ansteigen. Und das beunruhigt uns.
Und während wir uns hauptsächlich Sorgen darüber machen, was das für unsere Familie, unsere Gesundheit und unsere Reisepläne bedeutet, machen sich Unternehmen auch Sorgen, was das für ihre MitarbeiterInnen bedeutet.
Aber wir können euch sagen, dass das Hybrid Work Set-up, was ihr wahrscheinlich schon eingerichtet habt, auch weiterhin bleiben wird. Und ausnahmsweise mal etwas nicht zu ändern, ist eine gute Sache. Schließlich habt ihr auch wahrscheinlich Zeit, Geld und Energie investiert, um dieses Hybrid-Work-Konzept zu verwirklichen.
„Wie kommt es, dass sich nichts ändern muss?“, werdet ihr euch vielleicht fragen. Denn, das Hybrid Work Konzept ist aus der Pandemie entstanden, und wird daher einer weiteren Welle standhalten. Es sei denn, unsere Regierung verhängt wieder eine Ausgangssperre für uns alle … Aber versuchen wir lieber, uns dieses Alptraum-Szenario nicht vorzustellen.
Stattdessen findet ihr hier vier Möglichkeiten, wie Hybrid Work eurem Büro und Unternehmen bei dem Management einer Pandemie oder steigender Coronazahlen tatsächlich helfen kann:
1. Track & Trace im Büro
Natürlich wollen wir vermeiden, zum Big Brother oder zur Big Sister zu werden, die jeden, der ins Büro kommt, überwacht und kontrolliert. Aber darum geht es hier nicht. Leider mussten wir aufgrund der Pandemie erkennen, dass manchmal Wachsamkeit notwendig ist, wenn es um unsere Gesundheit und unser Wohlbefinden geht.
Da das Virus über die Luft übertragen wird, wissen wir, dass sich unsere KollegInnen technisch gesehen mit COVID anstecken könnten, wenn wir positiv sind und sie neben uns sitzen. Unternehmen müssen also einen Weg finden, um festzustellen, wer in der Nähe einer infizierten Person gesessen hat, um einen Ausbruch im Büro zu verhindern – und um die behördlichen Ausgaben zu erfüllen.
Aber genau hier hilft Hybrid Work. Wenn ihr ein Tool habt, mit dem die MitarbeiterInnen ihren Arbeitsort eingeben können, also zeigen, ob sie von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten, dann habt ihr eine Liste der MitarbeiterInnen, die sich im Büro aufhalten. Und wo sie genau sitzen.
Und das ist ziemlich praktisch, wenn es um die COVID-Pandemie geht. Stellt euch vor, dass ein Mitarbeiter HR mitteilt, dass er positiv getestet wurde. So kann man einfach überprüfen, an welchem Tag er im Büro war, und alle MitarbeiterInnen, die ebenfalls dort waren, darüber informieren, dass sie sich testen lassen sollten. Oder man kann überprüfen, in welchem Raum, Bereich oder sogar Desk die betreffende Person saß, und die MitarbeiterInnen in ihrer Umgebung auffordern, in Quarantäne zu gehen. Kinderleicht!
2. Desk Sharing ermöglicht Desk Blocking
Auch wenn viele Länder die Notwendigkeit sozialer Distanzierung aufgegeben haben, bedeutet das nicht, dass die Möglichkeit besteht, dass Beschränkungen wieder eingeführt werden.
Aber während euer Unternehmen vielleicht Desk-Sharing eingeführt hat, um Hybrid Work zu erleichtern, denkt ihr jetzt wahrscheinlich: „Alle Schreibtische stehen eng beieinander – und die Zahlen steigen, was sollen wir tun?“
Kein Grund zur Sorge. Wir verstehen, dass das Konzept von Desk Sharing vielleicht nicht hygienisch oder kompatibel genug für eine Pandemie erscheint, aber wir versprechen euch, dass es so ist.
Abgesehen davon, dass die MitarbeiterInnen oder Reinigungskräfte ihre Desks vor und nach der Nutzung reinigen können, habt ihr auch die Möglichkeit, Desks zu blockieren.
Wenn ihr ein Desk-Sharing-Tool verwendet, mit dem MitarbeiterInnen bestimmte Desks buchen können, habt ihr vielleicht auch einen Admin-Zugang, um einen Desk zu konfigurieren (wenn nicht, solltet ihr zu Seatti wechseln 😉).
Diese Funktion erlaubt es, bestimmte Desks in einem Büro zu blockieren oder zu deaktivieren.
Diese Aktion ist ideal, wenn ein Abstand von 2 m zwischen den MitarbeiterInnen eingehalten werden müssen. Sperrt einfach bestimmte Desks, sodass man diesen nicht buchen kann, und alle können weiterhin Desk Sharing genießen.
3. Hybrid Work ermöglicht Remote Work
Der Name sagt es schon. Hybrid ist eine Kombination aus zwei verschiedenen Elementen. Unter Hybrid Work verstehen wir die Kombination von Büro- und Remote Work (in der Regel zu Hause). Und aufgrund der Pandemie haben die meisten Unternehmen ihr Remot Work Set-up bereits eingerichtet.
Und wir wissen aus Statistiken, dass viele ArbeitnehmerInnen tatsächlich fordern, dass Remote Work – zumindest zweimal pro Woche – beibehalten werden muss. Denn viele Menschen mögen die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Aber im Bereich der Pandemie geht es manchmal nicht nur darum, was jeder will, sondern auch darum, was benötigt wird.
Und was manche ArbeitnehmerInnen benötigen, ist die Option und die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Viele Menschen fallen in die Kategorie „hohes Risiko“, und selbst wenn sie geimpft sind, haben sie vielleicht immer noch Angst, sich mit dem Virus anzustecken. Andere leben vielleicht mit Risikopersonen zusammen oder haben einfach generell Angst.
Unabhängig davon, in welche Kategorie sie fallen, das Schöne an der Hybridarbeit ist, dass das Unternehmen diesen ArbeitnehmerInnen die Möglichkeit geben kann, von zu Hause aus zu arbeiten.
Denn Hybrid Work bedeutet, dass fast alle sich bereits auf die Möglichkeiten von Remote Work vorbereitet haben – Remote Tech Set-up, hybride Meetings, digitale Kommunikationstool, usw. Niemand muss gezwungen werden, ins Büro zu kommen, alle können sicher und gesund bleiben.
4. Begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen im Büro
Auch hier gilt: Obwohl die allgemeinen Beschränkungen aufgehoben wurden, sind wir bereit für deren Rückkehr. Und die begrenzte Belegung bestimmter Räume ist nur eines davon.
Also die Beschränkung, dass nur eine bestimmte Anzahl von Personen in einer bestimmten Raumgröße erlaubt ist.
Stellt euch also vor, dass diese Beschränkungen wieder eingeführt werden – oder dass ihr diese Beschränkungen aus Sicherheitsgründen beibehalten habt. Mit einem Flex-Office-Management-Tool kann man das ganz einfach konfigurieren.
Wenn euer Tool über ein Admin-Konfigurationspanel verfügt, kann man nicht nur Desks oder Bereiche einschränken, sondern auch das gesamte Büro.
Fügt einfach hinzu, wie viele Personen einen Desk buchen dürfen oder wie viele in das Büro kommen dürfen, und mit einem einfachen Schritt habt ihr die Einschränkungen im Griff.
Jetzt dürfen nur noch 100 Mitarbeiter ins Büro kommen, und die 101. Mitarbeiterin muss remote arbeiten. Ihr haltet euch an die Beschränkungen, müsst euch nicht um Vorschriften kümmern und niemand muss sich um die Pandemie im Büro sorgen.
